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【摘要】 目的 探讨医院药品的供应机制与管理规程。方法 总结介绍医院药品采购、供应和有效管理的相关措施和成功经验。结果与结论 医院药品的供应工作既是一项复杂而繁琐的日常事务,也是一项技术性较强的日常管理工作。只有按照一定的技术规程,采取有效的管理措施,对药品进行合理的采购、储备和有效的管理,才能确保临床随时用药,又不致于造成药品短缺、积压和过期报废,维护医院经济效益。
【关键词】 药品;合理储备;有效管理
Second-level general hospital drugs reasonable reserve and effective management
ZENG Shun-bo,HUANG Wan-yu.Huaihua City Health Bureau drug procurement Service Center,418000,China
【Abstract】 Objective To explore the mechanism of the hospital drug supply and management protocols.Methods Introduction hospital drug procurement,supply and effective management of the relevant measures and successful experiences.Results and Conclusion Hospital supply of drugs is a complex and tedious day to day affairs,is also a highly technical routine management work.Only according to certain technical regulations,adopt effective management measures,rational drug procurement,storage and effective management of clinical time in order to ensure that the medication,but also do not result in shortages of medicine,the backlog of obsolete and outdated to maintain the hospital cost-effective.
【Key words】 Drug; Reasonable level; Effectively manage
怀化市第二人民医院是一所二级甲等综合医院,设有内、外、妇、儿、急救、血液、中医等10个临床科室,4个临床辅助科室。医疗资源涵盖周边13个县市,病源广、病种多,因而对药品的供应工作提出了较高的要求。为了保证各临床医技科室治疗、诊断、预防用药,药剂科对药品的采购、储备和管理等做了一系列工作,取得了明显效果,现介绍如下,供大家参考。
1 药品的合理储备
1.1 基本药物目录的制定 《基本药物目录》是临床医技各科室用药品种的汇总,也是医院用药水平和用药档次的体现。我院由院药事委员会审定通过,基本目录做到:①临床治疗必需、使用广泛、疗效好、价格合理、使用方便[1]、中西药并重;②充分反映了本院的医疗实际和用药水平;③基本函盖城镇职工、城镇居民医保用药目录和新农村合作医疗用药目录;④品种规格精选规范合理,类别全。药剂科硬性规定: 每个品种最多只保留两个剂型,即一个口服剂,一个注射剂;每个剂型最多只保留两个规格,即一个成人剂量,一个小儿剂量。这是实行药品合理储备和有效管理的基础性工作也是一项前置性工作。只有按基本药物目录进行合理采购,才能形成药品合理储备。
1.2 药品库存的合理定量 药品库存量包括二个方面:一个是总量的控制,亦即药品库存总金额的控制。就西药药品来讲,我院一般控制在250~300万。二是单个具体品种的储备量,对于用量较大或用得较快的品种,比如头孢曲松针、维生素C注射液等,一般储备2个月用量;对于用量较少的品种可储备半年用量;而对于麻醉药品和一类精神药品等特殊药品,因采购手续比较麻烦,可储备3~4月用量;对于平时不用而急救抢救时用的药品,可储备一年用量。但必须注意所有储备的药品必须在药品的有效期内。
