机关文秘知识介绍

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　　机关文秘工作人员承担的责任明确而重大，你知道机关文秘的工作内容是什么?有哪些与机关文秘相关的知识?下面小编给大家介绍关于机关文秘知识的相关资料，希望对您有所帮助。

　　(一)秘书工作领导机关及其领导者的工作内容

　　1.机关办公厅(室)的基本任务

　　办公厅(室)属于秘书工作部门，是机关工作正常运转的枢纽。它的出现是秘书工作发展的必然结果。中外领导机构或高级领导人都设置办公厅或办公室。它的主要任务是协助它所直属的领导机关完成各项领导工作，尤其是为领导机关制定和实施决策服务。

　　办公厅(室)的任务主要分为两大部分：一是政务服务，包括办文、办会、文档管理、代拟文稿、综合协调等，这就是人们通常所说的秘书工作;二是事务服务，主要是后勤服务保障工作。

　　2.秘书长、办公厅(室)主任的基本任务

　　秘书长和办公厅(室)主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身份。根据1951年中央人民政府批准颁发的《政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》，各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要承担以下任务：第一，协助首长综合情况、研究政策、推行工作;第二，协助首长密切各方面的工作关系;第三，协助首长掌管机关内部的统一战线工作;第四，协助首长掌管保密工作;第五，协助首长掌管机要工作;第六，主持日常行政事务(包括公文处理、会议组织、检查和督促政府决议的执行等事项);第七，掌管机关事务工作。

　　因此，秘书长和办公厅主任的工作任务，可以总结为“既要参与政务，又要掌管政务”两个方面。而其中第一至第五项工作是需要协助首长完成的，具有明显的参与政务性质;而第六、七项工作则主要是掌管机关日常事务，具有明显的事务性特色。政务院的这些规定，虽然是针对我国秘书工作高层领导者和领导机构而言的，但是却为全国秘书部门应当承担的主要工作内容确定了基本格局。

　　(二)秘书工作的主要内容

　　1.拟定、办理公文

　　拟定公文是指根据领导者意图和领导班子的决定精神起草公文或在领导者主持、指导之下，起草领导讲话稿。

　　拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会，拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通情况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是一项非常严肃的工作，秘书人员应该以高度的责任心对待。

　　办理公文简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所进行的全部工作，反映了公文在机关内部处理的全过程。

　　办理公文是秘书工作中一项最基本的工作内容，大致可以分为发文处理和收文处理两类。其中，发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节;收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中，秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理，做到分工合理、责任明确，确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效，为公文发挥应有的效能创造条件。

　　2.办理组织会务

　　办理组织会务简称办会，是指机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理与会议有关的各类具体事务，目的是为领导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合辅助性服务。办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与安排，应与各方面协调联系，将会上讨论决定的事项预先整理形成文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，决定是否提交会议讨论;二是会议的统筹安排，即从整体上安排好会议的各项方面事宜，如会议时间、地点、议程、参加人员、会场布置等;三是会议文件材料的印发、传递、清退、立卷、归档等;四是会议期间的各项服务;五是会议善后工作，如整理会议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的落实等。

　　3.调查研究工作

　　调查研究工作是指围绕中心工作，针对当前领导关心和急需解决的有关问题，调查了解相关情况，并进行分析研究，写出调查报告呈交给领导机关或领导人。这是发挥秘书工作的参谋、助手职能，直接为领导决策服务的一项重要工作。

　　每一项调查研究均应做好调查准备、调查实施和调查总结收尾这三个阶段的工作。其中，准备阶段应根据领导工作的需求确定调查题目，拟制提纲;实施阶段要注意选准调查研究对象，采用多种方式，广泛搜集、认真整理、深入研究调查得来的材料;总结收尾阶段就是对调查研究工作进行整体分析，在以前阶段工作的基础上，写出调查报告。

　　4.信息处理工作

　　秘书信息处理工作是指按照党政领导机关工作的要求，采集与处理信息，为领导正确决策和实施决策服务的一项工作。凡是领导工作中要掌握的各种动态、情况以及实际工作领域中带有苗头性、倾向性的问题，都需要收集并及时反馈给领导部门。

