文秘工作应具备哪些气质

【www.zhangdahai.com--科学科技公文】

　　身为文秘，本身工作应具备一些气质，你知道是哪些吗?本文是小编为大家整理的文秘工作应具备哪些气质，仅供参考。

　　文秘工作应具备四种气质

　　秘书工作就为领导服务、为各部门服务、为人民群众服务，其核心就是为领导当好参谋、搞好服务，秘书工作无小事，每一个工作环节都关系到全局的发展，所以秘书工作对秘书工作者要求特别高，要做一个合格的秘书，必须善于学习、勤于实践、敢于创新、甘于奉献，使自己具备一点即通的灵气、举重若轻的大气、与时俱进的锐气、默默无闻的“傻”气。

　　一、善于学习，培养一点即通的灵气

　　当今社会已进入知识经济时代，日进千里，领导者素质越来越高，趋向于高学历、高水平，秘书工作所面临的环境也越来越复杂，要求秘书工作者必须具备一点即通的灵气，举一反三的悟性。求木之长者，必固其根本;欲流之远者，必浚其泉源。培养灵气必须加强学习，学习之匙能开所有问题之门。一是端正学习态度─从零点起。态度决定一切，要有一种为人徒的心态，谦虚谨慎，一切从零开始。要有求饥若渴的学习欲望，学习上要不知足;要有只争朝夕的学习精神，舍得花时间，甘于流汗水。二是丰富学习内容─破万卷书。加强政治理论学习，加强党的方针政策学习，学会用马克思主义的方法、立场和观点来观察、分析和解决问题;加强秘书业务知识学习，熟悉工作流程，提升业务能力，提高工作效率;加强市场经济、法律和行政管理等相关知识学习，加强文学修养，拓宽知识领域，优化知识结构，熟悉新鲜事物，克服本领恐慌。三是拓展学习方法─采众家长。常言道：山不辞碎石方能成其高，海不辞滴水故能成其大。只有不断地汲取他人的智慧和长处才能不断地提高自己的能力。人伴良贤智转高，要向领导同志学;人民群众是智慧的创造者，要向群众学;三人行必有我师，要向同事学和业务骨干学;他山之石可攻玉，要借鉴其它单位的成功经验。

　　二、勤于实践，培养举重若轻的大气

　　秘书工作每天都要面对许多纷繁细乱的事物，要和各种人群打交道，经常会遇到各种预料不到的事情，这就要求秘书工作者必须有一种举重若轻的大气，泰山崩于前而面不改色，要胸有成竹，具备驾轻就熟的工作方法。实践出真知，实践出人才，只有通过不断的实践才能培养举重若轻的大气、驾轻就熟的工作方法。一是做小事要用“放大镜”。小事中孕育着大事，这是秘书工作的特点，如日常值班、上传下达、会场布置、后勤服务、接人待物等，不能不说是小事，但稍有不慎，就会捅大漏子，对全局工作造成不得的影响。因此必须胸怀大局、放眼宏观，要能“一叶而知秋”，拥有洞穿事物本质的能力，做到政治敏感、眼光犀利、小中见大、以大代小和以小促大。要建章立制，对看似小事的经常性工作，写在纸上，贴在墙上，记在心上，抓在手上，形成规矩。同时，还要注意从中找出规律性的东西，高屋建瓴，举一反三，抓一项带动几项，管原则不管具体，督结果不查细节，使老工作有新意。二是遇事杂要像“计算机”。办公室工作千头万绪，任务琐碎繁杂。要避免眉毛胡子一把抓，头脑要像计算机一样有条不紊，绘制一张清晰、规则的运行图。哪个该为，哪个不该为，哪个重点为，哪个非重点为，不能乱为。要分清主次，避免重要工作没抓住，次要工作用力过了头，吃力不讨好，事倍而功半。要领会意图，不了解领导意图，是盲人骑瞎马，到处乱撞，干不好还会南辕北出。吃透了领导意图，办事才有方向。要掌握下情，摸清了下情，办事才会有的放矢，迎刃而解。要遵守规矩，没有规矩不成方圆。不管事情再多再杂，采用什么方法解决，都不能忘了规矩，该请示的要请示，能处理的敢拍板，要反馈的不截留。三是碰急事要像“稳压器”。办公室固定式、程序化的工作多，但意外的、突发性的事情也会随时出现，秘书工作者必须敏感、冷静，不能盲为。要泰然处之，不管事情多么突然，多么紧急，要冷静地进行分析，根据上级要求和平时掌握的情况，及时提出解决预案，供领导决策。要沉着应付，在处置急事和突发性事件时，要边请示，边按领导要求协调相关单位，边组织力量进行处置。三者要有机结合，穿插进行，不能丢三落四，使问题复杂化以致妨碍问题的解决。要有主见，面对急事或突发性事件，不能退缩，要大胆地往前站。但必须胸有主见，既不能乱表态、乱许愿，又不能唯唯诺诺，态度暧昧，避免在解决一种问题时埋下另一种隐患。四是做难事要像“救火队”。在处理各种事务中，有时会出现一些超出预见、超出职责、难以预料的事情。对这些事，秘书工作者必须坚持做到：不回避矛盾，敢于冲在前面，不怕丢面子，个人受点委屈也在所不辞;不怕得罪人，将自己的荣辱名利抛于脑后;不怕麻烦，跑断腿、磨破嘴、饿扁肚子也心甘情愿。

