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文/中国戏剧出版社有限公司 高峰
OA办公系统是一个企业综合管理的工具，企业通过它的运用来贯彻企业管理制度的落地与执行。OA办公系统的普遍应用，除了能进一步规范工作流程，快速有效地处理公司综合管理的相关业务，使公司相关管理事务工作在自动化、网络化、无纸化，规范化等方面不断提升之外，还可以推进协同工作、提升企业整体运营效率，达到科学治企的目的。
中国戏剧出版社成立于1957年，是中国唯一的戏剧专业出版社，出版包括戏剧理论、戏剧教材、剧本库、艺术教育、音乐教材、音乐文化、艺术家传记馆、人文社科馆等精品图书。中国戏剧出版社根据国家深化文化体制改革的要求，于2016年完成改制成为有限公司，随即推行系列科学治企的改革措施，陆续制定并出台了系列管理制度，涉及行政管理、人力资源、经营合作和财务管理等方面，为科学治理企业，优化公司薪酬、考核改革，完善内控体系建设，调动全员工作积极性和主观能动性提供了有力支撑。
公司于2018年响应上级的号召，开始建立并推动OA办公系统。在OA办公系统的开发上，公司结合当下的具体业务类型和亟须解决的主要问题做了阶段性建设。办公室作为牵头部门，对每个上线的业务板块的工作思路、工作流程进行分析，将相关基础数据录入，设计出相对应的网上审批流程，每个流程节点都与相关工作岗位人员相对应。前期依次建立了日常办公、业务管理、财务管理三大模块，大体上涵盖了公司综合管理的主要事项。其中日常办公包含用印申请、发文管理、签报管理、请假申请等10个业务板块；
业务管理包含了招投标管理、合同评审、发票申请等8个业务板块；
财务管理包含了费用报销、付款申请、固定资产申请等12个业务板块，基本达到了办公自动化、标准化、规范化的管理要求。经过测试和磨合，已经初步实现了自动化办公的需求。通过推进OA办公系统的使用，不但加强了公司办公信息化建设工作，规范了审批流程管理，而且有效预防了内部控制的缺陷。目前，公司OA办公系统使用率不断提升，流程不断优化，切实提高了工作效率、提升了工作质量。笔者就OA办公系统在中国戏剧出版社有限公司综合管理中主要板块的重要应用和实施进行前后比对分析。
（一)发文管理。出版社的发文管理，主要包括管理制度、规定办法、人员任免、重要通知等内容。发文有着规范的文号，签发人、接收人、抄发人、发文数量、发文日期等关键要素。OA办公系统上线后，公司的发文管理统一归口到办公室，通过流程的设计及流程节点的控制，实现了发文拟稿、主任审核、分管领导会签、审核文稿及附件、总经理签发、归档等全程管理。通过规范的流程管理，实现了发文工作编辑、流转、审批等各个办公环节的无纸化操作，减少了公文处理人员的工作量。OA办公系统的发文管理审批流程完结后，办公室通过电子邮件，按要求发送电子版文件给相关部门，实现了信息的发布与传递。纸质文档按编号进行归档，便于后期查询，降低了资源成本的支出，避免了纸张浪费。
（二）印章管理。出版社的印章类别主要包括公章、合同章以及各部室印章，原有印章分散在各个部室，管理用印不规范现象时有发生。在未开发OA办公系统“用印申请”模块之前，公司对印章的申请使用主要以填写纸质审批单为主，纸质审批单需要不同领导签字，效率较低，且申请人填写的用印理由不清楚给后期的复核工作增加难度。如若出现岗位调动，经手人员很容易遗忘所加盖印章的具体内容。上线OA办公系统的“用印申请”，清晰了审批流程，明确了用印的类别。申请人在填写用印申请时需将用印的文件电子版或图片上传至系统附件，系统将永久性保存这些数据，方便日后的查询及追踪，极大地提高了办公效率。
（三）请假申请。考勤管理本是出版社综合管理的重要工作，与每个员工息息相关，为此公司出台了十分详细的考勤及休假管理办法，规定了各项请假的要求，涉及调休、事假、病假、年假、婚假、产假、丧假、探亲假等多种类型的请假模式。在没有上线OA办公系统之前，请假是一个复杂的审批流程：员工事先填报纸质《请假申请单》说明假别、请假起止日期、天数、时间及请假原因，经层层审批后交考勤管理员处登记作为计算月度考勤和年度考核的重要依据。OA办公系统上线后，通过系统模块设计，下拉菜单自动选择请假类别，自动核减请假天数、通过*号必填项自动拦截不符合请假要求的申请，审批流程直接在系统内操作，使工作化繁为简。同时申请人还可实时查询自己各类假期的天数剩余情况，进行合理分配和调整。每月月底前，考勤管理员登录系统自动汇总记录及统计《请假申请单》，避免了人为统计可能造成的遗漏及计算核减的工作量，真正做到了考勤与休假管理规范，优化了公司工作秩序，也维护公司和员工的合法权益。
（一）合同评审。此处合同是指公司与自然人、法人、其他组织所签订的事关风险、责任和利益分配的经济合同，合同类型包括但不限于合同（书）、协议（书）、合作意向书、战略（框架）协议、具有法律约束力的备忘录，以及格式化的委托加工书、定单等形式的法律文书。公司每年要根据业务需求签订几百份合同，尤其是关于图书的出版合同、销售合同等。合同管理必须遵循依法合规、责任明确、监督制约、防控风险的原则，严格依照规定的授权、审批程序，实施全程管理，为此需要投入大量成本进行科学管控。
