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[摘要] 医院档案管理工作作为医院事务管理的重要组成部分，不仅在医疗教学科研活动中的作用日益显著，而且随着医疗卫生事业的不断发展，对医院持续健康发展的作用不容忽视。本文对医院档案管理工作中存在的问题进行了思考，并针对问题提出了相应的对策。
[关键词] 医院；档案管理；问题；对策
[中图分类号] G275 [文献标识码] C [文章编号] 1674-4721（2012）01（a）-149-02
Reflection on hospital archives management in the new period
WANG Yahui
The First Affiliated Hospital of Anhui College of Traditional Chinese Medicine, Hefei 230031, China
[Abstract] Records management as a important constituent of hospital"s management, not only plays increasingly prominent role in the medical teaching and research activities, but also along with the unceasing development of medical, its effect on the sustained and healthy development of the hospital can not be neglected. This article reflects and discusses on hospital"s archives management problems, and put forward the corresponding countermeasures.
[Key words] Hospital; Archives management; Problems; Countermeasures
医院档案是在医院行政管理、医疗、科研、教学、设备、基建等各项工作中所形成的具有保存价值的文件、图表、簿册、录音、录像、光盘等各种门类和各种载体档案，是医院工作思想和方法的重现，是检查和评估医院工作的重要依据。信息技术的发展，数字化、信息化多种手段的广泛应用，为医院档案管理工作创造了许多便利的条件，同时也提出诸多的挑战。在新的数字环境下，面对新的信息需求，医院档案管理工作必须认清面临的问题，科学管理方法，强化服务功能，实现档案服务的改革与创新。
1 当前医院档案管理工作中存在的普遍问题
1.1 档案管理意识薄弱，管理机制和标准有待加强
由于档案管理工作与临床一线工作不同，难以产生立竿见影的经济效益和显著的社会效益，因此，从管理层到职能部门到临床一线，对档案管理认识不到位，普遍存在“重临床、轻管理，重业务、轻档案”的意识，认识不到综合档案对医院文化内涵建设的作用，对自身历史发展的价值、贡献和在医院管理工作中的重要性、必要性。
随着医疗事业的进步，医院档案的内涵和外延都在发生明显的变化，由于目前还没有统一的管理、考核、评估的量化标准模式可循，各级医院自成一派，自行摸索，大都凭传统的经验和实践进行操作[1]。加之，由于各家医院设置有所不同，如公立医院，有的是卫生厅（局）直属，有的是医科大学附属，在行政体制和业务上有所交叉，档案管理的内容和标准也有所不同，使得医院的档案管理无所依从，处在边缘化的状态，更谈不上规范化、科学化管理。
1.2 医院档案管理制度不健全，管理方法落后
国家医疗制度不断改革发展，医院档案管理制度却没有得到及时补充和修正。许多医院未将档案管理工作纳入目标考核，没有制定适应医院发展档案方面的规章制度，在医院管理中没有相关的制度和检查考核措施，医院档案管理还未形成统一的管理制度和管理模式。
医疗技术的飞跃发展使得现代高科技术在临床上广泛应用，然而极不协调的是，很多医院的档案管理却依然停留在手工操作的阶段，毫无现代化体现，随意性很强，缺乏统一、科学的分类管理，错误遗漏的现象时有发生。大部分医院考虑到成本问题，对档案管理工作的支持力度不大，专项资金投入也不足，管理思想陈旧，没有吸纳新型档案管理的模式，没有建立全面的数据库，没有完善的信息管理系统，也没有方便快捷的查询系统，更谈不上信息资源的开发利用。
1.3 医院档案管理机构不够健全，管理范围界定不清
通常情况，许多医院的档案管理是在医院院办下设一个综合档案室，负责一般的文书档案、科技档案、基建档案、会计档案和音像档案、部分实物档案等的整理归档及调阅使用，而科研档案、教学档案分属各个业务部门管理，医疗病历档案归病案室管理，人事档案在人事部门下管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局，工作整体比较分散，缺乏一个清晰的管理组织体系。
受到传统观念的影响，档案工作者常将管理性的文件资料列入日常档案管理， 而对医生和科研工作者个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视，对医院基础建设资料的收集、保存不够重视，对购置的大型设备的资料收集不够全面，往往把它们排斥在医院档案管理之外，致使相关的科研档案、基建档案、设备档案比较缺乏，这是目前医院档案管理工作的一个薄弱环节[2]。