　　三、敢于创新，培养与时俱进的锐气

　　创新乃活力之源，乃事物进步的根本动力，没有创新，工作无异于无源之水，臭气熏天。秘书工作最忌墨守陈规。作为一个秘书工作者，要有前瞻性和发散性思维，要想领导之所想，想领导之未想，如果做不到这点，由领导支配着自己，被领导牵着鼻子走，这样是不合格的。因此，做什么事情，秘书都要想在前面，要走在前面，要写在前面，要有一股与时俱进的锐气，一股初生牛犊不怕虎的生气，要敢于突破常规，开拓创新。一是创新要从面上着眼，纲举目张。要创新思维方式，要打破惯例，开阔思路，用新的观念谋划工作，分析新情况，研究新问题，探索新路子。要创新制度，加强制度建设。要提高秘书工作效率，追求零误差必须要实现规范化和制度化管理，要用科学合理的制度规范每一个工作环节。要创新工作方法，发挥主观能动性，谋新策、出新招、创新意，把创新的理论和要求体现到工作中去。要创新服务内容。出主意当参谋，实现由被动服务向主动服务、滞后服务向超前服务、常规性服务向创造性服务转变，使服务内容更周到，领导同事群众更满意。要创新服务方式。要适应信息技术快速发展带来的新变化，努力创新服务手段，探索电子化办公，提高工作效率。二是创新要从点上着手，循序渐进。千里之行始于足下，创新也可以是一种改进，要从细节上总结升华，量的不断积累才会有质的飞跃。要从日常工作中做起，要从每一件小事做起，要从每一个工作环节做起。拓宽工作领域，拉长工作链条，改进工作方法，规范工作流程，都是一种创新。比如，遇到一件从来没经手过的事情，经过认真思考，最后圆满完成了工作任务，得到了领导的认可，及时把这种临时性的做法予以总结，使之经常化、制度化，这就是创新。再比如，在借鉴别人、总结自己的基础上，把原来的工作方法进一步规范化、科学化，使之更加符合工作的特点和规律，更能符合形势和任务的要求，这同样是创新。总之，要多留心，多借鉴，多研究，创造性地开展工作，要用一种蓬勃的锐气使工作不断推陈出新。