　　开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，这是搞好信息处理工作的基础;其次要建立一支德才兼备、思路开阔、反应敏捷，具有较强的观察和分析问题能力的信息员队伍;最后要实现信息处理工作手段的现代化，以便快速传递和处理信息。开展信息处理工作应确保信息的收集、加工、存储、输出、反馈等基本环节的工作质量。

　　5.沟通协调工作

　　对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调(即对领导者之间和领导机关之间的协调)、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等，而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。总之，凡是与领导决策和指导工作有关事项的协调，均属于秘书工作的业务范围。开展秘书协调工作时，可以利用的方式有电话协调、送文上门协调、请人进门协调、登门拜访协调、召开会议协调等。

　　6.信访接待工作

　　信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称，是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书工作的一项经常性的重要工作。收到群众来信，要及时拆封，认真阅读，做好摘记，准确交办，按“分级负责，归口办理”的原则妥善处理或转交有关部门办理。有群众来访时，要热情接待，认真听记，恰当处理。

　　7.监督检查工作

　　监督检查工作的主要内容分为三个方面，即对党的路线、方针、政策和党政机关工作部署落实情况的督促检查;对领导人批办事件承办情况的督促检查;对文件和会议事项的督促办理。监督检查工作的具体做法主要包括催办检查、实地调研、日常查办、综合反馈等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情况，向上反映情况。

　　8.公务接洽工作

　　公务接洽工作是指办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不可缺少的一项工作，是作为机关“窗口”的秘书工作经常性的重要工作内容，主要包括：承办处理各机关单位直接派人或通过电话形式来本机关商洽或联系的公文事宜，有协助联络公务，安排领导人接见，答复询问，落实承办单位，解决来访者食宿、交通等事项。为确保公务接洽工作的顺利进行，秘书人员应做到忠于职守、认真执行交接班制度和请示报告制度，做好值班日记和电话记录。同时，还应熟悉领导者情况，与有关部门保持密切联系。此外，还应善于处理人际关系。

　　除上述之外，秘书工作还包括管理日常事务、机要保密、文书立卷与归档、领导公务活动安排、领导临时交办事项等。在日常工作中，秘书工作人员均应以认真负责的态度，保质保量，切实做好领导交办的各项工作和任务。

　　如何做好机关文秘工作?

　　一、机关文秘人员的重要性

　　我们首先了解一下秘书的定义。广义讲，秘书是领导人的事务与信息助手，包括公务秘书、私人秘书;狭义讲，秘书是一种职务名称，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。今天我们所讲的机关文秘人员，是指在各级办公室中主要为领导提供文字服务、办理具体事务的工作人员。

　　机关文秘工作是各级党政机关中的一个十分重要的工作，不是可有可无的工作。具体讲，机关文秘人员是领导的抓手，很多工作由我们去传达、去落实;机关文秘人员是领导的耳目，很多工作由我们去了解、去掌握;机关文秘人员是领导的参谋，很多工作会征求我们的意见和建议;机关文秘人员是领导的助手，很多工作由我们去准备、去办理。

　　机关文秘人员应该充分发挥自己的作用，为领导搞好服务，促进本单位工作顺利开展。

　　二、机关文秘人员要承担两项主要职责

　　机关文秘人员的主要职责有两项：一是为领导、为机关搞好综合文字服务工作;二是完成领导安排的具体事务业务工作。

　　就全区而言，除区四大办公室、两乡、个别较大委局有专职文秘人员外，大部分单位和部门没有专职文秘人员，大部分也只是有一位兼职文秘人员。就我区政务系统办公室而言，机关文秘人员的主要职责是为领导、为机关搞好综合文字服务工作。具体有：①采编、上报政务信息;②办理、反馈督查事项 ;③起草、印制各类文件;④收集、提供网站资料;⑤整理、归档重要资料;⑥起草工作计划、工作总结、经验材料、汇报材料、讲话稿等重要材料;⑦积极完成领导交办的其它各类临时材料等工作。