1.3 药品的合理采购 药品的合理采购包括以下几个方面:①制订合理的采购计划,采购计划的制定主要体现在药品的品种和数量上,品种的确定可以通过医院His系统中的药剂科药库管理子系统提供,也可实地察看库存手工确定。数量的确定(即每次每个品种的采购数量)以该品种的2个月用量为限,个别品种可为半年用量或一年用量。“用量”的计算可通过His系统计算出该品种的月平均用量(即每个药品的全年用量除以12)乘以月份。也可根据该品种当前或上一个月的用量进行人工估算,这种方式用得较多。合理的采购计划既要能够保证临床用药,又不要造成积压过期报废。②药品供应(配送)公司的选择,总体原则是选择质量好、品种全、业绩优、价格底、信誉好的供应(配送)商。但实际上每个药品供应商各有自已的优势品种和供应范围(能力),这就得分具体品种选择合适的或较好的供应商。③适时进行采购,总的要求是既保证临床随时有药用,又不能造成积压,理想的状态是该品种的前一批次药品全部出库完时,新批次的药品就能到货入库,这就要求在采购的时间上即要有统筹安排又要有灵活运用。对大批量的采购计划可以定期制订并实施,如一个月采购一次或半月采购一次,而对个别品种或急用品种则必须随时采购,以保证临床用药。④货到后认真验收入库。入库验收的意义除了把关药品质量外,更在于把关好配送的品种和数量。验证药品的品种、剂型、规格、数量、产地及商品名是否符合采购单要求,有无缺货品种和少量或超量品种,有无破损情况,药品的效期是否在可用时间内等,如实记录,并及时做下一步处理或计划。
2 药品的有效管理
2.1 药品的分类管理 药品是一类繁多而复杂的特殊商品,实行分类存放、分类管理是必须做的。分类的方法很多,总体原则是:先分库后分区。如:西药库、中成药库、中药饮片库,合格品区、待验品区、不合格品区、待处理区。其次再按剂型和功能主治(作用)等分类。对于中成药,既可按丸、片、散、胶囊、颗粒等剂型分类,也可按作用与用途分类。对于饮片,既可按作用与用途分类,也可按根、茎、叶、花、果、全草、动物、矿物等药用部位或来源分类。而对于西药药品,分类就要复杂些,要综合考虑,大体要求是内服药与外用药分开,口服药与注射剂分开。我们的做法是口服片、丸、胶囊剂等做为一大类专库存放,注射剂作为一大类专库存放,其中输液型注射剂又专区存放,大输液因用量较大较快另专库存放。生物制剂统一冷藏存放,皮肤科外用制剂专区存放,五官科用药单独存放,血透室用药专区存放,手术室麻醉科用药专区存放,医技科(含放射科CT室、检验科、病理科)等用药分区存放,普通制剂原料药及药检室用试剂试药另专区存放,麻醉药品(含第一类精神药品)、毒性药品、放射性药品等特殊药品专库专柜存放,外用消毒药及其他腐蚀性外用药另库存放。这样分类分区存放虽然复杂了些,但便于管理,便于采购入库和发放。
2.2 在库药品的保养
药品的保养是保证药品在储存期间质量完好减少损耗而相对提高经济效益的重要手段。药品保养的直接目的是保护在库药品的使用价值,控制影响药品质量的不利因素,防止药品质量向不利方面变化[1]。药品保养的内容包涵三个方面:一是储存药品的环境条件;二是养护的管理制度;三是药品养护的技术措施。就储存的环境条件而言,当然是条件越好对药品质量越有利,条件有限那就只能充分利用现有条件。在技术措施方面[2],首先是要根据入库药品的性质分类安排适宜的保管场所,比如,对易吸潮和易霉变的药品,应在干燥通风和室温在20℃~30℃库房存放;对于怕光的药品就要存放在避光的阴凉处;对于对温度较敏感要求低温贮藏和怕热易挥发、熔化、变质、发粘、或易发生燃烧、爆炸的药品,应存放在温度较低的阴凉库区、或放入冷库保存;对于性能相抵触或易串味的药品,必须分开存放;生物制品必须进入冰柜冷藏或冷藏室;而麻醉药品(包括第一类精神药品)、放射性药品、易制毒化药品,毒性药品(包括危险品)则必须严格按规定专库或专柜存放。其次是药品的堆码与清洁卫生,堆码要适中,不能过高,以防药品受重力挤压变形和取拿时打烂,并保持堆码之间通风散热,过道行走方便。不能将药品直接触地堆放,必须有垫架,以防吸湿或浸水。