　　四、甘于奉献，培养默默无闻的“傻”气

　　秘书工作具有从属性、辅助性、被动性，秘书工作必须以服务为第一要务，并切实将服务意识转化为自觉行动。要搞好服务秘书工作者就要有吃苦耐劳、无私奉献的精神，要有一股默默无闻的“傻”气。树立不为名、不为利、埋头苦干的为民思想，两耳不闻名利事，一心只干手中活。甘为绿叶衬红花，甘为他人作嫁裳。一要树立“吃亏是福”的思想。秘书一天到晚忙个不停，工作强度大，工作时间长，工作内容杂，辛苦幕后无人知，风光台前没有份，如果没有不怕吃亏的精神，没有吃亏是福的思想，就耐不住清贫、守不住寂寞、干不好工作，得不到领导、同志的认可。二要树立苦中作乐的思想。秘书工作艰苦，生活清苦，作习毫无规律，上班要先于人，下班要后于人，晚上要挑灯熬夜，平时要随喊随到，动手的事多，动脑的事多，精神压力大，身体负荷大，生活空间小，工作待遇低，整天处于一种高度紧张和忙碌的工作状态，没有一种苦中作乐的思想是无法胜任的。三要树立“逆来顺受”的思想。受气是秘书工作者的家常便饭。工作中一件事做得不好或不是很圆满，有时会换来领导批评;下面的同志或群众来访，有情绪有委屈不管三七二十一，首先往秘书身上发;在家里，家属不理解，还要受委屈。所以秘书工作者必须要树立“逆来顺受”思想，能够正确对待批评和牢骚，学会换位思考，要把领导批评当作一种爱护，把群众的过激情绪当作是对组织的信任，把家属的牢骚当作是对自己的关心，只有这样才能心中无气，潜心工作。

　　论秘书意识与气质的修养

　　古时君王视秘书为股肱之臣。当今领导人用秘书如左膀右臂。秘书是领导人的智囊和助手。他辅助领导人从事各项管理工作，负有参政设谋，协调综合，督促检查，拾遗补缺等重大责任。秘书素质的强弱直接关系到工作质量与效率的高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。因此，秘书人员必须具备较高的政治、思想、品德、智能、身心等方面的素质。但是，仅仅具备这些基本的素质，还不是合格的秘书人才，还不能说是一个精明能干的秘书。秘书要在领会贯彻领导意图的过程中与领导配合默契，使领导得心应手，并达到心领神会，挥洒自如的境界，仅有其基本素质显然是不行的，欲达到完成秘书使命的优化标准，还必须具备和培养良好的秘书意识和气质。

　　自我意识与角色意识的对立统一

　　唯物主义认为，存在决定意识。人们的自我意识是在社会实践中产生的发展的，它表现愿望、意向、兴趣、理想、信念等。自我意识的高层次表现为一种丰富性动机，就是在社会生活中不断推进提高的自我实现的精神支柱，每个人在进入自我实现的某个阶段以后，又会出现新的更高的自我实现的追求。这种时时更新的自我意识总呈膨胀之势。秘书是人在社会组织中担当的一种角色。其角色意识又必须控制在社会组织为他规定的规范之内。也就是说，他不是在自己选定的环境下创造，而是在他直接碰到的环境下创造。因为秘书在社会组织中不是领导者、指挥者、决策者，仅仅是领导者、指挥者、决策者的参谋和助手。他仅仅服务于领导工作，活动于幕后。作为处于从属辅助地位的秘书，必须听命于人，只能在受控的前提下施控。这种受规范控制的角色意识制约着呈膨胀状态的自我意识，而强烈的自我意识能在一定条件下促进、推动角色意识，这就是自我意识与角色意识的对立统一。在这种对立统一的发展过程中，自我意识与角色意识始终是互相渗透、互为因果的。秘书要实现自我，首先必须冲出自我，在“无我”中实现自我并达到“超我”。

