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韩 婧
（石家庄市第二医院，河北 石家庄 050200）
干部人事档案其工作是记录干部经验、政治思想、品德作风、工作能力、工作业绩等文件资料，将此作为考察和正确选拔的依据。随着医疗事业的快速发展，对医院各方面的要求也在逐步提升。医院实施精细化的人力资源管理是确保医疗服务有序开展的前提[1]。当医疗队伍、医疗人员相应扩充，进行高效管理的难度也随之提升。从传统的工作模式上思考，医院以往进行人事档案管理并未充分利用信息化技术的便利，在工作上有较大的人力资源损耗，工作进度较为缓慢，工作结果会受各方面因素影响存在不确定性。新医改下，对医院人力资源管理方面提出了更高的要求[2]。医院充分运用现代信息化技术来改善干部人事档案管理以实现人力资源的优化，是相应新医改号召需进行的重要工作。结合大部分医院在干部人事档案管理中普遍存在的问题进行探讨，积极思考信息化技术融入的可能性，通过各项优化措施解决显著问题，可有效提升医院人事档案管理的质量，促进人力资源朝着精细化方向改革。
1.推动档案发展
新医改形式下医院开展人事档案管理必须要改掉既往粗犷化的管理模式，朝着精细化方向进步[3]。精细化档案管理势必需要相关工作人员投入更多的精力去完善、改变、革新以往人事管理中存在不足的地方[4]。由于医院队伍不断增大、相应医疗人员不断扩张，此项工作涉及的内容、覆盖面也在逐步扩展，繁杂且庞大的工作内容单靠人力完成其任务量是较为沉重的。在此基础上充分利用信息化技术的便利，将一些烦琐且复杂的事项交由计算机处理，可较大程度改善现状，提升工作效率。同时，利用信息化进行档案管理内容的添加，可实现无纸化办公，促进人事档案信息在线传输和共享，让档案管理工作更加高效、便利。
2.实现资源共享
通过信息化技术进行干部人事档案的优化，相关人员可在线上系统中快速调取指定人员的档案，实现高效管理。同时，将线上管理系统开放给相应部门或相应人员，可以实现部门与部门之间、部门与人员之间的信息共享。共享可结合医院实际需求，对相应内容、信息等进行共享，若人员之间需要协同合作修改、更新干部人事档案中的信息，还能实现共同在线编辑，将编辑结果及时同步更新，让档案更新更加高效化。
3.提高管理效率
人事档案管理是一项复杂且烦琐的工作，在信息化技术还未充分应用时，使用纸质档案处理相关事宜工作量较大也容易出现档案遗失等风险[5]。就具体内容进行分析，当需要对部分人员进行薪酬调整时，需要对档案进行反复查阅，这样一来不仅工作效率低下，更容易因为操作问题导致档案损毁或遗失，产生不必要的影响。在信息化技术引入后，通过线上平台的帮助医院即可成立与纸质档案内容相等的电子档案，通过电子、纸质档案共同配合实现资料快速调取、良好保存，不仅可以减轻相应的工作量，而且还能够降低纸质资源浪费，节约医院资源。
1.人事档案管理信息化
人事档案管理从纸质化过渡到电子档案是促进效率提升的必然需求[6]。在进行人事档案管理时可结合医院实际情况选择符合医院内部需求的系统软件用于人事档案管理。通过线上系统的帮助对档案进行分类管理、收集储存、有效利用等，以此充分发挥信息化技术的便利，促进人事管理档案实现优化。
2.人事档案资源数字化
从既往人事档案管理工作中跳脱出来，医院需要对传统纸质档案进行搜集整理，将纸质档案的内容进行数据化处理。要知道，医院人事档案信息化的关键点就是将资料档案信息数字化，以数字化为基础运用现代信息技术进行处理，能够提升处理信息的效率，减轻工作烦琐程度。
3.人事档案检索自动化
