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职场升职,是一件似乎很难的事情。但是,与细微处见精神。许多时候,也许就一个小细节,就让领导对你刮目相看,你的升职之路就很畅通了。小小的公文写作有时并不受重视,然而,有时候说不定它就是你升职的秘密武器呢。
一、公文的含义
公文还是宣布和传达政策法令、指导工作、报告和商洽国家事务的一种工具。
公文的处理程序一般包括:①收文;
②分办、批办;
③催办;
④拟稿;
⑤审核、签发;
⑥编号、印发;
⑦立卷(归档);
⑧销毁。
二、公文的分类
按流通来源分为收进公文、外发公文和内部公文;
按作者性质分为党内公文、行政公文和社会团体公文;
按发文性质分为问文和复文;
按内容处理要求分为参阅性公文和承办性公文;
按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和常规公文;
按机密程度分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文;
按特点和作用分为规范性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文和记录性公文。
通用公文从文种上划分,可分为行政公文和事务公文。根据2000年8月24日颁布的《国家行政机关公文处理办法》规定,行政公文种类包括以下13种:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。事务公文包括:计划、总结、调查报告、领导讲话稿、典型材料等。
三、公文的格式要素
公文的格式要素一般包括:
1.发文机关(版头)
版头是发文机关的标记。目前我国使用的公文版头有以下三种:
(1)由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成,以大字套红居中,印在文件首页上端,俗称“大版头”。例如,“北京市人民政府文件”。
(2)由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称,俗称“小版头”。例如, “××市教育委员会(函)”。
(3)印有发文机关全称的公函纸,作为版头。
几个机关联合行文的,可用公文主办机关一家版头,也可用所有联合行文机关的版头。
2.公文份号
3.秘密等级
4.紧急程度
5.发文字号
6.签发人
二是报送上级机关的请示、报告,必须注明签发人。这里指的是后一种情况,签发人的姓名署于版头红线之上发文字号的右侧:“签发人:×××”。为使公文显得对称,发文字号应相应向左移位。重要的或涉及面广的,必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发。
7.标题
“关于加强血吸虫病防治工作”是事由;
“决定”是文种。事由一般都用介词“关于”和表达主要内容的词组组成介词结构。
拟写公文标题时,应特别注意以下几点:
(1)批转或转发公文的标题,一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的公文标题、文种三部分组成。如《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。批转和转发公文的标题,应杜绝出现介词和文种的重叠,如“关于”的“关于”,“通知”的“通知”。同时应注意,除批转法规性文件加书名号外,均不对原标题加书名号。
(2)事由应简明确切地概括公文的主要内容。例如,某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理,应予废止的共有几十件,发文时如将这些废止的规范性文件的标题全部列为事由,显然不可能,即使仅写一个,后加“等”字,也嫌过长,但概括为“废止部分规范性文件”,就显得既明确又简洁。
(3)在拟写标题时,一定要准确选定和标明文种,不能自造文种。
(4)标题排列要对称、美观,除字数较少的一行字标题外,两行以上的可排成宝塔形,也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时,不要把人名、地名、机关名称等专用名词乃至词拆开。
(5)公文标题中除书名号的使用有明确规定外,一般不加标点符号。标题过长或中间需停顿的,可用空格或换行的方式表述。例如:
国务院关于依靠科技振兴农业
加强农业科技成果推广工作的决定
8.主送机关
确定主送机关应注意:
(1)政府各部门应根据本级政府授权和职权规定,方可对下一级人民政府直接行文。
(2)请示的公文,应坚持主送一个机关的原则,不能多头主送;
除特殊情况外,不得越级请示。受双重领导的机关向上请示,应根据内容写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复。除领导直接交办的事项外,请示不得直接送领导者个人。
(3)批复下级请示,只能主送原请示机关(单位),对相关机关(单位),用抄送。
(4)普发公文,主送机关应写规范化统称,如××省人民政府普发文件,主送机关写为“各市、县人民政府,各地区行政公署,省政府直属各单位”。
9.正文
正文是公文的主体,是反映公文具体内容的部分。正文紧接主送机关之后,提行空两格书写。
10.附件
附件是根据正文的需要附加的公文或材料,用以对正文作补充说明或提供参考资料。附件附于正文之后。
11.印章
印章是机关权力的象征。公文加印,是制文机关确认公文效力的凭证。印章盖于公文右下端落款处,上不压正文,下要骑年盖月。印章要清楚、端正。联合上报的非法规类公文,由主报机关加盖印章,但在首页要注明会签机关的签发人姓名。联合下发的公文,都应加盖印章。以行政首长名义行文的公文,前具职务,后盖签名章。党的文件,有特定版头的普发性文件不加盖发文机关印章。这是与国家行政机关公文的一大不同。
12.成文时间
一般就是公文的签发日期,标注于正文右下方。联合行文的成文时间,以最后签发机关领导人的签发时间为准。会议讨论通过的公文,应以会议通过的日期为准,并写上会议名称及届次,以圆括号括入,标注于公文标题之下。
13.附注
附注用以说明在公文其它区域不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语,或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容,标注于落款下另起一行空两格位置。其中阅读范围是对阅读对象的规定,还应用六角括号括入,如〔发至省军级〕、〔发至县团级〕等。
14.主题词
主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加文种组成,以便日后按公文的主题和文种进行检索。制订公文主题词表,是为准确选用表中的词目提供方便,防止随意性。上报的公文,应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词。一件公文的主题词至少用两个,一般不超过七个。例如,《国务院关于深入开展企业扭亏增盈工作的通知》这一公文,主题词就有“企业”、“经营”、“效益”、“通知”四个。从这里也可归纳出,主题词必须正确无误地反映出公文的内容特征和归属类别,要有层次性,并且不要与标题混同。
15.抄送机关
抄送机关名称应写在“主题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。
