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文/中国电子科技集团公司第二十九研究所 刘紫秀 马逸竹
企业科研项目档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。科研项目档案收集归档工作是科研管理的重要组成部分和科研活动的重要环节。在军工企业的建设和发展中，尤其是在装备的研制过程中，会形成大量的科技档案信息资源，这些资源是装备研制、课题研究、科研管理等各项工作的依据和科研创新的基础，是军工企业重要的技术储备，因此科研项目档案的管理显得尤为重要。军工企业的科研项目通常研制周期比较长，有的长达五六年，在研制过程中牵涉的工作面比较广，参与研制的科研人员和管理人员较多且具有流动性，这些因素都会给科研项目档案管理工作带来很多挑战。
（一）科研项目档案管理模式落后导致文件归档不完整、不合规。在绝大多数单位，科研档案管理仍沿袭着旧的行政管理模式，研发部门将科研文件整理好后移交给档案部门，档案部门只负责这些科研档案的保管和利用等工作。档案部门作为一级行政部门，档案工作的运行独立于科研生产活动之外，在很多方面与科研生产活动严重脱节。企业科研任务不多时按照这样的模式工作还较顺畅，但是在型号项目多、产品交叉、批次重复等复杂的情况下，这种管理模式就会出现很多弊端。档案管理不能有效发挥作用，在文件归档时出现归档随机、重复归档、文件缺失等各种问题。
（二）科研人员的档案意识薄弱。有些科研人员明天报奖，今天归档，归档材料不完整，质量不高；
有些科研人员不懂专业，习惯于被动移交方式，将重要的文件材料遗漏；
有的科研项目由多人完成，档案人员不能逐个收集，也造成科研文件材料的不完整。另外，在平时的工作中，对科研人员开展的档案相关的培训较少，导致科研人员对科研项目应归档的文件范围和要求不清楚，在工作中往往忽视对文件的收集归档工作。
（三）企业现有的科研档案管理规章制度较少，制订较早且滞后于目前的发展需求。近年来，军工企业型号项目逐渐增多，归档的文件量也与日俱增。而专门针对科研项目档案管理的规章制度却没有根据实际情况进行更新和增改，不合时宜的规章制度依然存在，制度体系仍然存在一些空白和盲区。虽然企业已制订了一些科研档案归档管理办法，但没有建立相应的文件归档监督机制，未对科研人员归档的规范性进行检查约束，没有明确科研档案管理过程中科研管理部门、科研档案管理人员、科研项目负责人的职责，没有真正落实“四同步”制度，在科研档案归档中缺乏行之有效的手段，致使科研档案归档工作处于失控状态。
总之，军工企业科研项目档案在管理中还存在很多问题，企业的快速发展又给档案管理带来了很多新的挑战，科研档案管理模式如何转型已经成为企业亟待解决的问题。加强科研项目档案管理，对于完善企业科技管理体系、促进企业信息资源开发、服务企业中长期发展具有重要意义。
（一）各企业即将开展科研项目档案专项验收工作。随着企业科研生产任务的加重，科研产出文件量与日俱增，提升科研档案管理水平对科研生产具有十分重要的意义。传统的科研项目结题验收时，只审查定型文件，不审查科研过程文件。因此定型文件通常会严格按照要求归档，而研制过程文件归档往往不规范。军工固定资产投资项目具备完善的档案验收机制，科研项目档案恰恰缺乏相应的验收管理机制。在固定资产投资项目的管理过程中对项目档案的管理更专业，制度更完善，在项目验收前须通过档案专项验收，才能开展竣工验收。在这样的考核机制下，固定资产投资项目档案的管理变得更规范，文件归档及时且质量得到了保证。目前，为加强科研项目档案的管理，充分发挥科研档案的价值和作用，应借鉴军工固定资产投资项目对项目档案的验收机制，国家相关部门已经制定了针对科研项目档案专项验收的制度，在科研项目验收过程中加入档案专项验收工作，只有通过档案专项验收才能开展项目最终验收。目前，电子科技集团公司也提出了科研档案验收是科研项目结题或验收的必要前提，未经科研档案验收或验收不合格的，不得进行科研项目结题或验收。科研项目档案验收机制的制定将促进科研档案的管理向规范化方向发展，文件归档质量将会得到很大的提升。对科研项目档案进行专项验收将成为各企业科研项目验收工作的重要内容之一。
