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（河南推拿职业学院，河南 洛阳471023） 摘要：职业院校档案资源体系建设必须以科学发展观为指导，从国家和职业教育发展的高度看待和探究职业院校档案资源体系建设，从前端控制、全程管理、后续管理、档案安全、档案资源整合、其他资源整合等方面入手，全面提升职业院校档案资源的价值和服务合力。
关键词：职业院校；档案资源体系；档案资源整合
职业院校档案资源体系，从狭义讲，即指由包含职业院校各项工作信息的档案载体及其衍生体共同形成的档案资源体系；从广义讲，还应包括职业院校档案工作所拥有的人力资源、经费资源、环境资源、物质资源、管理资源等。职业院校档案资源体系建设可分三个层次，微观的是个体职业院校的档案资源体系建设；中观的是个体职业院校档案资源融入的地域性档案资源体系建设和地域性院校档案资源体系建设；宏观的是全国档案资源体系建设、全国职业院校档案资源体系建设等。笔者认为，职业院校档案资源体系建设必须在科学发展观的指导下，以发展和大格局的眼光全面推进，即在建设好每个职业院校的档案资源体系的基础上，融入到更高、更广范畴的档案资源体系建设中，最终形成为国家和地区政治、经济、教育、文化发展服务的档案价值合力。
一、从前端控制看职业院校档案资源体系建设
根据文件生命周期理论，中外档案学家提出了“前端控制”的理念，要求档案部门及其人员应对文件从形成源头进行控制，以保证文件管理的质量，并使文件管理阶段的成果为后续档案管理所利用，对文件/档案实施一体化管理。［1］
从国家档案管理和职业教育管理的角度出发，职业院校档案资源体系建设前端控制工作可具体化为：制定职业院校资源有关的国家标准、法规和规范；安排稳定的档案资源体系建设的资金来源及其制度；制定档案资源体系建设的备份方案和应急预案制度体系；督促职业院校档案馆（室）深入贯彻《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和国家有关部门制定的专业专门档案管理规范，健全档案归档制度，完善归档范围，落实档案集中统一管理原则，确保职业院校档案资源在分类、载体上的完整齐备；建立、完善、监督、执行国家职业院校档案工作奖励体系；建立健全国家职业档案工作评价体系。
二、从全程管理看职业院校档案资源体系建设
职业院校档案资源体系建设的全程管理是指伴随着文件/档案生命周期开展的一切档案资源保障管理活动，即将文件/档案形成、流转、收集、整理、保管、备份、销毁等各个工作环节有机地联系起来，按照国际和国家及地方和专业的统一标准和规范进行持续的业务流程重组，并将保障文件/档案本质的需求融入到业务流程中，使其融合生成。在业务流程结束后，及时将文件归档并及时呈转更高层次保管机构，参与国家档案资源共享体系。具体工作包括有：对档案资源载体的物理保护和信息保护及其方案的制定与调整；档案资源接收、征集、编研、整合、信息检索等方面的制度及执行；档案资源维护人员、设备设施、技术培训等方面的制度与执行等。
从国家档案管理和职业教育管理的角度看，全程管理就是：制定档案资源体系建设的有关法规和制度并监督执行；开展馆员培训教材的编订和培训活动的实施；编制执行国家职业院校档案资源体系建设的计划、制度、管理办法并监督完善等。
三、从后续管理看职业院校档案资源体系建设
职业院校档案资源体系建设的后续管理，从职业院校档案馆（室）视角看，就是指职业院校各业务部门和文书部门将现行业务办理完毕，将具有保存价值的文件按照档案管理的需求进行整理、鉴定和编目，移交给职业院校的档案馆（室）进行集中保管，由档案馆（室）对归档后文件实施的管理。具体的工作包括档案的补充管理、后续鉴定和检索体系的完善等工作。
从国家档案管理和职业教育管理的角度看，职业院校档案资源体系建设的后续管理包括以下内容：特定档案资源的呈缴、备份管理；电子文件中心的建设与管理；地域性档案资源体系的建设管理等。
四、从后期监督看职业院校档案资源体系建设
不论从个体的职业院校，还是从国家档案管理和职业教育管理的角度看，职业院校档案资源体系建设都需要进行后期监督，具体包括：档案资源体系建设活动的评估；馆员技术水平的评估；经费财政结算；档案资源体系建设活动的总结、报告；制度、标准、规范的完善；档案资源体系建设先进经验、方法、模式的参考性提供等。
五、从档案安全看职业院校档案资源体系建设
馆藏建设是档案馆事业发展的永恒主题，没有丰富的馆藏资源，档案馆的公共服务功能也就无从说起。［2］职业院校档案资源体系建设在社会信息化和信息社会化的发展进程中，由于受到法规和制度不健全、档案实体保管环境跟不上时代发展，以及信息技术的自身弱点等影响，其真实性、完整性、可靠性及长期可续性受到严重挑战。［3］更不用说职业院校档案馆（室）馆员队伍建设跟不上事业发展的要求。［4］这些都表明，职业院校档案资源的安全受到着一定威胁。