OA办公系统上线后，合同经由系统内“合同评审”模块发起审批，发起人将合同文本及相关附件及时上传，后续部门主管、公司法务、分管领导依次进行审核后报总经理审批，期间可以进行合同驳回修改，直至符合相关规定。审批通过后，发起人将总经理签字的纸质合同进行盖章，印章管理员盖印后在系统内点击“已盖印”结束合同审批流程。同时，合同评审后进行用印，申请人无须再次发起“用印申请”，公司合同承办部门妥善保管纸质合同，形成完整的合同档案，从而实现了公司合同管理的闭环模式。规范的合同管理，能有效防范法律风险，保障企业合法权益。
（二）发票申请。由于签订出版合同和图书销售合同的数量较多，在回款时，申请开票就成了必然流程。财务室的出纳要对各个部门每个业务人员每月的不同的发票申请及开票登记进行汇总。起初这样的繁琐工作，并没有审批流程，业务人员只要拿着开票信息就可以到财务室申请开票，如果不能及时登记、汇总，就完全有可能造成错开、误开、发票遗失等问题，无形中形成了一定的风险隐患。OA办公系统通过“发票管理”模块的设计，加入了发票申请的审批流程，设计了开具发票的类别、购货单位开票信息、购货明细、货款是否回收及是否签订合同等附加审核内容。申请人只要将相关信息如实填写，即可顺利进入审批流转。财务开票人员可登录系统，查询申请人开票要求及时进行开票处理，申请人提请的“发票申请”审批结束后，即可至财务开票人员处领取发票，财务开票人员在OA办公系统批示“已开票”结束开票流程，从而彻底规避了无审批流程的风险，实现了发票管理的科学化。
（一）对公业务—付款申请。公司进行日常业务拓展必然涉及财务的收入及支出。在OA办公系统的财务管理模块中，特意进行了对公业务支出和个人业务报销的两个并列项。对公付款环节，针对并已取得客户开具发票的，经由“付款申请”完成付款流程申请，其中涉及付款客户的信息，如现有的数据库里空缺，发起人可在预付厂商中选择“未知项”，在“收款信息”项内列明收款人信息，在发票明细中罗列发票内容、上传合同附件，在费用明细中选择自己所在部门作为成本中心，进入审批流程。待审批结束后，财务依据OA办公系统内申请内容，最终完成支付。这样就能严格按照流程设置使业务人员和财务人员完成网上工作对接，付款流程规范、科学、高效，同时也避免了人为或手工可能造成的各种阻碍正常付款的因素发生。
（二）个人业务—费用报销。公司相关人员为企业生产经营业务的需要，招待客户、合作方以及其他外部关联人员的活动，由此产生的交通费、停车费、业务招待费、购买赠送纪念品费用等，需要进行费用报销处理。公司有着明确的人员业务支出管理实施细则，以上费用均纳入各部门的年度预算管理，公司员工在日常工作中，涉及以上相关费用报销时，可在OA办公系统的财务管理模块中，经由“其他费用报销”版块完成报销程序。版块设计中根据员工职务的不同，比对细则中报销额度不同，填写OA办公系统里的报销单时，涉及填写收款人信息、报销明细，选择个人所在部门作为成本中心后进入审批流程。财务依据业务支出管理实施细则中的报销不同额度进行复核，符合要求的完成报销，不符合或者超标的退回申请人修改。业务人员和财务人员仍然是依规依则进行网上对接，报销流程规范、科学，经得起审计。
在公司OA办公系统投入使用后，经过不断地测试磨合和员工使用方法的培训，现在已经逐步成为员工经常使用的办公工具。但随着公司管理需求的不断提升，旧版OA办公系统在很多方面已不能满足用户需求，尤其表现在硬件升级和解决移动办公需求等方面，如系统兼容性较差，不支持多种浏览器、系统功能相对单一，技术已经落后、出现系统运行不稳定，速度缓慢等问题，使系统的升级需求不断凸现。软件方面，为进一步规范业务管理、提升流程效率、优化协同、强化管控、提升移动办公能力，拟进行2.0版本设计，如提升系统兼容性和用户体验、增加移动办公能力、提升集成能力、具体如人性化UI/UE设计、主流浏览器支持、一站式审批查询、可视化会议申请、快速查找待办、提交撤回功能、转处理人办理、工作委托办理等，优化业务流程等已经提上了日程。建议公司在保证原有系统功能正常使用的基础上，结合出版单位业务特点，向兄弟单位取经学习，尽快设计开发，提升系统易用性，确保符合公司快速发展的需要。
OA办公系统在出版社的具体工作中的应用不仅表现在以上主要介绍的三大版块。在出版社综合管理，尤其是人力资源和业务考核的工作中，还有一些暂时无法在OA办公办公系统里实现的业务类型，如图书版税支付、员工绩效考核等。一方面，公司继续沿用相关的纸质审批表和签批流程；
另一方面，公司也积极征求领导和技术开发方的意见，做好系统流程设计推演，协商是否可以通过OA办公系统中的系统升级或者模块的添加完成开发，最终推动公司管理工作再上新台阶。随着OA办公系统的不断推广和员工使用频率和使用习惯的不断提高，出版社综合管理的工作效率也在不断提高。近年来，公司不断深耕戏剧戏曲专业领域、出版专业类著作及专业教材教辅，推进品牌化、专业化，每年推出大量文化艺术类经典著作，引进各类专业和管理人才，以卓越优异的专业品质享誉海内外，已经成为中国最重要的专业文艺出版机构之一，实现了高质量发展，其中，OA办公系统的开发和使用起了关键的推动和支撑作用。
