【www.zhangdahai.com--其他范文】
赖娘妹，杨媛媛，杨冬叶，钟凡，林喜兰，何玉娇，李玉梅
（1 广州医科大学附属市八医院口腔门诊，广东 广州，510055；
2 中山大学附属口腔医院口腔颌面外科，广东 广州，510055）
耗材管理是口腔门诊护理管理工作的重要内容， 其管理质量直接影响到临床工作的顺利开展。口腔门诊耗材的种类、规格多，不同医护人员每次申领耗材也不尽相同。目前，大部分口腔门诊采用手工记账式管理模式进行耗材领用的管理， 即不同的申领者将需求登记在本子上， 负责耗材管理的总务护士凭登记本派发相应的耗材， 护理管理者定期汇总医生的耗材成本及库存数量［1－2］。由于申领者可能登记潦草、填写耗材名称不标准或错误，总务护士需与申领者再次全面核对，耗时耗力。护士承担临床护理工作，领取、派发过程中用时长会影响医护配合。
现仅有少数机构使用配套的信息系统进行耗材的领用管理［2－5］，个性化的信息系统使管理更精准方便，但需聘请专业的公司设计软件、耗资大、不利于推广。且以上方式均未实现申领者可根据耗材图片进行申领的功能，容易出现耗材漏领、错领，增加工作量。随着信息时代的来临，手机小程序不断推陈出新，对某些小程序进行充分利用，可简化临床护理工作，提高工作效率［6－8］。因口腔门诊耗材管理具有可追溯性强和成本核算到医生的特点，本科室自2019 年11 月开始，结合“耗材领用到个人”的专科特点，并基于微信小程序设计图文式耗材表单帮助申领者便捷申请所需耗材，总务护士准确地发放和核销耗材，护理管理者快速进行成本核算和统计库存数量，较大提高工作效率，现将方法和结果报道如下。
1.1 一般资料
本科室为综合医院口腔门诊，业务范围涉及牙体牙髓病科、口腔颌面外科、修复科、牙周科、儿童牙科、正畸科、种植科等，年就诊患者约3 万人次，开放牙椅11 张。
医生12 名，护士5 名，年龄22～41 岁，平均（33.4±9.13）岁，其中主管护师2 名，护师1 名，护士2 名，本科3 名，大专2 名。
科室护理质量管理小组由1 名护理组长、1 名质控护士及3 名组员组成，其中1 名组员兼总务护士岗位，负责耗材的出入库管理。
小组定期对耗材有效期、耗材质量管理、领用流程等内容进行检查，护理组长和质控员每月核对，门诊护士长每月抽查，层层质控，实现科室的三级质控管理。
科室实行非四手操作模式，1 名护士需同时承担1～3 个椅位的配合，护士承担临床护理配合，兼顾耗材管理，如耗材的申领、发放、库存清点、成本核算等。
1.2 方法
1.2.1 图文式耗材表单实施前 2019 年8 月－10 月科室耗材管理采用传统的手工记录方式。
每周五中午12：00 前医生手工填写纸质的 《耗材需求登记本》，12：00 后总务护士收集登记本，领取相应耗材的种类和数量，并派发到医生椅位，医生核对无误后在登记本上签名。
护理组长每月根据登记本统计各医生的耗材成本，并汇总当月库存数据。
1.2.2 图文式耗材表单实施后 金山表单是一款便捷的微信小程序，常用模板有表单、打卡、问卷、文件收集、考试、接龙、投票、快查等，具有周报、统计、可视化结果分析、多端可用、安全、私密、免费等特点。护理质量管理小组2019 年11 月－2020 年1 月使用金山表单的“表单”模板，根据耗材的使用频率及录入、查询和统计的方便程度设计图文式耗材表单，并对耗材进行管理。
1.2.2.1 图文式耗材表单的设计及其功能介绍 小组成员汇总耗材的历史领取的数据，将高频率领取的耗材，即近2 年每月领取≥10 次的耗材（共179种），归类到不同级别的目录。
一级目录（7 种）：根据库房耗材的诊疗用途、放置地点和领取习惯确定树脂类、根管预备类、根管充填类、冠修复类、车针类、正畸类、其他类等7 种一级目录的名称，分别放置在A柜（A1～A12）、B 柜（B1～B12）、C 柜（C1～C12）、D 柜（D1～D12）、E 柜（E1～E6）、F 柜(F1～F12）、G 柜（G1～G12）。
前面6 个一级目录为多项选择，如所需耗材不在前6 个一级目录里，则以填空的形式录入到第7 个一级目录——“其他类”。二级目录（18 种）：根据相对应的一级目录耗材类型确定二级目录的名称，使用金山表单的“表单”模板中的“题目关联”功能将同类型或相似度高的耗材关联在相同的一级目录下，且选择一级目录时，才显示相应的二级目录。
如点击一级目录“车针类”，可出现金鲨车针、绿标车针、蓝标车针、红标车针、黄标车针等5 种二级目录的选项。
三级目录（179 种）：以179 种具体的耗材名称作为三级目录的名称，并与上一级目录相关联。由于车针、根管锉、打磨头等部分耗材型号多、易混淆，如二级目录 “绿标车针” 有BR-31、CFO-32、CFO-54、CTC-11、CTF-13、CTR-13、CTR-62、CWR-13C等8 种型号作为三级目录选项，容易出现填错现象。因此， 各三级目录选项插入8 种相应型号的车针图片， 从而方便申领者通过图文选项正确填写耗材表单，减少误领。