在纸质化档案管理模式中，相关工作人员要想检索指定人事档案需要通过人工操作的方式从库房中调取相应内容再进行核查，这种方式效率低下且容易消耗掉不必要的时间，在紧急情况下会对相应工作形成阻碍。利用信息化技术提升检索的自动化，在线上平台进行信息检索只需要输入关键词或者制定编号即可进行快速调取。在线上检索还能结合相应人员的需求进行快速自动检索，不论是检索的效率还是检索的准确率均比常规方式更出色。
4.人事档案服务网络化
依托于现代信息技术，医院人事档案的传输可实现网络化[7]。网络化的便利之处是可以将医院内部网络作为基础，在医院内部通过OA 办公进行档案资料传输、审核、储存和鉴定，提升档案管理的效率。网络化在实现信息共享、信息同步处理的同时，医院还能对不同人员开通不同权限实现认识档案个性化管理。
1.档案管理模式单一
干部档案管理工作需具备一定的保密性质[8]。在既定的工作流程下做好相应的档案管理，相关人员一旦熟悉相应流程，那么流程下的内容就会相对固定。长期固化的管理模式会导致人员丧失激情，失去灵活的应变能力。在进行档案管理时可能存在信息泄露的风险，同时相关人员的工作质量和工作效率也会受传统管理模式影响，呈逐步下降然后保持平稳的状态。在传统管理模式下人员不必寻求过多的变化即能完成日常工作，容易产生懈怠心理。在对档案进行归档、查阅或登记时容易出现延误、遗漏登记等情况。若医院只是在传统管理模式上进行优化，那么模式始终还是处于相对单一的状态，不能达到较好的效果。
2.相关人员意识和素质不足
将现代信息化技术引入医院的日常管理中，可以提升管理的效率，降低相关人员的工作量，促使各项工作有序开展[9]。结合实际情况，医院在缴费、挂号等方面已经熟练运用信息化技术进行相应的处理，医院可通过挂号的便携度提升、缴费的智能化提升感受到信息化技术的促进作用。但在人事档案管理上，信息化的介入还不够充分。原因是受既往工作模式影响，大部分医院适应了纸质档案的管理、储存和分类，认为在既定情况下，实施相应变革会增加一定程度的工作量。受领导层类似思想的影响，对既往工作模式过于依赖或不积极寻求变革，那么信息化的引入势必会受到阻碍。受限于领导层、相关人员意识方面的影响，信息化技术一旦推进迟缓或难以推进，那么医院则不能深切感受到信息化带来的便利，从而形成恶性循环，不积极采取变革，依旧使用旧的管理模式，依旧在人力资源上浪费较多资源，导致变革的进程再度放缓。
一方面，受人员意识限制，档案管理容易受到阻碍；
另一方面，人员综合素质也会对档案管理造成影响。相关人员若综合素质不高，那么在实施信息化技术引进的过程中，势必会受到工作模式上相应变化的冲击，使之不能同既往工作实现良好的融合。基于此情况，档案管理的革新则难以开展。人员综合素质涉及专业素质、思想素质、协调能力等多个方面；
专业素质欠缺则容易在引入信息化管理后无法适应，难以充分利用线上平台实现工作方面的积极转变；
思想素质欠缺人员则容易出现抵触心理，拒绝接受信息化技术的融入，依旧主张或依旧实施旧的管理方式，对新的改革不认可、不服从；
协调能力欠缺容易在工作衔接上出现问题，导致相应工作开展困难，部门与部门、部门与个人之间的协调出现问题。
3.档案更新频率不足
若医院研究传统的管理办法，使用纸质档案保存干部相关情况，那么受大体量的影响，医院难以用较高的频率、准确规定的期限进行档案更新。这是因为纸质载体会随着人员逐步扩展而变得越来越庞大，定期更新需要对既往资料进行核查，从而进行相应项目的更新。庞大的体量会增加相关人员的工作量且传统管理模式存在较多的不确定性，受人为因素影响，档案信息易缺乏有效性和可靠性。基于此情况下进行纸质档案更新，容易出现耗费人力较大却不能获得较好成果的现状。并且，随着医院从业人员数量的提升，需要进行全面记录与人力资源整合的需求越来越强烈，若医院不能通过人事档案管理及时掌握人员基本情况，那么容易在人员分配上出现纰漏，影响医院的人力资源管理。
