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【摘要】 目的：运用管理学知识，探讨“军卫”医院信息系统下药品管理问题的解决方法，提高医院药品管理能力。方法：总结实际应用中出现的问题，分析原因，结合药品管理实际，运用管理学知识探讨全面系统的解决方案。结果：药品管理结构合理、责任明确，系统操作及时规范，控制得力，实际中出现的问题得到解决。结论：运用管理学知识，结合药品管理实际，发挥“军卫”医院信息系统优势，是解决问题，提高药品管理能力的有效途径。
【关键词】 “军卫”医院信息系统；药品管理
“军卫”系列医院信息系统是我军医院信息化建设的重要成果。这一系统的实际应用帮助医院提高工作效率，降低运行成本，改善服务质量，对于加强医院信息化、标准化、规范化管理起到了重要作用。药品是医疗活动中必不可少的基础物资，兼具物资和医疗双重属性。药品供应是医院医疗和经济活动中的重要组成部分。医院信息系统自然地将药品信息作为重要对象进行管理「1」。我医院2004年运行“军卫”医院信息系统以来，药品管理水平有了显著的提高。但是由于对逻辑结构理解不到位、配套制度跟不上等原因，在系统操作和账物管理中遇到了一些问题。现将我们遇到的问题及对策，报告如下，希望能有一定的借鉴意义。
1 存在的问题及原因
1.1 库存管理单位库存数据变化，但往来电子票据却没有显示。这一现象是由于拥有库存初始化权限的人员直接修改库存数据造成的。库存初始化功能直接录入和修改库存数据，不需要入出库处理「1」。
1.2 医嘱摆药过程中出现部分医嘱在正常 “摆药”项下不显示的情况。医生工作站下医嘱时，药品名称手工录入或选择的用药单位和默认单位不一致。
1.3 患者病历中出现摆药内容与医嘱不符的情况。在医嘱摆药子系统中，使用“药品补充录入”项或“摆药”项下“消除”功能。
1.4 库存管理单位出入库过程中出现入库方有“入库单”，出库方没有“出库单”的情况。使用库存管理程序入库时，入库方未等出库方出库就自建了从出库方“请领入库”的入库单。
1.5 库存管理单位出入库过程中出现出库方有“出库单”，入库方没有“入库单”的情况。使用库存管理程序出入库时，入库方微机入库有对话框提示是否接受出库方单据，若点击“删除”按钮，则单据消失，出现出库方有“出库单”，库存相应减少，入库方没有“入库单”，库存不变的情况。
1.6 在排除系统操作错误的情况下，仍然出现账账不符、账物不符的情况。一方面是由于药品出、入、存不规范，出现票物分离、电脑录入确定不及时等情况；另一方面是在药品实物管理过程出现错发、漏发、丢失等特殊情形，未及时发现。
1.7 发放到各科室的消耗品、备用药品管理难度大、流失严重。各科室没有配套的库存管理系统对领用物资进行信息化管理。库存管理单位发出的电子票据各科室无法核对查收，各科室消耗品、备用药品的存储、使用情况也无法反映，导致这部分物资发放、使用管理漏洞多，难度大，流失严重。
2 对策
2.1 明确药品管理组织结构，严格系统操作权限管理 将涉及药品管理所有岗位，包括行政监督、药品采购、库存管理、制剂、调剂、账目管理、财会审核等，用组织结构图明确表明。所有岗位制定书面的岗位职责书，规定其责任与权力，责任不得有空缺或未予说明的重叠，岗位之间相互制约，有利益联系的岗位不得兼任。行政监督人员不参与具体操作，财会审核人员不参与审核账目建账、记账，账目管理人员不参与本账目管理下药品实物管理，有出入库关系的库存管理单位负责人由不同人员担任。
系统操作权限的授予严格对应岗位责任书执行，体现其权威性、时效性。授予权限的各类人员不得越权操作，离开岗位后要及时撤消其权限。对特殊权限人员的管理要更加严格，如：库存初始化权限授予需经医院行政审批决定，由一名非药械科人员担任，在进行账目数据修正、数据调整前要按级审批。这样使拥有最大操作权限的人离利益最远，人为舞弊可能降到最低，同时责任明确，方便监督。
2.2 细化操作流程，实行精细化管理 药品管理是一个动态管理过程，参与人员多、环节多、操作多。要实现对这一过程的优质管理，细化操作流程实行精细化管理是一个有效的办法。在实际工作中要注重以下三个方面：
2.2.1 明确规定流程的每个步骤 一般来说，流程是由一系列有内在逻辑关系的活动或事件依照一定先后顺序连接起来的过程「2」。流程可分解为相互协调匹配又相对独立的多个步骤。对每个步骤的明确规定，既说明应该怎样，又说明不能怎样，力求使每一步操作不存在歧义，使流程的可操作性、逻辑性更强。如：医嘱摆药流程特别规定：下医嘱时不得手工录入药品名称，不得选择非默认剂量单位；摆药时药师不得使用“药品补充录入”项或“摆药”项下“消除”功能。药品出入库流程强调：入库方不得以“请领入库”方式自建入库单据，不得在入库操作时使用“删除”功能。
2.2.2 账物相随，及时进行出、入、存操作 在物流管理中有句行话：“三分技术、七分管理，十二分数据” 「3」。军卫系统为我们提供各类数据的实时查询功能，各个环节工作情况都有账可查、有据可考。要注重发挥系统数据管理优势，必须保证系统数据同步性、时效性和安全性，坚持按照实物流动的情况及时录入实物存在的数据「4」，及时进行出、入、存操作，账随物走，物账同步。
