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李贞铮，刘廿明，敬丹丹，蔡春梦，陈新胜，刘 淼
（湖南省科学技术信息研究所，湖南 长沙 410001）
科技查新是通过检索已有文献报道对查新项目的新颖性作出文献评价的情报咨询服务［1］。为项目立项、论文开题、成果评价、奖励申报等提供了客观文献评价，是科技管理中一项基础工作，广泛应用于各项科技创新工作中。随着国家对科技创新的高度重视，科技查新需求也在不断提升。
现有的查新咨询工作存在3个方面的问题。一是查新效率有待提升。大部分查新机构接受查新委托是通过邮箱、电话、纸质文本等传统方式。查新机构需要和查新用户反复沟通，对于初次委托的用户还需要介绍查新工作流程，把查新工作人员有限的精力浪费在重复的机械回复上，在项目集中申报、科技奖励申报期间问题尤甚。查新报告撰写过程中也存在着大量的文献复制粘贴、编号、排序等机械工作，查新点多的项目可能一份报告就有近百篇对比文献，如果增减文献需要全部重新编号，极大地影响了查新工作效率。二是委托用户信息不畅。由于查新工作中需要阅读大量文献，对比分析并给出查新结论，查新报告不可能做到“立等可取”，且查新项目往往是“扎堆”委托，各个查新机构的查新周期都比较长，基本上国内查新需要7~10个工作日，国内外查新需要10~15个工作日。一方面，较长的工作周期与项目受理申报截止日期的临近使得查新用户更容易焦虑，迫切希望了解查新项目的具体流程节点，所以查新用户往往会多次向查新机构咨询进展；
另一方面，更多的邮件、电话咨询也给查新工作人员带来了更多的工作量。三是沉淀数据利用程度不高。科技查新作为科技管理中的基础工作，各个查新机构具有大量的查新数据，查新工作人员疲于完成查新报告及事务性的工作，无暇对数据进行梳理挖掘，形成了很多的沉淀数据，不能为科技管理决策提供有效数据支撑，同时数据缺乏共享形成信息孤岛。
目前，国内已有一些机构开展了关于科技查新管理系统的相关研究。例如，甘肃省科学技术情报研究所设计了科技查新智能管理信息系统，采用云计算、数据挖掘、流程管理、手机短信和微信等技术和手段，实现科技查新、收录引证、知识产权评议、科技成果评价等业务流程化精确管理，但它不能对查新数据进行统计分析；
福建省科学技术信息研究所设计研究了基于省级联合体的科技查新管理系统［2］，虽然具有统计分析模块，但仅限统计人员的工作量和业务量，便于工作的量化考核和统筹安排，不涉及数据分析；
江苏省科学技术情报研究所构建了基于B/S模式的科技查新咨询综合管理系统［3］，同样也缺乏对沉淀数据的利用；
清华大学开发的科技查新系统［4］，可实现自动生成报告号以及查新报告，但没有提到涉及查新用户的流程查询等；
北京化工大学设计的科技查新自动化管理服务系统［5］，具有事务催办等功能，但也不涉及数据统计分析共享等；
湖南省科学技术信息研究所结合实际工作，通过优化改造现有的门户网站，合理设计科技查新管理系统是十分有必要的。
构建湖南省科技查新咨询综合管理系统，改变查新工作模式，深化“放管服”改革，打通利企便民“最后一米”，让数据多跑路，让科研人员少跑腿，新冠肺炎疫情常态化情况下，实现“全程电子化”办理。对于查新机构来说，综合管理系统可以极大提高查新工作人员的工作效率，减少了查新报告撰写过程中格式整理、排序等无意义重复劳动，缩短了查新周期中无意义重复劳动占用的时间，提升查新咨询服务质量；
对于查新用户而言，系统可以优化查新用户查新体验，查新周期比较长，通过系统工作流程透明化，查新用户了解查新全流程情况，节约了时间，并且可以实时查询到查新工作进度，缓解了长时间等待带来的焦虑；
针对科技管理部门，系统可以实时统计查新项目数量、学科类别以及查新项目创新性等数据信息，有利于加强科技管理部门对全省科技项目的宏观把握。
3.1 系统设计
湖南省科技查新咨询综合管理系统的设计采用B/S模式。通过使用大数据挖掘、云计算、业务管理流程、手机提醒和微信等技术和手段，实现科技查新业务流程化精确管理，为科技查新人员和业务委托客户提供一站式高效服务，提升科技查新业务管理效率，降低管理成本，为科学高效决策提供数据支撑。
3.2 开发环境与开发工具
开发环境使用Java编程语言，数据库选用MySQL，Web服务器使用Tomcat，软件开发工具包采用JDK，硬件平台为PC机或小型服务器，操作系统为Windows。
3.3 查新系统开发框架
基于B/S的数据库访问模式，系统的开发框架主要分为科技查新网站、基础服务平台、3层结构(表示层、业务层、数据层）、数据库和数据加密服务几部分。查新用户通过网站登录系统平台，应用服务器对数据进行分析处理，经数据库系统逻辑处理后生成新的页面，再通过服务器将新的数据返回到用户界面，从而实现查新需求，系统架构如图1所示。
图1 科技查新咨询综合管理系统架构
3.4 系统具体功能模块
湖南省科技查新咨询综合管理系统分为4个板块，信息展示板块、业务受理板块、查新报告板块、统计分析板块。系统具有4类账户，具有不同的权限，分别为查新用户、查新员、审核员、管理员。基于系统4个板块的同时，系统分50多个子功能，主要有：业务委托、业务受理、业务分配、课题审核、查新任务、业务统计、财务统计、报告防伪、用户管理、快递信息管理、财务凭证管理、代理站管理、即时消息、短信推送、查新报告下载、相似性分析等等，功能模块如图2所示。
图2 科技查新咨询综合管理系统功能模块
3.4.1 信息展示板块
信息展示板块主要用于介绍查新相关基本信息，包括查新机构介绍、查新流程、收费标准、常见问题等内容，并提供查新合同模板下载。4类账户都可以访问，其中查新用户、查新员、审核员只能浏览信息，管理员可以编辑信息。通过信息展示板块，查新用户可以
了解到查新机构的基本情况，查新需要提供哪些资料，做完查新可以拿到一个什么样的结果，同时也可以了解到机构后续成果评价、评审、成果转化、技术转移的相关信息。
3.4.2 业务受理板块
业务受理板块按照查新流程设置合同上传、查新员分配、合同审核、缴费凭证上传、合同盖章提交、查新进度查询、服务评价7大模块，支持查新用户、查新员、审核员、管理员访问。查新用户可以根据业务受理板块的提示完成查新全流程。在查新员分配过程中，系统会根据查新员手中已受理任务的多少来分配项目，查新用户如果有熟悉的查新员也支持指定优先分配查新员。在分配查新员后的合同审核过程中，系统支持文字、语言留言，以及转接到QQ、微信等三方即时通信工具。查新进度查询中可以查到查新报告是处于撰写报告、审核或者是邮寄阶段，可以在系统中随时查看查新完成剩余时间，还支持查询是否开具发票等。
3.4.3 查新报告板块
查新报告板块主要用于查新员撰写查新报告以及审核员审核报告，仅限查新员和审核员访问。查新员账户支持创建新模板，模板导入，可以依据查新目的不同设置不同的查新报告模板；
模板中包括了查新机构已订购的所有数据库，在报告撰写中支持数据库选择、对比文献导入、文献自动排序、附录自动生成等功能；
其中，对比文献支持PDF，CAJ，TXT，DOC等格式的导入，并且自动识别提取标题、摘要、作者、单位、来源等信息。审核员账户支持在线批注、电子签名等功能。
3.4.4 统计分析板块
统计分析板块是湖南省科技查新咨询综合管理系统中一个特色，允许查新员、审核员、管理员访问。支持统计已受理查新项目的数量、项目名称、查新目的、查新范围、学科领域、项目收费金额等基础信息，查新员和审核员可以查到自己完成或审核的项目统计信息，管理员支持查询所有项目信息。在此基础上，统计分析模块可以统计查新项目的新颖性。例如，一个查新项目具有5个查新点，其中，3个查新点具有新颖性，2个查新点为已有文献报道，那么该查新项目新颖性被标注为60%。系统可以按照学科类别分类统计查新项目的新颖性，通过系统可以了解到省内某一特定学科领域查新项目中，有多少研究内容是具有新颖性，可以帮助科技管理部门了解哪些学科类别的查新项目比较多，哪些学科类别在新颖性上具有优势，从而为相关科技政策的制定提供数据佐证。统计分析板块还内置有图表自动生成工具，可以实时展示历年查新项目统计情况。此外，系统还可以连接到湖南省科技云平台，打破信息不能共享的局面，实现沉淀数据的挖掘。
3.5 系统特点
3.5.1 智能化技术挖掘
基于Elasticsearch数据检索和挖掘技术，对委托课题与历史数据进行智能化比对得出相似度，为查新员进一步检索提供有价值参考。系统内置大量模板，根据不同业务类型自动识别并调用。
3.5.2 可视化业务流程
将科技查新业务、互联网技术、工作流技术、精准管理结合起来，贯穿于科技查新业务全过程，使每一个环节都做到可追溯、可监控、可管理，做到“掌握每一课题，控制每个流程”。
3.5.3 数据安全有效管控
采用成熟稳定的软件框架进行开发，能阻挡常见的网络攻击，关键数据进行加密处理，具有良好的安全性。采用当前主流的B/S/D 3层WEB体系架构，通过浏览器就能实现全部业务操作，实现客户端零维护。
3.5.4 功能精炼实用
系统有50＋个功能模块，涵盖了从业务委托到交付报告的全流程管理。用户可以使用手机短信或微信登录系统；
工作人员可以在线打印带有电子印章、电子水印和电子签名的报告；
关键节点发送短信。
通过构建基于大数据的科技查新咨询综合管理系统，旨在解决查新机构、查新用户、科技管理部门的实际需求，提升查新人员工作效率与服务质量，优化查新用户查新体验，加强了对科技查新数据挖掘，为科技管理提供数据支撑，同时也可以联通湖南省科技云平台，破除信息孤岛，实现信息共享，为打造具有核心竞争力的科技创新高地提供数据支撑。
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