　　融自我于角色，角色中见自我。任何自我实现不可能在角色之外达到，一个人必须全力塑造丰满的角色形象，才能真正达到自我实现。在戏剧舞台上，锣鼓一响 、音乐声起，演员就各自完全进入自己的角色。演员所塑的声情并茂，维妙维肖的角色形象就是他在戏剧舞台上的一种自我实现。在秘书岗位上扮演秘书角色，就要像演员塑造角色一样，把追求、跨越更高阶段的自我意识不断调整转移到塑造完美丰满的秘书形象上来。要彻底摈弃“身在曹营心在汉”或“这山望见那山高”的心态，使强烈的自我实现的丰富性动机完全融汇在角色意识之中。在角色意识中溶化了强烈的自我意识，那么从属性的被动工作就会出现创造性、主动性态势。在规范的角色位置上塑造出了鲜明的角色形象，其自我实现也就达到了新的境界，也就是在角色形象中展现了崭新的独特的自我。

　　隐个性于共性，共性中显个性。个性，是指一个人在他内在生理素质的基础上，在一定的社会条件下，通过社会生活的实践锻炼与陶冶，逐步形成的观念、态度、气质与习惯等，它是一个人比较稳定的生理、心理素质和社会行为特征的总和。是一个人在人与人相互接触中表现出来的性格倾向。共性，是人在社会生活中能够配合他人的行为，适应群体生活的共同要求，符合群体行为规范的性格倾向。心理学家认为，只要不是病态，任何个性都是可爱的。这是从宏观角度对社会构成与发展而言。而从微观角度，对适应某种社会规范而言，个性是要服从于共性的。作为秘书，不仅要个性服从于共性，而且还要使自己的个性巧妙地溶合于共性，具有最大限度的可压缩性，刚柔相济，富有弹性。在任何情况下，在任何环境中，不但能顺应群体共性，尤其还要顺应其服务对象的独特个性。

　　能使个性泯消于微观而显现于宏观，是运用掌握个性维度的上乘境界。人们生活中看不到有什么个性的人，往往是最有个性的人。对秘书来说，自负清高，目中无人是狭隘危险的个性;点头哈腰，奴颜卑膝是令人恶心、没有出息的个性;而有礼有节、不亢不卑、自信自谦、能屈能伸，才是一个正派秘书所应该具有的个性。

　　浅谈现代管理文秘气质的养成

　　摘要：气质的培养能够帮助你顺利走向社会，走向世界，能够更好的树立自身的形象，在人际交往中给人留下温文尔雅的美好印象。良好的气质修养是秘书工作中极其重要的内容之一，为企业塑造良好形象，是企业无形的资产。所以秘书人员要注重提高自身的内在气质修养，把其优势在秘书工作中发挥到最大。

关键词：秘书 气质美 养成 提高

　　一、管理文秘与气质

　　何谓秘书，秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，秘书的主要职能作用是助手、参谋。秘书工作在80年代以前是一种规范性的工作，各自为各自的领导服务，固守成规，局限性比较大。进入80年代就大变了样，党的十一届三中全会后的十多年，中国秘书工作有了飞跃性的发展。中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展，是不断发展变化的新形势的需要，是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是秘书部门职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践也说明，做好参谋工作，是秘书工作有所突破的关键所在。参谋工作的突出地位，不是人为地推上去的，而是秘书部门的特殊地位与任务所决定的。

何为气质，百度名词解释的是气质是根据人的姿态、长相、穿着、性格、行为等元素结合起来给别人的一种心理感觉，即称为气质。气质是用来形容人的，相对而言，形容场所的各种感觉，则是用气氛来形容。

　　而心理学上，气质是人的个性心理特征之一，它是指在人的认识、情感、言语、行动中，心理活动发生时力量的强弱、变化的快慢和均衡程度等稳定的动力特征。主要表现在情绪体验的快慢、强弱、表现的隐显以及动作的灵敏或迟钝方面，因而它为人的全部心理活动表现染上了一层浓厚的色彩。它与日常生活中人们所说的“脾气”、“性格”、“性情”等含义相近。