16.印发机关和时间
印发机关为发文机关的办公部门;
印发时间,一般为印刷时间,放在抄送机关细实线下。
以上的公文格式要素在一份公文中要根据规定,合理安排,以示公文的严肃性。随着办公自动化的逐步实现,格式要素和编排更为严格规范,同时还将新增一些格式构成要素。
四、几种常用的商务公文
(一)请示
1.请示的特点
针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项,如重要决定、重要决策、人事安排等问题,以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难,才可用“请示”行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而"请示"具有很强的针对性。
呈批性。请示是有针对性的上行文,上级领导对于呈报的请示事项,无论同意与否,都必须给予明确的"批复"回文。
单一性。请示应一文一事,一般只写一个受文领导,即使需要同时呈送其他领导,也只能用抄送形式。
时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题,求得上级单位指示、批准的公文,如能及时发出,就会使问题得以及时解决。
2.请示的分类
根据内容、性质的不同,请示分为以下三种:
(1)请求指示性请示。
(2)请求批准性请示。
(3)请求批转性请示。
3.请示的结构、内容和写法
请示由首部、正文和尾部三部分组成,其各部分的格式、内容和写法如下:
(1)首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。
另一种是由事和文种构成,如《关于*******的请示》。
受文领导。每份请示只能写一个受文领导,不能多头请示。
(2) 正文。其结构一般由开头、主体、结语构成。
主题:主要说明请示事项,它是向上级机关提出的具体请求,这部分内容要单一,只宜请求一件事。
结语:另起一段,其习惯用语有“当否,请批示”、“妥否、请批复”、“以上请示,请予审批”、“以上请示,呈请核准”或“以上请示如无不妥,请批转各部门予以执行”。
(3)尾部。其主要结构为落款与成文时间两部分。
4.请示应注意的问题
(1) 一文一事的原则。
(2)材料真实,不要为得到领导批准而虚构情况。
(3)理由充分,请示事项明确。
(4) 语气平实、恳切,以引起上级的重视。
(二)报告
报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。
“报告”是陈述性文体,写作时要以真实材料为主要内容,以概括叙述为主要表达方式。
“报告”是行政公文中的上行文种,撰写“报告”的目的就是为了让上级掌握本单位的情况,了解本单位的工作状况及要求,使上级领导能及时给予支持,为上级机关处理问题,布置工作或作出某一决策提供依据。
“下情上达”是制发报告的目的,所以报告的内容要求以摆事实为主,要客观的反映具体情况,不要过多的采用议论和说明,表达方式以概括为主,语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。
1.报告的特点
报告在内容上不像"请示"那样有"一文一事"的要求,它可在一件公文中综合报告几件事情,层次结构比较复杂。
2.报告的种类
3.报告的写法
(1) 汇报性报告。主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告,一般分为两类:
专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题,向上级所写的汇报性报告。
(2) 答复性报告。这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么,不涉及询问以外的问题或情况。
(3)呈报性报告。主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。
(4)例行工作报告。例行工作报告是下级向上级,因工作需要定期向上级所写的报告。如,财务报告、费用支出报告等。
(三)公告
公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文。
1.公告的写法
(1)标题。公告标题有三种:一种是完全标题,包括发文机关、事由、文种;
二是发文机关和文种以上两项,多用于政府机关;
有的只有文种,如《公告》,标题之下,有时可依公告单独编号。
(2)正文。正文一般由主旨与说明构成。主旨单独成段,用简短的一句话概括出此公告的主题内容。说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用“特此公告”作为结语。
(3)落款及日期。公告日期有的标注在标题下方,也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外,还应标明发文地点。
(四)会议纪要
1.会议纪要的写法
(1)首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《*****公司******会议纪要》。
(2) 正文。会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。
主体。它是会议机要的核心内容,主要记载会议情况和会议结果,写作时要注意紧紧围绕中心议题,把会议的基本精神,特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见,必须如实予以反映。
(3) 尾部。包括署名和成文时间两项内容。
(五)电子公文
1.电子公文的写法
电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。
(1) 收件单位/人
(2)抄送单位/人
(3)主题。相当与公文的标题,如《关于***请示》、《关于****报告》。
(4)事项。公文的主要内容,包括发文目的,事项等(与日常公文协作方法一致),若提供相关文件或报告等,可以附件方式发送(注明)。
(5)落款。署名及成文时间
递交程序以递交直属领导为宜。
【小贴士】公文写作中常见的问题
1.文种使用不当
有的公告、通告、通报分不清,望文生义去应用;
有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种,经常混淆不清,使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”;
有的不知有命令(令)、批示函、会议纪要等公文,遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。
2.格式不规范
(2)标题冗长、混乱、残缺不全;
(3)主送机关排列混乱;
(4)结构层次序数混乱;
(5)附件不符;
(6)主送、抄送单位不正确。
3.行文规则混乱
越级行文;
多头行文;
请示一文多事;
党政不分。
4.提法不当
5.名称表述混乱
6.时间表述含糊
用时间代名词而不用具体日期;
年份随意省略;
年份不使用公元纪年。
7.数字使用不统一
公文使用数字概念模糊,书写形式杂乱和不准确,主要有以下几种情况:数字概念不清楚;
数字概念不准确;
数字书写形式不统一。