2.2.3 注重证据，责任到人 药品供应是医院医疗和经济活动中的重要组成部分，在医院的运营成本中占有很大比重「1」，在药品管理上不能算糊涂帐，要注重证据，责任明确。系统操作要严格密码管理，一人一码，操作人员要对自己的每一个操作负责；票据、账物交接时，必须登记在册，书面确认；工作交接时，必须在工作日志上书面汇总情况。使每一个操作，每一片药都能找到记录，都能找到责任人，管理中出现问题方便责任追究，避免互相推委情况发生。
2.3 运用信息化手段，强化药品末端管理 弥补科室领用药品、消耗品管理漏洞，给所有涉及药品、消耗品领用的科室加装“库存管理程序”，将各科室物资的请领、消耗纳入信息管理系统，运用军卫系统强大的管理功能，加大物资管理力度，强化药品末端管理。
2.4 事前控制、过程控制、事后控制三管齐下，实现药品管理有效控制 在管理工作中，控制的定义是，监视各项活动以保证它们按计划进行，并纠正各种偏差的过程。总的看来，管理过程必须通过三个分系统发挥自己的控制职能：价值系统、信息系统、预测决策系统「2」。“军卫”医院信息系统具有管理信息系统功能，实际工作中要充分发挥系统优势，通过事前控制、过程控制、事后控制相结合，实现对药品管理活动的有效控制。
2.4.1 做好岗前培训，完善药品管理规章、制度 医院信息系统的应用改变了传统的药品管理模式，使信息技术、现代医疗模式、现代管理理论等新技术、新观念渗透到药品管理中。药品管理从管理工具到管理手段，从工作流程到服务方式，都发生了许多变化。这些都要求改变旧规定、老做法，建立适应“军卫”医院信息系统管理的新的制度体系，同时做好工作人员岗前培训，使其掌握规章制度、系统操作和工作流程，丰富知识结构，提升业务水平。
2.4.2 实时核对单、账、物，做好自我工作控制 “军卫”医院信息系统使信息采集方便、传递快捷，方便工作人员进行自我工作控制。工作中实时核对单、账、物可及时发现问题，纠正错误，有利于发生重大过失前及时采取措施。如：出入库过程中要核对出入库单据、系统帐目、药品实物；医嘱摆药过程中要核对“摆药工作单”、“护理站摆药、计价记录”、药品实物；门诊摆药过程中要核对“处方”、“处方确认记录”、药品实物等。
2.4.3 抽查与盘点结合，及时掌握工作情况 “军卫”医院信息系统库存数据有即时更新的特点，抽查和盘点可随时进行。抽查的形式多样，可通过网络进行系统数据核对，也可到现场对实际工作监督指导，还可查看实物存储、使用情况。盘点主要是核对库存药品，反映账物相符情况。在实际中，考虑工作冲突、工作量大小、配合月结提供数据等情况，通常采用月结时间盘点。
2.4.4 制作库存管理单位月结报表，综合分析药品管理工作 这里提到的月结报表并不是系统月结功能生成的“药品结转表”。我院月结报表内容更加丰富、详细。它包括五部分：
① 期初金额 为上月结转金额在本月的体现。
② 入库金额 包括入库总额，以及不同药品来源金额，可查询“药品供应商情况汇总表”获得数据。
③ 出库金额 包括出库总额，以及不同药品去向金额，可查询“药品去向汇总表”获得数据。
④ 结存金额 表示本月应有库存金额，可查询“药品结转表”获得数据。
⑤ 月末药品库存金额 为月结时间节点库存金额，可通过“库存情况查询”功能获得数据。
对月结报表数据要进行以下几方面的分析：
核对期初金额与上月结转金额，可知帐册记录是否连续；
核对结存金额与月末药品库存金额，可知库存初始化功能是否被使用；
核对两库存管理单位的入库金额与出库金额，可知出、入、存是否及时，出、入、存过程中是否有违规操作。
2.4.5 及时进行数据修正 在实施有效控制过程中发现的问题要查明原因、分清性质，及时修正系统数据。由于非法违规操作造成的数据错误，报请审批后进行数据纠错，但要在“备注”中注明原由；对于盘点中出现的非操作失误造成的盈亏，查明原因，记录在案，做盘盈、报损处理。
3 效果与讨论
运用管理学知识，结合药品管理实际，发挥“军卫”医院信息系统优势，是解决问题，提高药品管理能力的有效途径。自从研究落实有针对性的措施以来，我院药品管理结构合理、责任明确，系统操作规范、及时，控制得力、有效，保证了药品库存、金额管理安全，实际中出现的问题得到解决，取得了满意的效果。
医院是“军卫”医院信息系统的使用者，一般并不具备软件研究、开发能力。如果能与软件开发单位进行合作，把一些问题从系统技术角度解决，将管理思想通过技术手段内化在系统中，必将进一步提升药品管理能力，达到事半功倍的效果。
参考文献
［1］傅征,任连仲等.医院信息系统建设与应用［M］.北京:人民军医出版社,2002.228-236.
［2］谭力文,徐珊,李燕萍.管理学（2版）［M］.武汉:武汉大学出版社,2004.261-236.
［3］魏桂萍，王芳.计算机在物资供应管理中的应用［J］.科技情报开发与经济,2003.13（3）22.
［4］张铭穷，陈锦珊，游伟红.军卫1号药库管理系统应用体会［J］.药学实践杂志,2005.23（4）230.