　　二、关于气质的分类

　　希波利特根据人体内的血液、黏液、黄胆汁和黑胆汁这四种体液的不同配合比例，将人的气质划分为四种不同类型：

　　1.多血质：灵活性高，易于适应环境变化，善于交际，在工作，学习中精力充沛而且效率高; 对什么都感兴趣，但情感兴趣易于变化;有些投机取巧，易骄傲，受不了一成不变的生活。

　　2.黏液质：反应比较缓慢，坚持而稳健的辛勤工作;动作缓慢而沉着，能克制冲动，严格恪守既定的工作制度和生活秩序;情绪不易激动，也不易流露感情;自制力强，不爱显露自己的才能;固定性有余而灵活性不足。更适合做秘书。

　　3.胆汁质：情绪易激动，反应迅速，行动敏捷，暴躁而有力;性急，有一种强烈而迅速燃烧的热情，不能自制;在克服困难上有坚忍不拔的劲头，但不善于考虑能否做到，工作有明显的周期性，能以极大的热情投身于事业，也准备克服且正在克服通向目标的重重困难和障碍，但当精力消耗殆尽时，便失去信心，情绪顿时转为沮丧而一事无成。

　　4.抑郁质：高度的情绪易感性，主观上把很弱的刺激当做强作用来感受，常为微不足道的原因而动感情，且有力持久;行动表现上迟缓，有些孤僻;遇到困难时优柔寡断，面临危险时极度恐惧。

　　三、管理文秘气质的养成 (一)气质美

　　气质最主要的特点是由内而外，气质的培养是最为漫长的过程，需要的是平时不断的自我提升 。对于气质，人的内在表现最为重要的。气质给人的美感也有很多：
怎么样才能做到气质美呢?

　　气质是指人相对稳定的个性特征、风格以及气度。性格开朗、潇洒大方的人，往往表现出一种聪慧的气质;性格开朗、温文尔雅，多显露出高洁的气质;性格爽直、风格豪放的人，气质多表现为粗犷;性格温和、风度秀丽端庄，气质则表现为恬静……无论聪慧、高洁，还是粗犷、恬静，都能产生一定的美感。相反，刁钻奸滑、孤傲冷僻，或卑劣萎靡的气质，除了使人厌恶以外，绝无美感可言。

　　在现实生活中，有相当数量的人只注意穿着打扮，并不怎么注意自己的气质是否给人以美感。诚然，美丽的容貌，时髦的服饰，精心的打扮，都能给人以美感。但是这种外表的美总是肤浅而短暂的，如同天上的流云，转瞬即逝。如果你是有心人，则会发现，气质给人的美感是不受年纪、服饰和打扮局限的。一个人的真正魅力主要在于特有的气质，这种气质对同性和异性都有吸引力。这是一种内在的人格魅力。

　　气质美首先表现在丰富的内心世界。理想则是内心丰富的一个重要方面，因为理想是人生的动力和目标，没有理想的追求，内心空虚贫乏，是谈不上气质美的。品德是气质美的另一重要方面。为人诚恳，心地善良是不可缺少的。文化水平低下也在一定的程度上影响着人的气质。此外，还要胸襟开阔，内心安然。

　　气质美看似无形，实为有形。它是通过一个人对待生活的态度、个性特征、言行举止等表现出来的。气质外化在一个人的举手投足之间。走路的步态，待人接物的风度，皆属气质。朋友初交，互相打量，立即产生好的印象。这种好感除了来自言谈之外，就是来自作风举止了。热情而不轻浮，大方而不傲慢，就表露出一种高雅的气质。狂热浮躁或自命不凡，就是气质低劣的表现。

气质美还表现在性格上。这就涉及到平素的修养。要忌怒忌狂，能忍辱谦让，关怀体贴别人。忍让并非沉默，更不是逆来顺受，毫无主见。相反，开朗的性格往往透露出大气凛然的风度，更易表现出内心的情感。而富有感情的人，在气质上当然更添风采。

