【www.zhangdahai.com--汇报材料】
摘 要：档案是企业宝贵的无形资产，合理的对固定资产的档案进行有效的管理，能增加资产的利用率，有效的对固定资产如设备档案和投资项目的情况进行有效掌控。本文分析了固定资产档案管理的一些问题并提出了一些解决建议，供档案管理人员学习参考。
关键词：固定资产 档案管理 合理利用
档案管理亦称档案工作，是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。固定资产档案是含义比较丰富的企业信息资源，是企业财务的重要部分，为企业的技术革新以及设备更迭提供重要的依据[1]。因此，合理的进行固定资产档案的管理，能确保其档案价值能够得到完整的体现和得到合理的利用，增加资产的利用效率，实现固定资产管理的目的和意义。
目前对于企业设备固定资产的管理手段大多仍停留在传统的手工管理模式阶段，即一个记录设备名称、规格，以及购买、维护、使用日期和存放地等情况的记录本和贴在设备上的记录标签来对设备进行分类管理。当需要对所有设备进行借、还、转移以及对所有设备进行资产评估和逐件核查时，对设备的查找就会带来很大的不便。针对传统管理方式存在的诸多不足，固定资产档案管理的规范化和简单快捷的固定资产档案管理系统已经成为档案管理当中迫切的需求[2]。
1.对固定资产档案进行合理建档
要对固定资产的档案进行合理有效的管理，使用适合自己企业的行之有效的固定资产管理系统工具能有事半功倍的效果。虽然各个企业档案的管理模式都不尽相同，但一般传统的手工管理方式都是按照年份或者设备的所属科室来进行划分。随着计算机管理系统逐渐替代手工管理，如果还遵循以前使用老模式是不甚科学的。如果仍然按照年份或所属科室的方法来管理档案，虽然可能快速的查询到所需资料档案，但是会造成资源的浪费。新型的管理模式应该将档案各自编号，通过资产档案管理系统可以查询到所有设备的编号。这样不仅能够快速精确的查询到所需档案和设备，并且每个设备或档案对应唯一的档案编码，能充分的利用计算机的存储空间，合理的进行资产档案管理。固定资产档案是一个具有多种定义的复杂的档案集合，在对其进行整理的过程中，应该按照固定资产投资项目档案和设备档案的形成特点来进行整理和分类，这样也可以保持其各类资产的特征以及不打乱原有成套的项目档案资料。对固定资产档案可以进行分卷组织，进行馆藏时可以从档案的卷标、题目、目录等对档案进行建档，形成档案目录索引，以方便日后对档案进行检索查询，也可以使档案保持相互联系而又相互独立的特点，保证在日常对固定资产档案管理和统计鉴定工作中的有效控制。
2.加强固定资产档案的管理
设备固定资产档案管理中，存在如设备采购时的资料档案以及票据归档不全，设备仪器的使用和维护记录，以及检测鉴定报告归档不够及时，设备档案管理范围过于宽泛致使管护人员的负担等问题。这是由于档案管理人员管理意识不高，管理制度和责任落实不健全，归档时追求全面而不注重时间等造成的。这样的管理导致档案的使用价值不高，在设备归档的过程中过于追求形成固定资产的数额，致使过多重复或者不必要的档案文件对档案部门造成了负担和使用不便。此外一些企业对固定资产归档的监督力度不够，考核标准过低，甚至根本没有将档案工作列入项目管理的过程当中，造成档案部门和归档人员听从项目工程的被动服务局面。因此经常出现在项目实施过程中档案的指导作用无法有效体现，档案管理工作形同虚设，甚至在项目竣工验收阶段不进行档案验收或者仅仅敷衍了事的情况。
因此对固定资产设备的档案管理，应当从设备的购置甚至设计制造阶段就开始。对设备的安装、调试、使用、维修等设备使用的全部过程都形成图文材料甚至音像记录等各种不同载体的档案材料。并且要注意：①设备开箱接收时必须有档案管理人员进行监督和检查，对设备的文件和检查验收过程进行文字记录并且结束归档，否则出现档案手续不齐全的情况档案管理部门不予记录，财务部门不予核算。而对贵重的设备更应该进行影像记录，以备查验。②设备档案进行分类分卷入档时，应当保持档案文件的原有特点，按照单个设备的成套资料进行整理组卷，将设备的使用说明、维护手册、发票单据等随同设备档案等文件放在同一文件卷组中。③完善仪器设备的管理，使设备的资产记录和实物数据档案完全符合，并随时更新。而对固定资产投资档案的归档，应当将所有能反映和投资项目有关的所有职能活动及有参考和利用价值的所有文件收集齐全，归入固定资产的项目档案之中。其中可能包括前期的立项、可行性报告、审批记录、招投标公告、项目勘察、财务报表等所有项目相关文件纳入档案范畴。
同时对档案的管理工作还需要建立完备的管理制度：一是结合企业实际制定相应的管理办法和实施细则，明确档案管理的工作流程以及项目档案管理职责，坚持项目档案的统一管理以及档案建设同时进行。二是根据固定资产投资项目的目标计划来进行项目档案的管理工作，明确具体的归档内容以及工作责任。三是按照归档计划划分各个项目的具体档案整理范畴，集合建设项目的规模，与各个项目部门以及执行部门进行沟通，建立一个完善、全面、准备的档案范围表，确保档案的完整系统。
总而言之，固定资产的档案管理的范畴较广，系统性较强，是具有宝贵利用价值并能提高资产利用率的信息资源。能为企业的技术革新和资产的有效利用提高依据。因此，做好固定资产档案的管理工作能够提高固定资产的利用价值和利用率，也是固定资产档案管理工作的主要目的和价值体现。
参考文献：
[1]于斌.企业档案与资产的再认识，《中国档案》，1997 (7)。
[2]施书稳、石海英.浅议固定资产档案管理，《黑龙江科技信息》，2010 (14)。