同时，表单能够显示相应的耗材价格和动态的库存数量，有利于耗材的成本管理。有些耗材名称相近或太长时，为便于区分，可使用缩写或科室通用叫法， 如将 “A2 色3M ESPE FiltekTM Z350 XT 树脂” 缩写为 “3M 纳米树脂A2”，“3M/ESPE U200 自粘结树脂水门汀注射装(8.5g)56895（A2）”缩写为“U200”。
1.2.2.2 图文式耗材表单的使用方法 一是填写需求：
申领者每周五中午12：00 前用个人微信扫码识别图文式耗材表单生成的二维码，填写耗材需求，提交后生成答卷二维码并保存。二是准备耗材：总务护士中午12：00 后点击图文式耗材表单的 “数据统计”，根据后台自动生成的汇总数据准备耗材。
三是派发核销：总务护士派发耗材时，用个人手机识别申领者保存的答卷二维码，可查看所登记的耗材明细，双方核对无误后，总务护士点击“核销”，表示派发成功，后台汇总数据显示已核销，申领者无法修改原来填写的内容。四是统计分析：护理组长每月根据后台汇总Excel 表，统计耗材成本和库存数据。
五是成本核算与库存统计：护理管理者可使用“查看数据汇总表”功能查看并生成汇总表。后台生成的汇总表包含多选题选项（名称）和商品类选项（数量），多选题为一级目录二级目录，共19 列，与成本核算无关，可使用Excel 表的“隐藏”功能。由于生成的Excel 表列数多，手机电脑显示宽度有限，为了方便快速拖拉进度条查看，可选定姓名栏，使用“冻结窗格”功能。
为快速分辨各目录的耗材，表格采用色标管理，分别用白色、红色、黄色、蓝色、灰色、绿色代表树脂类、根管预备类、根管充填类、冠修复类、车针类、正畸类耗材。在首行插入库存数量和单价， 并使用Excel 表的求和或汇总功能，选定姓名栏，使用Excel“合并相同单元格”功能，月底可快速核算成本和查看库存量，并根据库存量生成耗材月度领取计划。
1.2.2.3 修改图文式耗材表单 为了方便汇总和减少遗漏，每位申领者在“收集周期内限填一次”，并允许在提交后“周期内可修改”，即申领者在收集周期内（本周五中午12：00 后～下周五中午12：00）可填写一份申领表单，并随时修改申领内容，在截止时间下周五12：00 时，后台只生成每位申领者的一份表单数据，以收集周期内申领者最后填写的内容为准。如核销后需要领取，即进入下一周期，重新填写申领表单，等待下周五派发。
1.2.2.4 保存和新建图文式耗材表单 为减少反复新建，耗材种类没有变化前，图文式耗材表单可设置为“长期有效”，收集周期“按周计”，耗材种类出现变化时，可“停止收集”，保存模板后新建修改。
图文式耗材表单的创建需进行测试和调整， 并进行全科医务人员的使用培训，最终确立后不可随意更改，以保证后台汇总数据的一致性。
当耗材品种或数量有改变时，如新耗材入库或耗材停产等情况，总务护士应及时停止旧表单的使用，此时申领者无法填写，接着以旧表单为基础，更新表单，重新开放填写权限，申领者即可使用新表单。
另外，为保证信息安全，金山表单只有管理者和总务护士有查看和编辑权限。
1.2.2.5 注意事项 全部录入本科库房专科材料近700 种，图文式耗材表单占用页面大，填写时间长，因此，并非所有耗材都需要填入图文式耗材表单，如每月申领频率少于一次的耗材， 其可以填空题的形式写在第7 个一级目录（其他类）。
1.3 评价指标
①图文式耗材表单实施前后抽查3 个月（12周）的医护人员34 人次申领相同耗材所需的登记时间（min/次）、每周总务护士领用派发相同耗材所需平均时间（min/次）、每月护理组长计算所申领耗材成本所需平均时间（min/次）及统计库存数量所需平均时间（min/次）。
②科室员工的满意度。
1.4 统计学方法
数据采用SPSS 20.0 统计软件对数据进行统计学分析，定量资料符合正态分布采用均数和标准差描述，比较采用配对资料t 检验，检验水准α＝0.05。
使用图文式耗材表单前后登记、 领用和派发耗材所需时间比较见表1。
使用图文式耗材表单后申领者每次登记耗材需求所需平均时间、 总务护士每周派发平均时间、 护理组长每月计算耗材成本所需平均时间及统计库存数量所需平均时间均多于使用前，前后比较，差异具有统计学意义（均P＜0.05）。
17位员工均选择新的登记模式，满意度为100%。
表1 使用图文式耗材表单前后登记、领用和派发耗材所需时间比较 （±s）
表1 使用图文式耗材表单前后登记、领用和派发耗材所需时间比较 （±s）