　　高雅的兴趣是气质美的又一种表现。例如，爱好文学并有一定的表达能力，欣赏音乐且有较好的乐感，喜欢美术而有基本的色调感，等等。

　　第二气质美的提高

　　1、多照镜子。镜子并不是自恋的代名词，事实上，镜子是你忠实的朋友，通过它，你可以发现自己的优缺点。更重要的是，每天对着镜子说一遍“我很美丽”，这会带给你更多的自信，唯有爱自己，才会更美丽。

　　2、保持快乐的心境。每个人最闪亮最有魅力的时候往往是他最快乐的时候。一个整日愁眉苦脸的人，通常美不到哪去。情绪可以轻易改变一个人的气质，所以，每天都学会保持快乐的心境，你会从内到外地发光。

　　3、爱情是滋润剂。恋爱中的女人最美丽。这句俗到不能再俗的话却是至理名言。女人在陷入爱情的时候，会不自觉地有一种充实的心情，恋爱中的女人也会学会去包容。一份成熟的感情，能够磨砺出成熟美丽的气质。

　　4、多与你觉得充满魅力的女性沟通。表情是可以传染的。多与笑容充满魅力的女性对话，你也会在不自觉间被感染到，学会更有魅力的表情。

　　5、与不同辈、不同类型的人交流。一个人的魅力是通过与他人的交流而积累起来的，对于相对年轻的女性来说更是如此。在与年长或者外国朋友交流时，自己的表情、语言和视线都随不同的人而有一些微妙的调整，这种交流过程会帮助你积累与人交往的魅力。

　　6、找到最适合自己的笑容。自然、灿烂的笑容是予人第一印象的最佳利器。多面对镜子练习精准又自然的微笑，检讨自己的笑是否僵硬或牵强夸张，记得打从心里的笑才是最自然、坦诚的。

许多人并不是靓女俊男，但在他们的身上却洋溢着夺人的气质美：认真，执着，聪慧，敏锐。这是真正的气质美，是和谐统一的内在美。

　　第三秘书气质的养成

　　1、沉稳 (1)不要随便显露你的情绪。

(2)不要逢人就诉说你的困难和遭遇。

(3)在征询别人的意见之前，自己先思考，但不要先讲。

(4)不要一有机会就唠叨你的不满。

(5)重要的决定尽量有别人商量，最好隔一天再发布。

(6)讲话不要有任何的慌张，走路也是。

2、细心 (1)对身边发生的事情，常思考它们的因果关系。(2)对做不到位的执行问题，要发掘它们的根本症结。(3)对习以为常的做事方法，要有改进或优化的建议。(4)做什么事情都要养成有条不紊和井然有序的习惯。(5)经常去找几个别人看不出来的毛病或弊端。(6)自己要随时随地对有所不足的地方补位。

3、胆识 (1)不要常用缺乏自信的词句(2)不要常常反悔，轻易推翻已经决定的事。

(3)在众人争执不休时，不要没有主见。(4)整体氛围低落时，你要乐观、阳光。(5)做任何事情都要用心，因为有人在看着你。(6)事情不顺的时候，歇口气，重新寻找突破口，就结束也要干净利落。

4、大度 (1)不要刻意把有可能是伙伴的人变成对手。(2)对别人的小过失、小错误不要斤斤计较。(3)在金钱上要大方，学习三施(财施、法施、无畏施)(4)不要有权力的傲慢和知识的偏见。(5)任何成果和成就都应和别人分享。(6)必须有人牺牲或奉献的时候，自己走在前面。

　　参考文献：

　　1、李珑 . 管理心理学. 科学出版社

　　2、周季平 . 商务秘书礼仪. 中国劳动社会保障出版

　　3、田晓娜 . 论秘书的气质修养. 百度文库

推荐访问: