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【摘要】 目的 利用计算机技术,建立干部信息系统,提高干部档案工作的效率和质量。方法 一是建立干部人事档案数据库系统,实施干部人事档案动态管理;二是建立干部人事档案网络化管理系统,实施干部人事档案的分级管理;三是建立干部个人电子档案系统,实施干部人事档案自动化管理。结果 保证了干部档案信息的时效性、真实性和准确性。可随时调阅所需档案资料,从而提高信息利用的效率。结论 为了适应时代发展步伐,进一步加快档案信息化建设,医院干部人事档案信息化建设非常必要。
【关键词】医院;人事档案管理;信息化
Shallow talk that the staff personnel file in hospital manages information-based construction
CHENG Hai-qiang.
The First People’s Hospital of Zhaoqin,Guangdong 526021,China
【Abstract】 Objective Make use of a calculator technique,build up staff information system,raise the efficiency and quality of staff file work.Methods ①build up staff the personnel file database system,implementation staff personnel file the dynamic state manage.②build up a staff personnel file the network turn management system and carry out the ratings management of staff personnel file.③build up staff personal electronics file system,implementation staff the personnel file automate a management.Results Promised time limited efficacy,reliability and accuracy of staff file information.Can survey the file data needed at any time,raise the efficiency of information exploitation thus.Conclusion Develop a step for the sake of the ages of orientation,speed a file further information-based construction,the staff personnel file in hospital is information-based to constuct very necessary.
【Key words】Hospital;The personnel file manages;Information-based
随着社会主义市场经济体制的建立和发展,医院的竞争归根到底体现在人才的竞争,医院人事管理已由以事为中心的管理转向以人为中心的管理。干部人事档案是人才的主要信息来源,对医院科学决策、人才预测、宏观调控、微观管理等都起着举足轻重的作用。干部人事档案管理现代化是以科学管理为基础,着重应用现代化技术、设备、理论和方法处理干部人事档案管理中的规律性问题,采用科学的管理方法开发和保护档案信息资源,全方位、多形式地提供高质量、高效率的档案信息服务[1]。干部人事档案管理是现代人力资源管理工作的重要组成部分,建立基于计算机的人事信息管理网络,对强化人事管理,提高工作效率,改进服务质量,有着十分重要的意义。
1 医院干部人事档案管理的现状
长期以来,由于历史的原因和医院行业管理的要求,医院干部人事档案管理基本上是属于传统的、封闭的、松散的管理模式。在档案内容上,受传统的人事档案内容的影响,还有人认为人事档案主要是记载个人思想政治及隐私方面内容的档案,仅供组织考察了解时所用。部分档案中反映干部基本情况的履历、考核、学历等1O项材料有空缺,尤其是一些表彰和处分材料散失较多[2]。对医务人员业务能力、专业特长、临床及科研的成果、论文论著、获奖情况、医德医风、工作业绩等材料记载得较少。在管理手段上,因没有专业的档案管理软件,目前还一直采取手工编辑、查找、检索,致使人事档案在使用过程中不能以最快的速度、最简捷方式查找相关人的资料,极大了影响工作效率[3]。在管理制度上,由于人事档案管理“终身”制,没有得到及时补充和修正,阻碍了人才的流动。致使人才流动,医疗卫生单位选拔和使用人才的手续繁多。近年来,虽然已有不少医院引进计算机进行档案管理,但是这种应用尚停留于单一的、浅层的、初级的状态和水平,没有利用计算机技术来实现文档一体化管理,更谈不上对档案的数字化加工和档案信息利用的网络化管理。
2 医院干部人事档案信息化建设的必要性