　　上述这些工作，是我区政务系统办公室所承担的基础性综合服务工作，都需要我们去统筹考虑、全面完成。

　　三、机关文秘人员要发扬三种精神

　　(一)爱岗敬业精神

　　常言道，三百六十行，行行出状元。机关文秘岗位是一个非常重要的岗位，文秘服务工作是一项非常体面、让人羡慕的职业。大家都明白，没文化、“没材料”的人干不了此项工作。实践证明，各单位在这一岗位上工作过的同志，提拔进步都比较快。单位安排我们负责文秘工作，是对我们的信任，是我们的荣幸。我们要热爱这个岗位，珍惜这个阶段工作，尽职尽责，兢兢业业，完成各项工作任务，取得优异工作成绩，不辜负领导寄予我们的厚望。

　　(二)团结协作精神

　　古人云：人心齐，泰山移。机关文秘人员是各级办公室团体中的一员，强化团队意识，发扬协作精神，对于推进各项工作顺利开展至关重要。否则，不仅会影响工作的开展，而且定将影响自己在单位的形象。在工作中要自觉服从本单位工作大局，对各位领导安排的工作任务要不折不扣接受并完成;要正确处理分工与协作的关系，在认真完成分管本职工作的同时，积极主动配合同事们工作，相互补台，互相帮忙;要学会团结共事，严以律己，宽以待人，主动交流沟通，及时化解矛盾，共同创造和谐、融洽、愉快、温馨的工作氛围。

　　(三)吃苦耐劳精神

　　办公室工作有“三苦”：工作辛苦、条件艰苦、生活清苦。大部分同志可能都有体会，尤其是三四年前开始从事文秘工作的同志体会更深。具体讲，办公室工作头绪多、任务重、工作量很大;办公室没有空调，没有电脑，没有打印机，只能靠手抄;由于没有规律，经常加班加点，有时到深夜饿了只有啃块方便面。尽管很累很苦，但是领导安排的工作不能不干，并且干就干好。要任劳任怨，多干工作少发牢骚，坚决避免工作干得不少，领导又欣赏不了，甚至造成上下级、同志间关系紧张，得不偿失。

　　四、机关文秘人员要具备四种素质

　　(一)良好的思想素质

　　一是有较高的政治理论水平。要主动学习三个代表重要思想、科学发展观、和谐社会建设等政治理论知识，主动参加区委和本单位组织开展的政治理论学教活动，不断提高政治理论水平。二是有正确的人生观价值观。要博览群书，不断改造自己的世界观，要有积极向上的人生态度，有合乎实际的价值目标，几年后回忆往事能够无愧于曾经战斗过的每一岗位，无悔于自己奋斗的一生。三是有较强的事业心责任感。不论在哪个单位，不论在哪个岗位，都要有认真、负责的工作态度，有敬业爱岗、无私奉献的精神。只要这样，就一定能够做得更好，定会取得可喜的成绩。

　　(二)诚信的人品素质

　　一要忠诚于领导。文秘人员是领导身边工作人员，工作性质就是服务领导。在工作中要服从领导的安排，尊重领导的意图，维护领导的权威，树立领导的形象。不能做假弄权，搬弄是非;不能跑风漏气，说三道四。到头来于领导于个人都没好处。二要实诚待人。做人要实在，待人要真诚。做到实诚，就会交到更多真心朋友，得到单位同事的好评和接近。做人不实诚，短时间供事无所谓，时间一长，朋友会对你敬而远之，使自己变成孤家寡人。三要讲信用。说话、办事要讲信用，对领导、对同事、对朋友都要讲信用。答应别人的事情、答应领导的工作，没能按时、按要求完成，或经常完不成，定会给大家留下一个不好的印象，久之就会失去领导和同事们的信任。

　　(三)健康的心理素质

　　一是要自信。自己要相信自己，相信自己有能力去完成领导交给的各种任务。决不能自负和自卑，在工作中既不能过高估计自己的能力，吹大办小，完不成任务;也不能总是小心翼翼，生怕出差错，迈不开手脚，做事不麻利。