库房内外的垃圾、尘土、污水、杂草是细菌、虫害隐藏和繁殖的场所,也是导致药品霉变、虫蛀、鼠咬的隐患,必须随时清理干净。仓库内的药品(包括货架)清洁卫生也需经常打扫,否则药品存放久了就会积灰尘,扯蜘蛛网等,货物人流进出多了就会有尘土渣纸等废物,严重影响药品外观质量。因此保持库房的整洁卫生也是保证药品质量必不可少的措施。其三,注意监控和调节库房内的温湿度,温度和湿度直接影响药品的内在质量,必须按照各类药品的贮存要求每日进行检测和调控,以保持库房的适宜温湿度。其四,要有安全保护措施,即防盗、防鼠、防虫、防火、防霉、防湿(水)等突发或意外措施。其五,要经常执行在库药品的状况检查,发现隐患、发现问题要及时处理,重大问题还要及时上报,以减少损失。其六,坚持在库药品的先出和效期报告制度,即“先产先出、先进先出、易变先出、近期先用”,对仓库的欠缺药品、积压药品和近效期药品,要及时报告,必要的采取一定措施催促临床先用,以减少损失,维护医院的经济效益。
2.3 药品的出入库管理 药品的出入库管理是药品有效管理的重要内容,也是最最烦琐的一项日常工作。包括入库验收、入库登记、分类堆码、上架入框、出库取货、出库登记、上电脑做入出库帐务处理等。要求验收要仔细,堆码上架要整洁有序,取货发货要先后秩序,文字登记要清楚祥细,上电脑要准确无误,重点是要做到帐物相符。原则上是先开票,后发货,但实际工作中很多情况是先发货,后开票,这就要求文字登记要及时清楚到位。帐务上(指电脑帐目)要严格权限限制,即管采购的只有入库权限,管发货的只有出库权限,入库出库冲账权限由药品会计掌握,药品字典增删修改权限另由专人掌管,以保证电脑数据(账目)的准确与安全。
2.4 药品的效期管理 药品效期是每个药品的质量保证期限。做好药品的效期管理,首先是要做好药品入库验收的文字登记记录,其次是要做好药品电脑入账时的各项数据录入工作,其三是在出库和使用过程中加强管理,坚持先进先出,近期先用,到期收回;其四是要经常或定期进行药品效期清查,包括电脑数据的查询和实物效期的查对,并建立药品效期12个月标示牌。对于半年到期的药品,要列表报告医务科和院领导;对于四个月到期的药品要催促临床科室加紧使用;一个月到期的药品,注射剂只限在本院作用,不准带药出院;口服制剂慎用或不用。对于到期用不完的药品,说细做好文字登记,同时通知窗口服务部门(药房)收回到期的剩余药品,一并集中归类放于不合格区或破损过期药品专库。该报废的填好报损单做报废处理,可冲帐的叫供应商过目确认后,做冲帐处理。
2.5 药品的破损管理 破损,这是药品在生产运输使用过程中不可避免的一种损耗,对于医院药库来说,药品破损的来源有三:一是药品验收入库时收到的破损即药品在运输途中造成的破损,主要是药品在转站转车上货下货搬运堆放过重、乱丢产生。二是在入库搬运堆码或出库取拿不小心(掉地)打烂(破)造成。三是服务部门(药房)和使用部门(各临床科室)产生的破损。不管哪种情况产生的破损,都要集中按供应商归类收归破损专库,并做好文字登记,该报废的填好报损单做报废处理,可冲帐的叫供应商过目确认后,做冲帐处理。
2.6 药品的抽检管理 药品抽检是药品监督管理部门对药品生产、销售和使用各环节途经进行有效监管的执法活动,也是打击制假、贩假、售假违法活动和杜绝假劣药品进入患手中,保障人们用药生命安全的有力措施。对于抽检,一要积极配合;二要做好文字登记,如品名规格单位数量批号生产厂家供货单位等;三是告诉被抽药品供应商。对于抽检有问题即不合格药品,自收到药监部门检验报告书后,还应及时通知相关供应商做好善后处理;四是及时进行电脑数据冲帐。
2.7 药品的退货管理 药品的退货情况虽不多见,但也要及时进行处理。造成退货有五种情况:①供应商自已拿走(调往其他医疗机构或药店用);②发错货或多发货;③是有质量问题退货;④到效期或快到效期用不完退货;⑤其他情况退货,如价格较高、规格剂型不对、效期太近等。不管哪种情况,一要及时做好文字登记;二要及时进行电脑数量冲帐;三必要时给供应商及时办理退货或托运事项。
参 考 文 献
[1] 国家药品监督管理局执业药师资格认证中心编写.药事管理与法规.中国中医出版社,2004,3:286.
[2] 徐荣周,梅旭浑.药品储存与养护.湖北科学技术出版社,1994,4:7.