统计库存数量时间(min/月)(n=3)使用前使用后项目登记需求时间(min/次)(n=34)领用派发时间(min/次)(n=12)计算成本时间(min/月)(n=3)tP 3.71±0.68 2.54±0.45 11.804＜0.001 92.01±18.09 54.34±9.61 13.397＜0.001 28.65±1.42 9.76±0.42 22.186＜0.001 32.79±1.19 6.95±1.73 21.280＜0.001
3.1 图文式耗材表单进行耗材管理的优势分析
口腔门诊二级库耗材一般分为公用材料（一次性口罩、帽子、手套、棉球/纱布等防护用品或公用物）及专科材料2 大类，后者需纳入医生个人成本支出。目前，多数口腔门诊专科耗材管理仍使用手写的登记方式， 也有医院购买信息系统或单独开发专用软件，但价格比较贵。既往本科室采用手写的登记方式，容易出现书写潦草，登记不规范，申领的耗材与派发不符等问题， 手工记账不能满足口腔门诊耗材管理的复杂性、多样性。
结合本科护理人手不足、无昂贵信息系统支持的实际情况， 应用金山表单创建的图文式需求表单，具有以下提高工作效率的优点：一是图文并茂，分类清晰，方便快捷，减少出错。申领者手工登记耗材未必能准确记住全称， 而图文式耗材表单目录归类清晰，样式、价格和数量一目了然。且容易混淆的耗材附有具体型号的图片， 如“车针TR－S14EF”附有显示“9.0、19.9、198/020”的图片，可查看该型号车针的工作部长度、 车针全长和最大直径等再选择。
图文式耗材表使用前每周五总务护士需要到各椅位收集登记本，并依次领出不同耗材，而使用后护士只需要在后台就可以查询到申领者的耗材需求，查看表单中的“数据统计”，在放置地点一次取出该类耗材。另外，有时登记本的手写内容字迹潦草，而打印版字迹清晰，方便总务护士查看核对，节省领用派发时间。
使用前护士每月需要凭登记本汇总各医生的耗材成本，并汇总库房数据，而使用后，护士只需要通过Excel 表即可计算医生的成本并汇总库存数量。
二是数据共享，提高监管水平。
图文式耗材表单无需昂贵的信息系统支持， 操作者可在手机或电脑多端登录， 还可将收集结果的链接转发分享，科室管理者在任何时间、地点和移动端口均可查询，加强对耗材申领的监管，提高管理水平。
根据接诊患者人数及临床业务量，每周固定申领时间，限定不同耗材的申领数量， 如每周树脂的申领数量不超过3 支，车针不超过5 盒，有利于科室更好掌握耗材的领用情况， 避免由于一次性领用过多造成过期等浪费现象。
另外，图文式耗材表单显示耗材单价，申领者填写数量后会自动生成相应的总价， 方便医护人员更好地了解耗材成本核算， 有利于培养医护人员耗材成本控制意识，从而长期控制医疗成本支出。
3.2 确定库存数量，做好耗材库存管理
库存是指处于储存状态的物品或商品。
若预测的库存量过大会影响资金的合理配置和优化， 若预测的库存量过小则会造成患者就诊流程受阻， 影响医疗服务质量。因此，设置耗材最低、最高库存限量，实现以最小的库存量保证正常的医疗工作需要，又可防止库存过量耗材，占用大量成本［9］。
科室根据后台生成的Excel 汇总表计算出每月耗材的使用情况，在此基础上将基数增加至5 的倍数，如A 品牌树脂使用数量为32 支，其库存数量设为35 支，当申领者填写后，可通过表单掌握动态的库存数量，有利于耗材库存管理。
综上所述， 使用图文式耗材表单对口腔门诊耗材进行管理，操作简单，耗材领用情况清晰明了，不仅可节省时间，提高工作效率，还可实现数据共享，加强对耗材申领的监管，值得推广，尤其适合申领种类、人员多，成本核算到个人，申领时需要查看图片、价格、库存的科室。
猜你喜欢 总务表单图文 画与理文萃报·周二版(2022年3期)2022-01-20电子表单系统应用分析华东科技(2021年9期)2021-09-23基于图表示和匹配的表单定位与提取智能系统学报(2019年2期)2019-04-10职业学校总务工作中的价值观分析现代职业教育·职业培训(2018年7期)2018-05-14浅谈网页制作中表单的教学现代职业教育·职业培训(2018年1期)2018-05-14试谈农村小学总务后勤管理工作的服务意识读写算·素质教育论坛(2017年14期)2017-08-08农村小学后勤管理工作漫谈博览群书·教育(2016年9期)2016-12-12下好“后勤”一盘棋，当好“保教”助推器新课程·上旬(2015年12期)2016-01-27图文配海外英语(2013年9期)2013-12-11图文配海外英语(2013年10期)2013-12-10本文来源：http://www.zhangdahai.com/shiyongfanwen/qitafanwen/2023/0728/631452.html