二是要冷静。要临危不惧，工作头绪再多、任务再重，也要冷静处置，逐项办理;要处变不惊，面对事情突变不能心慌意乱，胆怯神迷;要抑躁制怒，学会驾驭自己的情绪，决不能感情用事，乱发脾气。三是要平衡。文秘人员不仅工作多、加班多，而且受批评多、落埋怨多，要学会调整自己的心理平衡，对上要忍，对下要容，经得起敲打，听得起批评，受得起委屈，耐得了刺激。

　　(四)较强的业务素质

　　一是有较高的业务政策水平。作为机关文秘人员要认真学习与单位业务相关的政策、法规，主动了解市、区确定的重点工作和任务，积极参加单位的业务培训、业务交流等会议，全面掌握本单位各项工作的进展情况、存在问题和下步打算。二是有较深的文字写作功底。要积极参加上级组织的各类写作培训班，系统学习文秘写作知识;要结合工作实际，敢于练笔，多写多练，不断提高各种体裁写作能力;要加强书法练习，进一步提高写字水平。三是有较强的协调沟通能力。指替领导上下沟通工作信息，协调处理领导交办的具体问题的能力。只要能坚持在大胆、认真、细致、稳妥上下功夫，协调沟通能力就一定会有较大提高。

　　五、机关文秘人员要强化五种意识

　　(一)强化学习意识

　　随着办公室服务现代化进程的加快和各级领导对办公室服务水平要求的不断提高，机关文秘人员加强学习、提高素质愈加重要。在工作中，不仅要加强政治理论学习，加强对业务政策法规的学习，还要加强对网上办公、电子政务等现代服务技能的学习，争当办公室工作的多面手。

　　(二)强化创新意识

　　各级办公室作为本单位的重要枢纽和参谋部，必须要坚持创新，才能为各级领导提供高水平、高质量、高效率的服务。在工作中，机关文秘人员要敢于创新，要大胆独立思考，大胆提出新问题、新建议、新思路、新任务、新方法、新举措，促进工作的优质高效完成。

　　(三)强化服务意识

　　各级办公室的重要职责是服务，要“搞好三个服务，实现三个满意”，即要为领导、部门、基层搞好服务，分别让领导、部门、基层满意。在工作中，机关文秘人员要充分认识办公室服务性质、服务对象、服务内容、服务要求，切实做到各项服务有的放矢，各项服务取得成效。

　　(四)强化效率意识

　　各级办公室不仅日常服务多，而且临时性事务多，并且工作时效性较强，机关文秘人员必须提高工作效率。在工作中，要树立超前意识，养成超前思考问题、主动谋划下段工作的习惯;要强化时间观念，养成雷厉风行、快事快办、急事急办的习惯，保证在时限要求内完成各项工作任务。

　　(五)强化争先意识

　　常言道，不愿当将军的士兵不是好士兵。机关文秘人员业务水平和工作能力较高，有着争先创优的良好基础。在日常工作和各类活动中，要明确奋斗目标，严格工作标准，加大工作力度，保证工作质量，力争走在全市各县区、全区各部门前列，为单位争光，为自己争荣。

　　六、机关文秘人员要妥善处理六种关系

　　(一)与单位领导的关系

　　与单位领导的关系是上下级关系。在工作中，一要尊重领导意愿，二要服从领导安排，三要认真服务领导，四要及时提醒领导

　　(二)与单位同事的关系

　　与单位同事的关系是同级关系。在工作中，一要相互尊重，二要互相帮助，三要积极协作，四要主动补台。

　　(三)与上级部门的关系

　　与上级部门的关系是上下级关系。在工作中，一要尊重上级部门的领导和同事，二要服从工作安排，三要按要求完成任务，四要加强沟通联系。

　　(四)与单位科室的关系

　　与单位科室的关系是同级关系。在工作中，一要如实传达指示，二要积极配合工作，三要加强联系协调，四要一视同仁对待。

　　(五)与基层群众的关系

　　与基层群众的关系是服务与被服务的关系。在工作中，一要尊重群众，二要热情接待，三要认真记录，四要及时汇报。

　　(六)与家庭成员的关系

　　与家庭成员的关系是保障与被保障的关系。在生活中，一要尊老爱幼，营造和谐;二要尊重爱人，相互关爱;三要多干家务，体谅家人。

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