公文格式国家标准2018【公文版记中应注意的几个问题】

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  公文版记即公文的文尾部分,是   公文的重要组成部分。版记主要包括   主题词、抄送、印发机关和印发时间   等项。但在实际应用中,除了上述提
  到的主题词、抄送机关、印发机关和
  印发时间之外,还应包括主送机关、
  印制份数、版记反线、版记位置等组
  成部分。文秘人员在起草、校核、打
  印时一般都不会太留意这部分内容,导
  致版记部分经常出现这样那样的问题。
  如果加以归纳的话,这些问题基本上
  涵盖了日常公文版记中的方方面面:
  
  1.主题词的问题。公文主题词是
  用于揭示公文主要内容并经规范化处
  理的词或词组,是标识公文主要内容
  和形式的基本要素。一般来说,主题
  词主要存在两个方面的问题:1.格式
  不规范。按照国标规定:“主题词用
  3
  号黑体字,居左顶格标识,后标全角
  冒号词目用
  3号小标宋体字;词目之
  间空
  1字。”但在实际应用中,字体
  和间隔的规定常常被抛诸脑后,导致
  主题词不是用规定的
  3号黑体字,而
  是用
  3号小标宋体字加粗,主题词词
  目之间不是空
  1字,而是空一格(约
  半字)等现象屡见不鲜。2.标识不准
  确。一份公文的主题词,除类别词外
  最多不应超过
  5个;标识顺序依次是
  类别词、类属词、文种。但在工作实
  践中,很多文秘人员常常会想当然、
  凭经验,不完全根据《国务院公文主
  题词表》来选用主题词,致使当前公
  文的主题词普遍存在着标识随意性较
  大、错标和漏标等严重现象。
  2.主送机关的问题。主送机关
  是公文的受理机关,一般写在正文之
  前,标题之下,只有一种例外情况才
  会出现在版记中。按照国标规定“如
  主送机关名称过多而使公文首页不能
  显示正文时,应将主送机关名称移至
  版记中的主题词之下、抄送之上,标
  识方法同抄送。”也就是说,如果没
  有这一例外情况出现的话,版记中是
  不应该有“主送”这一栏的。但在实
  际应用中,一些单位和部门的公文中
  经常会出现“发”“报”“抄报”之类
  的字眼,实际上并不符合国家机关公
  文格式的标准规定。
  
  3.抄送机关的问题。抄送机关,
  是除主送机关以外的其他需要告知公
  文内容的上级、下级和不相隶属机
  关。在实际应用中,抄送机关的问题
  主要集中在格式不规范方面:如空格
  不到位、换行未对齐、标点不规范
  等。按照国标规定,在工作实际中,
  文秘人员需注意以下几点:一是抄送
  机关应居左空
  l字,用
  3号仿宋体字
  标识“抄送”(不能用“抄报”“送”
  之类的词语代替),后标全角冒号,
  和主题词冒号保持上下对齐的关系。
  二是抄送机关回行时与上一行的抄送
  机关对齐,千万不能顶格书写。三是
  抄送机关之间一定要用顿号或逗号隔
  开,最后一定要标注句号。
  4.印发说明的问题。印发说明又
  称印制版记,是文件制发(含翻印)
  情况的说明记载,主要包括文件制发
  单位的名称、印发日期和印制份数等
  项。其中,印制单位一般是各级机关
  的办公厅(室),可以使用全称或规
  范化简称;制发时间是印制单位起印
  文件的时间,一定要完整写出年月
  日;印制份数是该份文件所印的数量。
  按照国标规定:“印发机关和印发时间
  位于抄送机关之下(无抄送机关在主
  题词之下)占
  1行位置;用
  3号仿宋
  体字。印发机关左空
  1字,印发时间
  右空
  1字。印发时间以公文复印的日
  期为准,用阿拉伯数码标识。”在实
  际应用中,印发说明的问题主要有两
  个:一是格式问题。如制发机关名称
  居左顶格书写、印发日期居右顶格书
  写、印制份数居右顶格书写等错误现
  象或多或少地存在。二是标准问题。
  如在印发日期中,年月日之后标识不
  一,有的是“印发”,有的是“印制”,
  有的是“印”;在印制份数中,有的外
  加括弧,有的不加,让人莫衷一是。
  
  5.版记反线的问题。反线即黑色
  横线,是版记的基本组成要素之一。
  按照国标规定:“版记中各要素之下
  均加一条反线,宽度同版心;版记应
  置于公文最后一页,版记的最后一个
  要素置于最后一行。”从实际应用中
  看,版记位置的问题基本不存在,但
  是版记反线的问题却比较严重:一是
  存在共用反线现象。如有的公文将主
  送机关、抄送机关共用一条反线,这
  显然不符合规定。二是存在没用反线
  现象。如在版记的最后一行,各发文
  单位一般都用于标识公文的印刷(翻
  印)份数,即“共印
  XX份”。但是
  按照国标规定,应该在其下加注一条
  反线,但在实际应用上,却很少见到
  印制份数下面加反线情况的出现。
  (作者单位:中共重庆市武隆县
  委办公室)

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