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【摘要】 让静态的医院医学科研档案信息资源产生流动,实现其存在价值,是一项急需思考和研究的命题,本文对促进信息流动的基础进行阐述并提出“更新管理观念”“整合信息资源”“借助数字技术”“开展横向联合”四项具体化的操作建议。
【关键词】医学科研档案;加工整合;开发利用;信息流动
医院医学科研档案具有特殊性、专业技术性、动态性、现实性、复用性及准商品性等特有性质,它蕴藏着大量的科技成果、专利、技术等科技信息,是最可靠的情报源和信息源,也是科技知识的载体。通过医学科研信息资源的流动,科研人员不仅可以充分了解过去和同期国内外某项课题的研究情况,而且可以拓宽视野,更新信息,得到有益借鉴,“站在巨人的肩膀上”进行高起点的研究,减少重复劳动,加快出成果的速度。对国家、社会而言,可以洞悉科研市场动态,避免开发利用的盲目性和重复性,减少不必要的人力、物力资源浪费。同时,通过医学科研档案的充分交流和利用,可以更好地把科研活动创造出来的新成果加以推广和应用,把科学技术转化为生产力,让精神财富转化为物质财富。因此,积极开发和利用医院医学科研档案,让信息资源流动起来,具有极其重要的意义。
医学科研档案信息属于静态信息源,若无开发者的积极参与,便不会产生流动,更不会有新的信息产生。医学科研档案信息资源的流动,是一个庞大的体系,有非常丰富的内涵。简而言之,可分为“流入”“流出”“交流”三大方面。“流入”可分为两个层次:一是查阅、记录某项档案原件,了解该项目研究的现状及成果;二是查找、比对相关内容的多项信息,为进行综合性研究提供决策依据及有关资料。“流出”也可分为两个层次:一是管理者通过提供常规或数字化的信息服务,满足一般档案利用者的需求;二是管理者对档案信息进行加工,为档案利用者提供系统、优质的档案信息。“交流”指的是通过建立网络系统,实现横向联合,扩大信息交流,准确及时地互通情报,最大限度地发挥科研档案继承、借鉴、传递和交流的功用,推进知识和产品的创新。
怎样让医学科研资源流动起来呢?笔者认为,大致可从以下四个方面进行操作。
1 更新管理观念提高“流动”水位
过去,由于受计划经济的影响,医院科研档案管理模式存在许多不足,重管轻用的现象普遍存在。一项研究工作一旦结束,成果档案便被束之高阁,很少有人再去研究这项技术成果的开发利用,导致大量科研成果无法转化为先进生产力。近年来,以保管为中心的档案管理观念逐步被打破,以开发利用档案信息资源为中心的共识正在逐渐形成。为了适应医疗改革以及新世纪医院档案工作的要求,这方面工作还应该进一步加强。医院领导应将档案工作的中心从注重案卷的数量转移到档案的开发利用上,在不断优化档案人员的政治素质和理论素质之外,还要优化档案人员的业务素质,采用多种方式,开展档案干部专业知识和计算机管理的培训。档案管理人员首先要转变管理观念,明确服务思想,改善服务方式。本院为一大型综合三级甲等医院,一线临床医生每天要完成大量的临床工作,还承担繁重的教学任务,白天忙于工作,只有利用晚上或节假日的时间进行科研活动,查阅档案、信息资源。为了满足他们的需求,我们晚上坚持开馆,节假日也不例外。另外还提供电话预约活动,临床医生将科研活动所需要的档案材料打电话告知,档案工作人员预先整理出来,为他们提供方便,节约时间。其次,要有计划地出去进行知识更新和继续教育,努力学习,钻研业务,使自已成为一个高素质、知识面宽广、视野开阔、具有信息意识和创新意识的“复合型档案服务人才”把向医学科研人员提供高质量的、高效率的医学档案服务作为自已的奋斗目标。
如果把医学科研档案的流动和开发利用比作一条河,档案管理者管理观念则象上游的水位,上游水位越高,河道落差越大,河水飞泻就越顺畅。
2 整合信息资源疏通“流动”源头
整合信息资源的工作一般分为三个层次:
一是做好档案管理标准化、规范化的基础工作,即对档案进行合理的科学的整理、归类、编目、统计及保管,使其体现出良好的“兼容性”形成一个条块分明、查阅便捷、信息互补的医学科研档案管理和利用体系。
二是档案管理者以档案的信息资源为主要对象,在研究的基础上整合材料,编写参考资料或绘制直观图表,为利用者提供有针对性的便捷服务。
三是档案管理者根据信息开发和利用的需要,组织相应部门或人员,在已有档案信息资料的基础上进行深层次的加工和开发,开展一种新信息产品的生产活动,以满足医学科研人员及社会科研利用的需要,促进医学科学的发展。
3 借助数字技术拓宽“流动”河道
目前,不少医院档案的检索基本上还靠手工操作,其工作质量和工作效率都十分低下,难以满足科技飞速发展的需要。以现代管理手段代替原始手工操作,是档案事业发展的必然趋势。现在,随着办公自动化和档案计算机管理系统的广泛运用,档案与文件的界限逐渐模糊,档案的建立、管理和使用模式也悄然变化着,数字化和无纸化正改变着档案资源的存在、流动方式。为了更好地开拓档案信息资源,更快地促进档案信息资源的开发、流通。可以预期,一旦实现数字化,不仅会使档案管理工作发生质的飞跃,减少后续不必要的重复劳动,而且会给档案资源的开发者和使用者带来全新的感受,档案信息的查询、调阅及多种形式的流通,都将成为顺流而下的轻快航程。
4 开展横向联合扩大“流动”库容
综观现在医院的医学科学研究工作,其单位大多数是单一科室或小团体,其项目也往往只是东碉西堡、各自为战,其形式也是多种多样,或独立或小协作,均难成系统。医院医学科研档案也因之鸡零狗碎,难以形成一个具有综合性、延续性和系统性的完整体系。伴随着科技的发展,网络技术日新月异,网络的优越性日趋明显。医学科研档案信息的管理者和开发者都应当充分意识到网络带来的变革。加强网络组织建设,通过网络化的交流、开发、利用渠道,实现不同科研单位、不同科研项目以及不同科研形式之间的横向大联合,将各单位有限的可开发利用的医学科研档案信息资源汇集成丰富的资料库,最大限度地提高信息的时效性和服务的广域性,使之达到资源共享,为多途径、多方位、多层面的主体开发创造条件,在医学科研领域走出一条优势互补、联合开发利用的康庄大道。
参 考 文 献
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