1.4 缺乏专业的档案管理人员和专兼职档案人员体系
医院档案管理工作是一项业务性、政治性、管理性很强的工作，对专业的档案人员有着专业强、知识广、协调能力强的多种要求，对兼职档案人员也有着较高的服务意识、整理文件能力的要求。档案的基础阶段大都是有兼职人员根据所在部门的工作职能，收集、整理而来，进而形成档案。兼职人员担负着医院档案管理最基础也是最关键的任务，直接影响着医院档案管理工作的质量和水平。但是，目前从事医院档案管理工作的人员除了办公室的个别专业人员外，大多是兼职人员，日常工作繁杂，处理文件时间少，难以做好及时、完整归档工作。加之，有些领导将综合档案室作为随意安置富余劳动力的工作场所，档案人员流动多固定少，档案管理人员的专业素质、文化背景、年龄结构参差不齐，缺乏系统的专业知识培训，缺乏以电子信息技术对档案进行管理的经验，造成档案管理水平停滞不前。因此，没有一支过硬的专、兼职档案队伍，档案管理工作很难进步。
2 改进医院档案管理工作的几点建议
随着社会信息化速度的加快和医疗卫生体制改革的不断深入，对现代医院档案管理工作提出了更多的要求。加强医院档案管理，有助于医院建立科学合理的管理制度，促进医院的快速发展。
2.1 进一步强化思想认识，加强基础设施建设
进一步提高认识，加强对档案工作的领导和宣传。领导重视，全体认同，上下协力才能保证档案工作的顺利开展，保障档案实现科学化的管理。医院应该将档案工作同业务工作同步建设、同步管理，在医院的长短期发展目标中体现档案工作的发展思路和工作标准，继而纳入整体考核体系中。至上而下层层宣传档案工作，以体现档案工作的重要性，提升档案工作在医院发展中的地位。
只有重视才会投入人力和设施，医院档案管理应该以电子档案为新的起点，积极引进电脑管理软件，建立医院档案信息系统和检索系统，实行计算机管理，逐步实现档案管理电子化、网络化。能够及时、高效、准确、动态地对档案信息进行处理、管理和利用，扩大医院档案的信息量和利用价值。
2.2 创新医院档案管理系统，加强制度建设
明确医院档案管理工作的意义，建立科学的档案管理体系，完善档案管理的制度。成立专门的档案管理部门，将其从原来所附属的行政办公室中分离出来，并明确职能，在职能科室和临床科室中明确档案兼职人员及其工作职责，形成管理体系。领导的重视和支持是健全档案管理制度的关键，结合医院的工作特点和档案管理的实际需要，制定科学、合理、可操作性强的规章制度，建立健全《医院档案管理制度》，制定相应的《医院档案信息管理办法》，使档案管理工作有章可循，行之有效[3]。制定相应的考核制度，将档案管理工作纳入科室的责任目标中，将档案制度实施情况纳入医院的奖惩体系中，做到有功必赏、有过必罚、科室共建、责任到人，充分体现制度的权威性，依靠制度强制科室加强档案的管理，提高水平。
2.3解放思想、更新观念，逐步实现档案信息化建设
档案管理人员应该根据医院的发展和动向，主动深入一线和职能部门，通过专、兼职档案人员调查了解，反馈医疗、科研、教学对档案信息的需求，提高医院档案数据的层次性和敏感性，对行政管理、科研创新、临床实践所形成的有参考价值的文件资料进行重点管理，形成档案信息网络，有针对性地为行政、医疗、科研和教学工作提供信息。
医院档案管理工作的重点应逐步由基础工作发展到信息工作，利用电子计算机联网和其他硬件设施，实现信息、档案一体化管理，有利于统一规划，统一收集整理，统一加工统计，统一目标体系，统筹各类信息结构[4]，这样不仅便于收集、检索、利用，更重要的是为建立医院信息管理系统，进而形成医院管理系统化，为实行信息资源共享打下良好的基础。
2.4 打造队伍，创新服务模式
首先，明确职能，固定人员，形成至上而下的档案管理体系，打造专职带动、指导兼职的整体队伍，形成档案室带动机关职能科室，并向临床辐射的整体局面。其次，综合实际情况，采取灵活多样的教育培训形式，争取多参加档案专业的学术交流，开阔视野，创新方法。根据实际需要，举办专业理论和工作技能的专项培训，专职档案人员定期向兼职档案人员进行深入一线的现场业务指导。再次，档案管理人员自身要充分利用信息技术，加强档案管理专业知识的学习，加强对计算机知识和档案管理软件等信息技术知识的学习，培养具有创新精神的复合型档案人才。
档案工作人员根据利用者的不同需要，以自身所具有的档案资源，及时分析形势，进行档案信息加工，有目的、有计划、有方法地对档案信息进行整理、分类、整合，挖掘医院的档案信息资源，以统计、编辑的方式为领导提供决策参考，以网络化的手段对档案信息进行咨询服务，不断创新服务，探索适合医院整体发展的档案工作模式。
总之，随着医疗制度的深化改革和医院的飞速发展，外界整体环境及医院自身建设都对医院的档案管理工作提出更高层次的要求，新形势下，必须清醒地认识到医院档案管理面临的新问题，不断思考、总结，采取积极的措施，探索医院档案工作发展新模式。
[参考文献]
[1] 赵鲁琦.浅谈医院综合档案管理现状与对策[J].兰台世界,2008,(1):15.
[2] 陆蓉.对做好当前医院档案编研工作的思考[J].北京档案,2010,(8):31-32.
[3] 刘承志,朱洁,吴蔚.医院档案信息化建设探讨[J].中国病案,2010,11(12):53-54.
[4] 张秀玲.医院档案管理现代化是医院持续发展的重要保证[J].档案,2009,(6):56-57.
[5] 孙红方.浅谈医院档案管理[J].经济研究导刊,2010,(13):178-179.
（收稿日期：2011-10-27）