1.完善档案管理系统
以干部人事档案信息化来实现人力资源精细化管理，首先就要建立起完善的档案管理系统。在线上建立完善的系统不仅仅是将相关数据“搬”到线上系统中就行，而是要形成相应的体系并确保系统能具备安全、准确、便携的功能，为线上档案管理提供帮助。建立健全线上管理系统，首先，需要解决以往数据易出现错误、遗漏等情况，确保数据的准确性。同时，系统应具备良好的信息收集和分析水平，当相关人员进行关键词搜索、数据信息筛选时，系统可以通过分析整理快速调取人员需要的资料。在进行高级检索操作时，系统需在保持效率的同时确保信息的准确性，以此来降低烦琐的核对、调取等流程，充分展现线上系统所带来的便利。其次，要认识到干部人事档案信息的重要性，在人力资源调度与调整上做到公平、公正。因医院干部人事安排、任免必须要基于真实、准确的前提下进行，所以进行人事档案调取时需在确保安全性的情况下，保证信息的准确程度，为调度及调整提供参考依据。最后，干部人事档案应具备一定隐私性，线上系统需确保整个系统是安全的，才能对所有信息资料负责。在进行信息调取、核查等操作时，需保证信息的安全性，确保信息不会被篡改、私自下载等。为提升系统的安全性可结合技术开放人员设置适用于内部的防火墙或其他安全保障措施，提升系统内信息资料的安全性。
2.提高档案信息化管理水平
实现人力资源精细化管理就需要在了解其综合性和复杂性的前提下，充分发挥各部门人员的力量，为高效管理做出贡献[10]。在干部人事档案信息化建设过程中，医院需要整个多个部门的力量，实施明确的分工机制。对各部门人员进行精细化管理，将部门下人员的工作进行充分落实，才能确保管理有条不紊地开展下去。从人事档案材料形成之初即开展人力资源精细化管理，医院可就人事处进行分工，让部门主要负责年度考核、工资变动、职称晋升等内容并将具体工作落实到相应人员手中。党办部在人事档案中主要负责交送入党材料、政治审核等，可对应将工作分工到相应人员手中。同理，工会和纪检查部门主要负责奖惩材料，医务处负责医师职业变更，将相关部门所涉及的事务进行精细化分工，在充分利用人力资源的前提下可保证相关内容顺利推进，提高人员利用率，有效推动认识档案信息化的发展。
3.提升人员的综合能力
充分落实干部人事档案信息化，实现人力资源精细化管理，对相关人员的综合素质要求较高。为提升人员素质，医院需要重视人才培养，积极进行相应的尝试。首先，应该培养人事档案管理人员对信息技术的掌握能力。医院可定期邀请信息化领域讲师进行授课，通过专题讲座、一对一答疑解惑、实践操作等形式提升人员对信息化技术的掌握能力，为人事档案信息化的深入落实打好基础。同时，医院还需注重人员自我意识、责任感方面的提升，通过团队建设、专家授课等方式强化人员责任感和进取精神，促使人员能够以积极饱满的状态应对变化的工作内容。在自我意识提升上充分调动人员的积极性，为医院人力资源管理的改良提供强有力的支持。
随着现代化信息技术的逐步引入及运用，它所展现的优势已十分明显。在医院干部人事档案管理中充分运用信息化以提升管理的准确度和效率，对医院来说意义重大。同时，人事档案能够对人力资源优化配置起到促进作用，医院可通过此项革新改变以往粗犷的人力资源管理模式，朝着精细化方向前进。
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