（二）科研档案管理模式面临从单纯收集管理向主动提供知识服务的模式转型。现今，新技术的快速发展引领着军工企业的管理模式不断革新，传统的科研技术和管理方式都在变革，档案服务方式也朝着多样化方向发展，服务形式和范围不断扩大。档案部门不仅限于信息保管工作，还要向信息资源中心转型。档案人员面临管理思维的转变，从被动收集管理向主动提供知识服务转型，要充分利用馆藏资源，对馆藏档案信息进行分类、整合，建立全面丰富的企业档案资源库，使其隐性知识显性化，促进知识应用于实际科研生产及经营决策全过程。充分利用档案资源，转变档案服务方式，对用户的需求进行研究整理，为科研项目管理提供精细化的知识服务，实现档案价值的最大化。
（三）传统档案馆向数字档案馆方向发展。未来我国企业档案工作应以构建数字档案馆为目标，以档案信息资源建设为核心，以档案信息系统建设为基础实现一站式管理，以提供档案信息服务为目的，实现档案信息向知识的转化。科研档案管理不仅局限于单纯收集管理档案，更需要不断引进新技术，创新管理模式。科研档案中蕴含大量的科技知识，如何将这些知识运用起来为科研工作提供更高效的服务，已成为未来的发展趋势。知识构建作为一种崭新的知识资源构建形式，采用先进的知识技术和理念，提供信息资源开发链上较高层次的知识与治理，营造智能的知识空间及和谐的知识生态环境，为数字档案馆知识服务提供新思路与新途径。知识服务将成为科研档案管理中新的发展方向，同时也将引领传统档案馆向数字档案馆方向发展。
传统的档案管理工作中，对科研文件数据处理的主要工作就是将已经收集到的纸质文件进行电子化，提供给科研人员利用。随着信息技术的快速发展，以提供档案查询作为主要服务的传统业务正面临着冲击与挑战。数字档案馆的研究和建设将改变档案的利用方式，将促使档案管理模式向信息化转型，提供更加便捷、高效的服务。数字档案馆的建设关系到企业未来的发展，也将成为信息时代档案行业的发展方向。
近年来，军工企业的科研项目越来越多，对企业的各方面管理都提出了更高的要求。做好科研项目档案管理工作，有助于企业科研成果迅速转化为生产力。对标科研项目档案的专项验收机制，需要企业不断完善档案管理体制机制，采取相应的改进措施将档案管理融入科研项目中去，化被动管理为前端控制、过程跟踪管理。
（一）健全科研项目档案管理制度体系。军工企业的科研项目通常都是规模很大的型号项目，项目研制周期长、管理人员不稳定。科研项目档案管理制度的欠缺会导致科研档案的管理混乱，管理效率低下。管理过程中无章可循，更难以对科研人员的归档规范性进行约束。科研人员在日常的工作中不注重归档要求，归档随机、不齐全、不规范，在项目准备验收时大量地补文件，造成档案的混乱和缺失。因此要尽快健全科研项目档案管理的规章制度，根据科研项目管理的变化对旧的规章制度进行及时修订，对欠缺的规章制度进行及时补充，以更好地开展科研项目档案管理工作。建立科研档案预立卷制度。即在科研项目合同签订起就开展预立卷，档案管理人员根据不同项目的特点和要求，编制需要归档的目录，提供给科研人员作为归档的参考，在研制阶段随时收集需要归档的文件，从而提高归档的效率和质量。建立科研档案自查制度。在科研项目的不同节点，对要求归档的文件进行自查，以确保应归尽归，不符合要求的文件及时整改，以免由于项目周期长、人员流动性大、项目涉及面广造成文件遗漏，而在最终结题验收时增加整改难度。另外，在项目档案专项验收前进行自查，对签署错误、复印件、重复归档等问题进行全面清理和整改，以保证项目顺利通过档案专项验收，同时提高了科研项目档案的归档质量。