职业院校档案资源体系建设的档案信息安全问题主要依赖于档案信息安全体系的建设，具体来讲就是要从四个方面来做好相关工作：建立和坚持全面、科学、发展的档案资源安全观，确立档案资源安全的思想基础；针对档案资源安全的新情况、新变化和新特点，制定档案资源安全战略和规划，完善档案资源安全策略机制；促进传统安全技术和现代安全技术相互补充、相互结合，应用先进的安全科学技术，从不同层次、不同角度构筑档案资源的安全屏障；树立现代人才观念，坚持依法治教，有计划、有重点、分层次、分类型、多形式、多途径地开展档案资源安全人才的培养和教育，建立档案资源安全的人才保障基础。［5］
六、从档案资源整合看职业院校档案资源体系建设
职业院校档案资源整合的目标是结构合理和配置优化。结构合理指的是职业院校档案馆（室）的收藏结构，尤其是职业院校整体、区域职业院校、专业职业院校、地域档案资源体系及至国家档案资源体系的馆藏结构要合理。配置优化：一是指职业院校档案馆（室）的合理布局及相关馆（室）接受范围的统筹规划，合理调整，多种档案保管机构的合理布局；二是要进一步健全完善和严格执行各职业院校内部归档制度；三是要确保各职业院校的档案资源按期保质保量地向上级档案馆移交；四是要强化数字档案检索系统和全文数据库建设，在馆（室）际互联和档案信息多元组合的基础上，推进职业院校档案馆（室）数字化建设，逐步融入国家档案资源体系之中。
整合职业院校档案资源，要坚持职能决定原则、地域性原则、公共性原则、系统性原则和突出特色原则。［6］通过这些原则的贯彻执行，提高职业院校档案资源整合和档案资源体系建设的科学性。
在实践中，要通过机制和制度创新，把有价值的职业教育的档案接收进馆（室），为地域、专业及国家档案资源的优化组合提供基础。各级职业教育管理部门和各职业院校要积极争取各方面对职业院校档案资源整合工作的支持，理顺各种关系，整合好本馆（室）档案资源、同一系统馆（室）档案资源、同一地区档案资源等，促进档案资源配置的更加科学合理，为全面实现国家档案资源共享奠定基础。
在工作中，我们还要注重职业院校档案资源的呈缴、移交、异地、异质多方面的备份工作，抓好电子文件中心的建设，促进重点档案的抢救保护工作。
七、从相关资源整合看职业院校档案资源体系建设
1.整合人力资源。人力资源是职业院校档案事业生存发展的重要条件，并在一定的时候起到决定性的作用。档案工作或是档案资源体系建设工作归根结底还要有馆员来完成。整合职业院校档案人力资源，一是要引进竞争机制，二是引进流动机制，三是要有职业教育和全国或区域档案人力资源的交流配置机制。
2.整合经费资源。职业院校档案工作和档案资源体系建设离不开经费支持。整合经费资源就是要扩大经费来源，把不同渠道的经费融合在一起，形成一种合力，推动职业院校档案工作的发展。对于职业院校档案资源体系建设来说，就是一要争取国家档案管理部门、职业教育管理部门和各职业院校的长期稳定的经费保障，二要积极争取社会捐赠和资助，三是要自主经营积累一些经费。
3.整合环境资源。改变职业院校档案馆（室）周围环境中的不和谐之处，营造一个良好的环境氛围，更好地体现档案馆（室）的特征。
4.整合物质资源。一是要开展全国性或地域性的职业院校档案馆（室）的系统调查和评估，摸清家底，明确达标要求，健全开放和服务功能。二是要改善职业院校档案馆（室）的地区分布，加大扶持西部地区职业院校档案馆（室）的建设，促进西部职业院校档案资源体系建设。
5.整合管理资源。就是在信息时代，职业院校档案资源体系建设遇到了巨大的挑战和机遇，正确的管理可以促进职业院校档案资源体系的建设。我们要根据自身的特点，创建和完善有中国和专业或地域特色的职业院校档案资源体系建设的管理模式，最终实现对社会的独特贡献。
综上所述，职业院校档案资源体系建设是一个复杂的系统工程，需要我们从国家档案管理、职业教育管理及职业院校的档案资源体系等多层面加以研究、探索和实践。职业院校档案资源体系建设任重而道远。
参考文献：
［1］ 薛四新，等.现代档案管理基础［M］.北京：机械工业出
版社，2007：76，183.
［2］ 杨冬权.以丰富馆藏、提高安全保障能力和公共服务能力
为重点，实现档案管理事业新跨越［J］.中国档案，2009，
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［3］ 许桂清，李映天.档案信息安全保障体系的建设与思考
［J］.档案学研究，2010，（3）：54-58.
［4］ 胡全裕.论高职院校档案工作存在的问题与对策［J］.无
锡职业技术学院学报，2004，（1）：7-9.
［5］ 邢燕，才碧莹.浅析信息安全保障体系建设［J］.黑龙江
档案，2010，（6）：18.
［6］ 潘积仁.档案资源建设：原则 实践 策略［J］.中国档案，
2009，（7）：16-18.
