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【摘要】 医院档案管理是医院历史的原始记录,是医院管理不可分割的重要组成部分,应从档案管理人员的综合素质、医院的基础业务建设,实现档案管理的标准化、信息化等方面入手,加强医院档案管理工作。
【关键词】 医院;档案;管理
医院档案,是记载医院历史发展过程中最可靠的原始记录,是最具有权威性的凭证。医院档案类别很多,包括病历、基建、设备、财务、文书文件、人事、科研等方面。它是医院历史发展进程最好的记录和见证,也是医院管理工作中的一个重要组织部分。面对日益深化的医疗改革和竞争,如何加强医院档案管理,如何更好地为医疗、教学、科研服务,实现档案管理现代化,是目前医院档案管理人员应该思考的问题,笔者认为,应从以下几个方面加强医院档案工作。
1 认真学习,提高医院档案管理人员的综合素质
要真正提高素质,关键在于档案工作者本身,也就是说档案工作者自己要深刻认识到,加强自身素质修养的必要性。首先要从思想上重视档案工作,充分认识到档案工作与我国社会主义现代化建设的密切关系,切实增强做好新时期档案工作的光荣感、紧迫感和使命感。其次,要摆正自己的位置,找到差距,调整心态,面对信息技术带来的挑战,要树立信心,不畏困难,更新观念,积极主动学习信息技术。档案管理水平和档案服务质量的提高,档案事业的健康发展,以及今后档案工作逐步全面实现专业化、规范化、统一标准化管理,特别是现代化管理,都需要拥有一定数量的学历高、素质高、多功能的复合型档案专人才。档案管理人员的选择上,要注意选任思想素质好、社会关系较简单、业务能力较强的人,并且保持档案管理人员的相对稳定。要加大对档案工作者的培训,讲授档案专业理论知识、计算机知识和信息知识,使档案管理人员具有扎实的档案知识。其次,要提高档案工作者的思想素质,让档案工作者牢固树立科学发展观,充分调动档案管理人员的工作积极性和创造性,让个人价值在档案工作提升中得到充分的体现。
2 加强医院档案基础业务建设
2.1 加强档案资源建设,确保档案收集齐全、完整。医院的档案资源来源广泛,信息内容丰富、载体形态多样,加上医疗卫生行业建设和文档一体化管理的推进,给档案收集工作带来了一些新的问题。针对收集工作的新特点,医院档案部门应进一步提高对档案资源建设建设重要性的认识,加大工作力度,关口前移,提前介入,并根据当前工作需要和行业发展趋势,认真分析研究、科学确定归档范围,不断调整和扩展本单位档案资料的接收和收集范围,把具有保存价值、应当归档的文件材料收集齐全,尤其是注意收集对医院持续发展具有潜在价值的文件资料。
2.2 搞好档案基础业务建设,是做好档案工作,提高服务质量,促进医院档案事业持续发展的根基和前提。要以科学发展观为指导,以奋发有为的精神状态和与时俱进的思想观念,全面推进档案基础业务建设。
2.3 安全保管好档案是档案部门的责任,决不能有丝毫麻痹。确保档案资料安全是档案部门的重要职责。医院档案管理部门要切实做好档案的安全保管工作,不断改善档案的保管条件,配备必要的保护设备和现代化管理设备,防止档案的损坏。在保障档案实体安全的同时,要确保档案信息内容的安全,自觉做好档案安全保密工作。
2.4 建立科学的档案管理体系,健全档案管理制度,是促进档案工作规范管理的关键。医院要结合本单位档案工作实际,根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规,制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。
3 加快计算机在医院档案管理工作中的有利条件
运用计算机技术进行档案收集、整理、鉴定、保管和统计等日常管理工作,实行文档一体化管理。所谓的文档一体化管理,就是将文件从形成之时起,到文件办结归档以至档案管理形成一条流水线的操作过程。通过文档一体化管理,可达到一次输入,反复利用的目的,提高了文件立卷的效率和档案的质量。同时,为方便传输和联网,可以将馆藏一些纸质档案档案换为电子文件,充分发挥计算机的密集存贮和快速检索功能,这是档案管理现代化的基础工作。没有良好的档案业务基出,就不能很好地为医院管理及各项工作服务。随着科学技术和经济的发展,办公自动化程度的不断提高,医院各方面管理对档案信息的需求有增无减,迫切要求快速、及时、准确、系统地提供翔实、丰富的档案信息,这为实现医院档案管理计算机化创建了良好的外部环境和机遇。
4 结论
总而言之,加大宣传,增强全院档案意识。做好档案宣传工作,主动树立良好形象,充分利用室藏档案和资料积极在医院院报、墙报、橱窗、网站上介绍宣传档案工作,健全制度,规范管理。只有不断地创新,档案工作才能有高度、有特色,档案事业才能真正实现可持续发展。健全医院档案工作规章制度,制定档案综合管理办法、档案分类大纲、文件材料归档范围及保管期限、综合档案室工作制度等一系列规定和办法。加强档案和利用与开发,发挥最佳效益。医院档案作为历史的真实记录,其最终目的是作为信息资源在医院的建设中发挥作用。