（二）建立科研项目档案考核机制。军工企业的科研项目档案管理意义重大，要建立相关的考核与奖励机制，才能保证科研项目归档高效进行。建立、实施和保持企业档案工作考核评价管理制度可以使档案资料管理工作始终处于受控状态。要建立适用军工企业管理体制的档案工作考核评价管理模式，在科研项目立项阶段就将归档要求列入工作目标与验收要求中，同时明确归档责任主体，作为项目开展过程中的考核指标。在科研项目达到各个节点时，对其归档情况进行考核，有助于更好地把控科研过程文件。在项目鉴定定型阶段对科研项目档案进行专项验收，验收通过方可进行鉴定。验收没有通过的项目不能进行鉴定，需要进行整改，整改后重新申请验收。同时对归档情况良好的项目团队给予相应的奖励，以提高科研人员归档的积极性。
（三）加强企业档案文化建设。企业档案文化建设，对于提高科研人员对文件归档的重视程度、体现科研档案工作的重要性有着举足轻重的作用。目前，企业档案文化建设意识总体薄弱，表现为企业领导对档案文化建设意识不强，员工对档案文化建设的主动性、积极性不高。这是由于档案工作基本游离于科研生产活动外，没有融入科研项目研制过程中，没有对过程进行把控，导致科研人员轻档案重项目。平时的工作中，只靠档案部门的努力是无法将科研档案管理工作与科研项目结合起来的。因此，应当在科研项目鉴定前，将科研档案纳入鉴定工作中，坚持档案不齐全、文档不规范不予盖章验收，提高档案在项目研制过程中的分量，以提高科研人员对文件归档的重视。另外，应当对科研档案工作进行多方面的宣传，将宣传工作作为档案工作的一部分，在扩大科研档案工作影响的同时，建立起企业档案文化，让档案文化深入人心，潜移默化地影响科研人员。多组织一些档案知识的培训，将档案事业当成企业文化的一部分，融入科研生产中，提升科研人员对档案的认识和重视程度。
（四）创新科研项目档案管理理念，提升信息资源整合与系统开发能力。档案管理人员要创新科研项目档案管理理念，在收集保管工作的基础上，向主动服务模式转变。要从单纯的借阅利用模式向提供知识资源库转变，要提升档案人员的信息资源整合能力，推动档案馆向智慧化方向发展。档案人员要同科研人员进行深层次的沟通，针对用户的需求创新档案归档与利用归还的模式。要借助科学技术优化管理方法，对馆藏的丰富资源进行深度挖掘，建立知识库，为科研项目的研究提供有力的支撑。对科研档案的资源整合是优化科研档案管理的基础。目前，国内对科研档案信息资源的整合研究尚处于起步和探索阶段，国际上以美国加利福尼亚州为首的档案馆在线项目（OAC）已经取得了不错的成绩。资源是服务的基础，因此我们应加大对科研档案资源整合的学术研究，提升资源整合能力。档案人员不仅要学习更新档案管理知识，还要学习了解计算机技术、大数据技术、智慧文本等信息技术，为档案信息化工作做好总体设计。科研档案数字化后以数据形式存储，利用智慧文本技术对这些数据进行深度挖掘、整合，针对重要的科学技术信息建立资源库，搭建智能化的档案管理平台，为用户提供更高效的服务。
军工企业的科研项目档案管理过程中还存在很多问题，档案工作如何顺应新时期的企业发展，在科研工作中发挥最大的价值，需要档案人员不断努力，创新科研档案管理体制，转变管理理念，引入信息技术助力科研档案管理向智慧化方向发展。企业科研项目档案管理工作任重而道远，仅靠国家层面的法律规章是无法做好科研项目档案管理工作的，需要综合计划部门、研发部门、生产部门等共同努力，从上至下进行制度构建，建立管理网络体系。同时，还要加强科研项目档案管理理论与实践研究，加强档案文化的宣传与建设，将档案工作的意义与严肃性融入企业文化中。创新档案管理理念，改革科研档案管理模式，促使企业科研项目档案管理向标准化、信息化方向发展，以优化企业科研项目的管理，为科研项目的顺利开展打好坚实的基础。
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