2.1 国家信息化和新时期组织工作的迫切需要 医院人事档案资源只有更多地依靠先进的科学技术管理,推进数字化档案馆室的建设,才能实现全国人事信息资源的共享。通过计算机网络实现各项统计和计算机化,使人事信息由传统的手工处理方式转变成计算机处理方式,由磁介质交换转变为网上传输,逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换,实现资源共享。
2.2 干部信息规范化的需要 人才市场严峻的形势,使人事档案在医疗、科研、管理等工作发挥越来越重要的作用。传统的手工管理方式不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔,使信息内容不规范,信息流程不科学,因而难以满足人员个体微观管理和人员群体宏观管理的需要。这势必要求建立―套完备的信息管理体系和信息处理系统,用现代化工具管理干部信息,从而提高信息的规范程度与利用效率。
2.3 合理使用先进的现代化办公设备的需要 随着科技的发展。各级组织部门都建立了标准的档案室、阅档室、办公室、微机室,并配置计算机、空调、电脑、加湿器、复印机等现代化设施,为实施人事档案在线化和网络化管理打下坚实基础。计算机应用和信息化工作也取得了一些进展。但由于各个档案馆室内所接受和征集的档案种类、格式、版本不是固定不变的,档案的分类方式和检索方式处于不断的调整之中,而且档案馆室所使用的软硬件平台和网络结构也处于变化之中。这就迫切需要建立―套现代化的信息管理网络系统,充分利用现有资源,提高应用水平和工作效率。
3 医院干部人事档案信息化建设的对策
3.1 建立干部人事档案数据库系统,实施干部人事档案动态管理。编辑干部的各种信息资料,即信息采集表。信息采集表的基本内容包括:姓名、性别、民族、出生曰期、身份证号、收冶面貌、简历、参加工怍时间、学历学位、毕业时间、毕业学校、所学专业、学习形式、专业技术职务。医务人员业务能力、专业特长、临床及科研的成果、论文论著、获奖情况、医德医风、工作业绩、考核、奖惩、工资、家庭信息等,通过编辑各种信息资料,建立班子建设、干部管理、干部任免、干部档案、干部教育、干部统计、党员统计等子集库,便形成了干部人事档案库。在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行计算机化操作。对档案信息进行严格审查甄别后进行数据输入,确保所输人信息真实、准确、全而、系统。不仅能够全面反映干部的基本情况、工作履历等固定信息,而且可以记录干部工资、职级、学历、岗位变动等动态信息。档案内容收集采取动静结合、纵横结合、定量与定性相结合的方式[4]。随时准确地将最新信息录入计算机,做好干部人事档案信息的跟踪。一旦干部基本情况发生变化时,计算机信息资料应立即修改、增加或删除,保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性,使档案信息系统科学有序地运转。
3.2 建立干部人事档案网络化管理系统,实施干部人事档案的分级管理。人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理、单独存放,坚持谁管理谁负责的原则。设置查阅权限,通过密码和身份确认,提供所需的档案资料。严格按管理权限由主管部门负责档案的日常管理和修改维护。增强开放性,提高透明度,确保信息的及时性。在不危及个人隐私的前提下,增强对本人的开放,以便及时发现和修正失时、失真信息,如本人或他人发现信息有误,可以向有关部门反映并提供获取正确信息的线索。对专家队伍、中层干部、人员需求、离退休人员等状况进行动态的统计、分析和预测,保证各级领导干部根据不同的工作需要,随时调阅所需档案资料,从而提高信息利用的效率。有效地为医院的人才交流、科技进步和医疗水平的提高等整体发展提供可利用信息。
3.3 建立干部信息系统的保证条件 随着干部档案信息系统的逐步建立和完善,对档案管理干部的计算机应用水平也提出了较高的要求。要有计划地培养一批既懂档案业务又具有网络技术知识,还具备医学专业的复合型人才。使其成为办公自动化和干部信息系统的积极参与者与受益者,从而不断提高整体的业务能力和管理水平。在系统的建设上,应该全员参与,分清职能,明确信息的采集、维护和使用等各项工作的分工与权限,最终形成科学、有序、规范、协调的运行机制。在系统的建设和应用过程当中,要重视信息资源的采集、开发与利用,不能只购置先进的硬件设备而忽略信息资源及系统的应用。要以应用为主线,开发选用一些实用的应用程序,充分利用现有信息资源。拓宽应用范围,提供更深层次的信息服务。
综上所述,加强干部人事档案信息化建设,运用计算机科学地管理档案,使档案的收集、整理、组卷、存档、查阅、利用等都可以通过计算机来处理,这样一方面极大地提高了档案管理系统的工作效率,另一方面又促进了档案管理的规范化、科学化。
参 考 文 献
[1] 周桁.医院档案计算机管理之我见.中国实用医药2007,5(2):124.
[2] 周渝霞,董文富.新形势下医院信息化建设的几个问题.现代医院,2005,5(8):134.
[3] 徐红,张晓芳.档案数字化建设刍.科技信息,2008(3).
[4] 任胜云,范利.从现代人力资源管理看人事档案管理工作.专门档案工作,2007.7.
