【www.zhangdahai.com--教学论文】
办公室是承上启下、联系部门、 沟通协调的关键。“外面千条线，里 面一个口”，学会沟通是办公室工作 的关键。随着电话这一高效通信工具
的普及，打电话也成为沟通工作的最
重要的途径之一。参加工作以来，我
一直都是在办公室工作，对做办公室
电话工作也有自己的一点体会，现在
与大家一起交流一下，希望能够得到
指点。
我认为在办公室工作，无论身
处哪个岗位，无论接到的是什么样
的任务，首先都应该在态度上端正
认真，精心做好准备工作，从每个
细节、每个步骤细节入手，提高工
作的水平和效率，打电话的工作也
不例外。
一是准备好心态，用最诚恳的态
度拿起电话。办公室是窗口环节，代
表的是一个部门、一个单位、一个公
司的整体形象，注重礼仪是打电话的
第一个准备工作。你拿起电话的态度
不仅决定着你的工作效率，同时也决
定着别人是否会真正配合你的工作。
我们在日常工作中，有时会因为工作
的需要在深夜、节假日或者别人不方
便的时候拨通别人的电话，“一秒钟
决定成败”，你的“开场白”就可能
决定通话的成效，善用“您好”“打
扰”“不好意思”“谢谢”等恰当的文
明用语，不仅体现了你的个人涵养，
更加能够使对方乐于配合你的工作。
你的一句礼貌用语，在这个时候就可
以替代一张笑脸、一杯热茶、一张凳
子、一份热情，为更好地沟通打下
基础。
记得在乡镇工作的时候，一次办
公室的一位同事打电话催促某镇直单
位的负责人上交一份材料。当时我这
位同事因为刚刚被领导批评了，所以
心情可能不是太好，所以打通电话直
接就来了一句“某某某，昨天催你上
报的材料到现在还没有送来，诚心找
领导批评啊？”结果不但没有及时地
收到材料，反而给别人留下了不好的
印象。
办公室的工作繁重复杂、条件
艰苦，加班熬夜是习以为常的事，
睡梦中被叫醒、饭桌上被请走、外
出中被召回的现象也是家常便饭；
办公室的工作细小琐碎、默默无闻，
其他部门的同事因为完成某项任务
被表扬奖励了、提拔重用了，但是
办公室的同志仍然几年、几十年的
在同一个岗位上默默无闻也是司空
见惯。另一方面办公室的工作不可
或缺、不可替代；岗位虽然平凡，
但责任重大、使命光荣。办公室的
老前辈、老同志经常教育我们，办
公室的干部就要有一种淡泊名利、
默默无闻的工作境界，要有一股吃
苦耐劳、艰苦奋斗的奉献精神，忠
诚于事业，专心于本职，把精神追
求当成最宝贵的财富，把办公室这
件“苦差事”做甜。即使你像我们
的那位同事一样刚刚被领导批评了，
但是你仍然要保持无私奉献昂扬向
上、奋发有为的精神状态，保持认
真负责、积极向上的工作热情，用
最诚恳、最温和的态度拿起电话，
用最忠诚、最认真的态度完成工作。
二是准备好内容，用最短的时间
确保完成工作。在电话沟通之前，我
们必须确保对所要沟通问题的每个内
容细节了如指掌，不然就容易被问题
卡壳。比如要通过电话向单位、部门
发会议通知，你就必须对会议时间、
会议地点、会议主题、参会人员、参
会注意事项烂熟于心，不管被通知者
询问关于该通知的任何事项都要能够
马上回答出来。否则对方的一个问题
就让你卡壳，还要再去查询材料、核
实内容就会浪费时间，而且影响效
果。我们在记不住的情况下，最好就
是用便签将主要内容和重点写出来，
随手拿着，做好充足的准备。还是一
句话，“多一分钟的准备可以避免花
费几个钟头挽救。”
三是准备好语言，用最简练、最
简洁、最清晰的语言完成工作。用简
洁明了的语言表述自己所要传达的信
息能够最大程度地提高工作的效率和
效果。拿起电话前的准备除了是要熟
悉所要传达通知的全部内容，更关键
地还是要能够提炼通知的关键信息，
并且用最简洁的语言传达给对方。如
果需要发一个通知到相关县领导、县
直各部门单位、各乡镇大概就有超过
120个电话要打，如果你不经过提炼，
每个通话需要
1分半钟，再加上查号
码、拨号等半分钟，每打
1个电话就
需要
240分钟，也就是
4个小时。但
是你提炼通知的关键信息之后，简洁
表达每个通话需要半分钟，再加上查
号码、拨号等半分钟，发完所有通知
也只需要
2个小时，将足足减少一半
时间。
四是准备好一本特殊的“电话
本”，高效、准确地查找到你所需要
的号码。在电话通知会议、联系协调
工作时，查找电话号码也是一个耗时
的的环节。面对厚厚的电话簿，着
实让人头疼，为了更高效、更准确地
查找所需的号码，就需要我们在日常
工作中多用脑做事。我将所有的电话
号码进行两步分类。一是按照职务分
类摘出来，分为正职领导、人事科股
长、纪检组长等几大类。二是按照部
门性质进行分类摘出来，主要就是将
所有部门分为党群部门、社会管理部
门、农业水利部门、文教卫生部门、
工业财税部门等几大类，这样在通知
某个方面工作的时候，就能高效便捷
地找到所需的号码。
办公室的每一项工作都直接关
系着党委政府的形象，做好办公室的
工作需要责任、需要认真，也需要用
心，需要我们严格要求自己，需要我
们抓住细枝末节确保整个工作不出漏
洞，需要我们不断在战胜自己的缺点
和惰性上下功夫。
（作者单位：中共广西玉林市博
白县委办公室）
