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【关键词】医院;档案;管理 【中图分类号】R197.323【文献标识码】A【文章编号】1007-8517(2010)18-197-1 医院档案信息资料作为医院信息载体,是医院管理的重要组成部分,能否对其加以充分利用,将直接影响到医院的生存与发展。医院信息网络化建设是以计算机、通信技术和数据库为其基本构成要素,以资源共享和共同开发为目的,将图书、档案、病案信息进行整合加工,建立统一的检索平台和搜索引擎,使医护人员能够在自己办公室,通过医院计算机网络,随时获得信息资源。
1计算机网络技术对医院档案工作的影响
(1)档案收集的丰富化:收集是档案管理工作的开端,是整个档案管理工作的基础。随着信息网络技术的发展,电子档案有许多不同于纸质档案的特点,它可以施行前端控制,可以通过网络来传输,为档案收集工作开辟了一条新途径;利用网络技术,广泛采集数据信息,不仅节约了时间,而且丰富了档案的内容。
(2)档案载体多样化:随着现代档案工作的发展和办公自动化的普及,档案不仅以文字的方式出现,而且更多的是以人们在办理公务和一般事物或交流信息过程中产生的电子文件档案形式出现,如文本、图像、声音或影像等,档案管理主要通过计算机来完成。
(3)档案服务多样化:互联网的出现实现了信息资源的共享,通过计算机管理服务、光盘存贮服务、现代通信网络服务、公共信息网服务及视听传播服务,服务对象可多途径地获取档案信息,节省了时间,提高了利用效率。
(4)档案管理人员专业化:计算机网络环境要求档案人员必须具有丰富的管理学理论和一定的管理经验。档案管理人员日常的业务工作已越来越依赖于自动化的档案系统,档案工作不再是滞后、被动的,而成为关系全局的重要部分之一。因而,档案管理人员必须树立创新意识,培养信息处理能力和开发能力。
2医院档案实行网络化管理的内容
(1)文书处理过程和归档实现网络化管理
文书处理过程的好坏直接影响着档案的内在质量。为适应新形势下的工作需求,我们把每天收到的文件用计算机登记,按照批办的次序在局域网内传阅,设定传阅时间和催办时间,并对处理完毕的文件进行随时立卷整理。发文处理过程也可通过网络进行,由拟稿人将稿件输入计算机―办公室签发―信息中心归档,大大减少了工作量,减轻了档案人员的负担。
(2)病历档案实现网络化管理
随着医学事业的发展,疾病谱的不断扩大和新技术、新项目的开展,各种手术的名称进行编码输入计算机,运用计算机综合查询分析功能,将各类手术及疗效情况一一列出,通过局域网反馈到各临床科室,使医务人员在进行科研活动和撰写论文时能及时查阅,同时,通过计算机对病案信息处理加工后再反馈给临床科室,以便他们能总结经验,找出问题,及时改进,进一步提高医务人员的医疗服务水平。
(3)人事档案实现网络化管理
根据人事档案的特点,运用现代化手段,建立和完善人事档案网络化管理,从实体管理向网络管理转变,实现人事档案的动态管理,把日常工作中遇到的问题分门别类,实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。
(4)医院图书馆实现网络化管理
在工作中形成的经验和认识以及在各个环节中自然形成和产生的知识、数据、资料等信息成品或半成品记录下来形成档案,并通过网络传递来进行知识交流,成为共享知识,将隐性知识转化为显性知识,最大限度地实现档案信息隐性知识的价值。通过对图书业务档案的再整合,为读者提供更快捷更有价值的信息。
3档案管理实现计算机网络化的建议和方式
(1)领导重视是关键
档案综合管理是医院现代化管理的组成部分。这就需要领导更新观念,提高对档案工作的思想认识;调整档案管理模式,使管理模式从单纯的纸质收集、整理、利用的管理,逐步过渡到计算机网络化管理方式中来,充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用。
(2)网络设备先行是基础
网络化发展,硬件先行。要建立微机局域网络,还应配备扫描、拷贝、打印等设备来方便信息的输出利用。建立医院局域网,将文书、病案、人事和图书档案纳入其中,并在中心网络平台上编制一套综合的档案管理的自动化软件,主要功能有文书处理、电子论坛、网上公布、档案查阅等内容。这样,将大大提高办公效率,方便利用者,实现档案资料的在线利用。
(3)人员素质的提高是必备条件
网络技术的应用改变着传统的档案管理模式,要求档案人员在网上进行收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作。现代化档案管理工作中,档案人员除了具备档案专业知识外,还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。而目前医院现有的档案专业人员知识结构较为单一,尤其是计算机网络技术的应用能力较低。因此,档案专业人才的培养也是日益显得重要了。只有通过学习和培训,提高档案干部队伍的综合素质,才能适应计算机技术不断发展的需要,才能充分发挥档案计算机管理的优势,这也是当今档案管理现代化发展必须解决的问题。
