【www.zhangdahai.com--个人述职报告】
【摘要】 科学技术的日新月异和生产力的迅猛发展，必将影响到我国档案事业的发展。计算机作为二十一世纪最伟大的发明之一，其发展和广泛应用对社会及人们的生活思维方式产生了巨大影响。在当今的信息时代，计算机能够对巨大的信息量进行迅速的处理，在社会生活中发挥着越来越重要的作用。计算机技术的广泛应用，对社会现代化的发挥起越来越重要的作用。�
【关键词】 档案；微机化；管理
利用微机管理档案是在当前新形式下档案管理工作必须采取的管理方式。现将微机管理档案的实际运作工作到底具有的优势探讨如下。�
1 速度快，效率高�
运用微机管理档案，避免了手工管理档案的许多弊端。�
在以往的手工管理档案中，档案材料的形成大都经过诸多环节，如：初定成型、审阅、整理、归档等多项环节方可完成，不仅费工费时，也极容易造成笔下有误。而利用微机管理档案，则从起草到原始入档等工作一气呵成，省工省时速度快，又提高了工作效率。�
2 降低了档案的虚假性�
传统档案管理工作，不仅浪费人力物力，而且也存在诸多弊端如对档案按着自己所需随意更改和删减，势必造成了档案管理的虚假性，不真实性。而用现代化手段微机管理档案，既减少了劳动强度，又保证了档案管理的真实性。用微机管理档案，是环环相扣，紧密相联，一经有关部门审核入机，任何人都不能随意修改，确保档案的真实性，避免档案的虚假性。这是实现档案管理工作一个质的飞跃。�
3 方便查阅，利用率高�
3.1 传统的手工管理档案，提供某些服务时，往往需要从大量的卷宗查阅，十分麻烦。档案管理常常变成了摆设。而用微机管理档案，打破了旧的传统套路。从纸张传递到电子信息的管理流程，有利地提高了档案管理质量和利用率。查阅起来方便快捷。不仅减轻了档案管理者的负担，从烦琐的档案管理工作中解脱出来，将其工作的重心放在信息的开发利用上，更能有效地提高档案管理的质量和利用效率，加强档案的社会效应。�
3.2 微机管理档案虽然有多方面的优点，但也并非是万能的，也存在缺点：如硬件的破坏和篡改，系统中的数据丢失现象等，这就需要档案管理者加强安全防护意识和充分的技术防护手段，进一步强化档案的管理工作。若想实现微机管理档案，需做好以下几点。�
3.2.1 积极配合、互相协作 建立一支会计算机编辑，会操作计算机网络的高技术管理人才队伍。档案的微机化建设是一项长期、全部而又具体的工作，信息化的实现不是档案室某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，需要所有档案人员的积极参与和配合，档案队伍素质提高对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。�
3.2.2 加强档案管理人才的培养 人才确定事业成败，档案事业发展与否，关键在于人才。网络时代，档案管理人才必需重新更新自己的知识，争做档案信息管理软件的编辑开发人才，争做微机档案信息管理人才，争做其他载体形式的管理人才。�
3.2.3 制定统一的档案信息网络化管理规范 第一，档案信息是一个内容十分丰富，形式极其复杂的信息源。要保证人们轻松、快捷的在网上查档，就必须在全国范围内统一上网目录标准；第二，档案具有保密性，必须建立一个完整的管理体系；第三，档案信息资源保管单位复兴的保护，也应有一定的规则。�
3.2.4 加强网上用档管理理论研究 加强归档电子文件的理论研究主要包括：①用文字处理技术形成的电子文件，归档时应用文字存储格式、属性文字处理平台和说明材料；②用扫描仪等设备获得的图像电子文件，用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件等如何归档的理论研究；③档案信息收网后信息如何管理、利用的理论研究；④档案信息源如何系统编辑上网的理论研究等等。�
3.2.5 加强档案部门网上办公先进设备的配置 现阶段档案部门设备十分落后，现代化程度不高。因此，要加强宣传，争取社会的支持及政府加大对档案事业的投入。再就是要把档案事业推向市场，让档案体现其经济价值，把档案信息作为一种特殊商品经营，增加社会对档案事业的投入。总之要采取多种方式来解决档案资金的不足，以便档案界配置先进的管理设备。�
3.2.6 加强网上用档的法律、制度的制定 必须加强用档工作立法和制度的建设，用法律和制度来保障档案资源的齐全完整。为此，需要从以下几方面进行规范：①加强网上用档的立法规定，对那些非授权访问，冒充合法用户破坏数据完整性，干扰系统正常运行、利用网络传播病毒、线路窃听等形式的犯罪分子，要以法律为武器进行坚决的打击;②制定应急计划，进行安全检查和审计，撰写安全情况汇报;③严格进行权限管理，包括授予完成工作所需最小特权、回收特权的规定;④网上查阅档案信息目录的规定;⑤定期进行安全评估，不断改进、优化系统的规定。�
