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关键词:高等院校;人事档案;管理 中图分类号: G472.4;G472.3 文献标识码: B 文章编号: 1008-2409(2009)05-0964-02
人事档案是人才信息的重要载体,人事档案能历史全面地记载个人经历、业务能力、工作实 绩等信息[1]。人事档案管理工作是人事管理工作不可缺少的重要组成部分,是人 事工作的基 本条件之一,它在人才的选择、培养、使用和考核等工作中发挥着巨大作用[2]。 随着高等教育事业不断发展,高校人事制度改革不断深入,人事档案管理工作在高校人 力资源管理中显得越来越重要,如何有效进行高校人事档案管理,是当前工作中必须解 决的问题。
1 人事档案管理工作的重要性
档案是第一手资料,是历史事件进行过程中形成的文件,档案记载了当事人亲身经历和德 才表现,它直接反映保存的原始记录[3]。人事档案是个人必不可少的身份证明材 料,它反映 了个人成长的工作经历、思想品德作风、业务能力、工作状况及所受奖励、处罚等方面的记 录[4];对教职员工提升、晋级、调转工作、失业、再就业乃至退休都有十分重要 的作用。
1.1 人事档案是评估考查高校教职员工的依据
档案是历史的真凭实证,是第一 手参考材料,它客观地纪录了历史的情况。在干部考核和教师评估中,首先要对过去的工 作进行评判;因此,离不开人事档案。同时,只有用人事档案作为支撑材料,才能全面客观 地衡量高校教职员工的工作表现、道德品德、文化素养、业务能力。
1.2 加强人事档案管理是强化监督管理的重要举措
高校的发展离不开人才,随着 社会主义市场经济的建立,各级高校要在激烈的市场经济中立于不败之地,必须重视人才的 培养和人才的管理,人事档案管理工作是高校人力资源管理的一个组成部分,人事档案管理 工作的好坏,直接影响着高校人力资源管理的工作效率和质量,加强人事档案管理,就可以 健全和完善高校的人才管理机制,有效地促进高校人事制度规范化建设,提高工作效能, 同时,为高校的可持续性发展提供有力的保证。
1.3 加强人事档案管理是高校维护职工合法权益的需要
知情权是每一位公民所享有的基本 权利,档案真实地记录教职工的个人信息,加强人事档案管理,不仅适合科学发展观的要求 ,树立以人为本的管理理念,使教职工掌握自己的基本信息,维护自己的合法权益;同时, 档案管理工作,可为教职工进步提供良好的服务,促进人类社会的和谐发展。
1.4 加强人事档案管理是高校人事制度改革的需要
随着社会的发展和变革,我国的教育 体制发生了深刻的变化,高等院校要建设一支具有良好的政治业务素质、结构合理、相对稳 定的教职工队伍,必须重视人力资源管理,深化人事制度改革。人事制度改革的落脚点就是 以人为本,构建与社会发展相适应的人事制度管理体系,人事档案管理工作,可以为人事制 度改革提供第一手的支撑材料,是人事制度改革的信息资源库。
2 人事档案管理工作的基本思路
随着高校人事制度改革不断深入,高校人事档案管理工作水平也有不同程度发展和提高 。但是,高校的人事档案管理工作还存在着许多不足,如:机构不健全、制度不完善等,已 经 不能够适应高校人事制度改革的需求。要加强人事档案管理工作应着力从以下几个方面入手 。
2.1 提高认识,树立以人为本的档案管理理念
为了使人事档案管理工作更好地为学校的 人事管理和中心工作以及学生的就业服务,人事档案管理工作要冲破传统的人事档案管理模 式,把人事档案管理部门建设成为人才工作、干部工作的信息库和参谋部;同时,档案管理 人员要与时俱进,突出档案管理的信息服务功能,立足于高校人事档案资源的开发利用,强 化创新意识,牢固树立以人为本的档案管理理念,建立“信息档案、信息服务”的管理模式 。
2.2 工作落实,进一步完善高校人事档案工作制度
首先,建立健全人事档案工作的各项 规章制度,保证人事档案全面完整、准确无误。其次,严格人事档案工作程序,做好档案的 收集、汇总、归档工作,并定期对档案管理工作进行检查、指导、督促,发现问题及时解决 。第三,要建立人事档案管理达标升级考核机制,对人事档案工作实行定性定量考核,分级 分类指导,并按等级升降动态管理,进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设 。最后,做好人事档案的服务工作,进一步改进高校人事档案管理的工作方法,提高人事档 案管理的服务质量和工作效能。
2.3 改革创新,加快人事档案管理工作现代化步伐
首先,要解决档案管理人员的现代化 ,引进和培养一批专业基础知识扎实、创新意识强、政治觉悟高、法制观念强并熟悉掌握现 代信息技术的复合型人才,为人事档案工作现代化做好充分准备。其次,要把好档案内容的 信息化关,长期以来人事档案没有一套可供利用的科学、稳定、高效的检索工具,管理人员 需要相关人事信息则要查看原始档案,影响和制约着档案的利用速度和效率,根据信息化的 要求,对档案科学的归类和统计,可以使管理人员更加方便、快捷地查阅人事信息。此外, 还应 利用现代信息技术,开发人事档案信息资源库,建立人事档案管理系统网络平台,真正实现 人事档案管理的网络化、数字化、智能化。
总之,高校人事档案管理工作是一项系统工程。作为一名档案管理人员,必须不断解放思 想,更新观念,刻苦钻研业务知识,熟练掌握先进科学技术,才能使档案管理工作发挥效益 ,落到实处,更好地为高校发展、建设服务。
参考文献:
[1] 王晓燕.高校人事档案管理的思考[J].民营科技,2009,(4):92.
[2] 李飞虹.高校人事档案信息化的信息化管理[J].才智,2008,(8): 80-81.
[3] 夏郁.试论高校人力档案管理工作存在的问题与对策[J] .安徽职业技术学院学报,2009,(1):69-71.
[4] 吴金桐,马青艳.浅析人事档案管理工作[J].经济研究导刊,2009,(12) :131-132.
(收稿日期: 2009-08-15)
[责任编辑 王慧瑾 邓德灵]
