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摘 要：机关文书档案管理工作是一项兼具综合性和实用性的系统工作，需要机关单位对文书档案管理工作予以足够的重视，严格按照相关规定要求高效化、科学化开展文书档案管理工作，以保证机关文书资料的真实和安全。本文结合机关文书档案管理的特点和重要性，以及机关文书档案管理存在的问题及其优化措施等方面进行探究，以期为机关单位高质量落实文书档案管理工作提供参考和建议。
关键词：机关文书；
档案管理；
存在问题；
优化措施
文书档案管理是机关单位重要的基础性工作之一，对机关单位文书资料保存管理的完整性和有效性具有关键的影响作用。文书档案是具有保存及管理价值的文件资料，是机关单位在日常及重大事项管理过程中形成的重要资料，也称为管理性档案。落实好、执行好机关文书档案管理工作，既是工作任务，也是使命责任，同时，对于机关档案管理工作水平和能力的提升，也具有极其重要的影响。
因此，开展机关文书档案管理工作时，应严格按照文书档案管理的规定和要求予以落实，持续深化机关文书档案管理的规范性，促使机关文书档案管理发挥出应有的作用和价值。
一、机关文书档案管理的特点
1.丰富性特点
机关文书资料是对机关工作情况的真实记录，包含机关工作的全部内容，如党群管理资料、行政管理资料、会计档案资料等，覆盖范围较为全面。文书资料载体形式同样具有丰富性特点，随着信息化技术的广泛应用，文书资料载体形式包含了纸质文件资料、影像视频资料、电子档案资料等多种形式，并且不同载体形式所适用的文书资料内容不尽相同，如上级及本级机关印发的重要文件，通常以纸质资料形式保存管理。
2.紧密性特点
文书档案管理与文书工作关系紧密，换言之，文书工作全过程即为文书档案形成过程。文书工作包含文件的登记转办、催办承办、文件收集与整理、文件立卷与归档。文书档案管理是在文书工作完成后进行的接续保存和管理，在文书工作基础上对档案进行系统的收集整理、鉴定统计、编制保管、使用管理等。因此，文书工作是档案管理的重要来源之一，文书档案管理工作须以文书工作为必要前提和基础。
3.功能性特点
文书档案管理通过对各类文书资料的保存管理，如人事资料、工作资料、流程资料等，来保证机关资料信息的完整和真实。在需要对机关以往情况进行了解时，可以通过对文书档案的检索查阅，掌握机关不同阶段的工作情况。档案管理的功能性即对真实情况的如实记录，不仅便于后期对相关资料信息进行查找使用，了解当时机关工作的实际情况，同时也可在文书档案中找寻相关的佐证依据，为机关工作开展提供重要资料支持和保障。
二、机关文书档案管理的重要性
当前，我国正处于高质量建设与发展的新时期，机关单位应勇于担当、敢于作为，为高质量建设与发展的有效落实作出应有的贡献和支持。在这样的背景下，文书档案管理对机关单位稳定且良性的发展显得尤为关键。
首先，为机关单位工作提供重要资料参考。文书档案管理是一项长期的资料保存管理工作，兼具一定的历史性和连续性，文书档案资料时间跨度较大，机关单位工作人员能够从不同阶段的资料信息中了解到机关建设和发展的有关信息，明确机关以往各项工作的开展与落实，从有关的历史情况和事实记载中，归纳总结机关建设和发展的经验，为当下及以后机关建设和发展提供重要的资料参考。文书档案所记载的资料信息都是以往机关从各项实践中得出的成果和产物，有关资料信息可作为机关制定各项措施办法的重要依据，机关单位能够从以往的文书资料中汲取相关的经验和教训，便于对当下工作情况进行调整和变化，同时持续性优化和完善机关当前的工作模式和工作方法。
其次，为深化机关单位内控管理提供重要参考依据。进入新发展阶段，机关单位应持续深化内控管理，促进机关单位内部良好工作作风早日形成。文书档案管理工作能够为机关单位内控管理的深化改革提供重要参考依据。通过文书档案管理信息化，促进机关单位信息化建设和发展，进而为内控管理营造较好的发展条件。在文书档案管理工作中，对于以往内控管理的资料信息能够较好地保存和管理，在现阶段机关单位进行内控管理改革和优化时能够起到一定的参考作用，有助于保证内控管理改革和优化的全面性和针对性。落实并执行好内控管理需要相应地增加这方面的宣传和教育，文书档案资料就是极好的宣传资料和教育工具。因此，机关文书档案管理工作对机关內控管理具有极其重要的影响作用。
最后，为强化机关文书资料管理提供重要的现实依据。文书资料管理与档案管理工作是互相支撑、相辅相成的，利用文书档案管理进一步强化机关单位对文书资料管理的重视程度，促进机关单位文书资料管理工作质量和水平的有效提高。在对以往文书档案资料进行使用管理的过程中，通过对不同文书档案资料的学习和了解，调整现阶段文书档案管理的工作模式和工作制度，同时推进机关文书档案管理工作信息化建设，为机关文书档案管理工作提供一个更加精准化、高效化、科学化的管理服务平台。
三、机关文书档案管理存在的问题
1.文书档案管理意识不足
文书档案管理工作是一项基础性工作，也正是因其基础性的工作特点，导致机关单位内部对于文书档案管理工作难以形成正确的认知和理解，部分机关单位工作人员片面地认为文书档案管理工作应属于档案管理的工作内容之一，与自身工作毫无关系，因此，未能正确树立文书档案管理意识。同时，机关文书档案与其他档案通常被混在一起管理，并未对文书资料与其他档案资料进行较为明确的区分管理，导致文书档案管理工作人员对于文书资料保存和管理的重要性难以形成全面且系统的理解，也就难以落实并执行好机关文书档案管理工作，对文书资料信息作用和价值的发挥也产生了一定的影响。文书档案管理意识不足，是一种长期稳定工作状态下的选择性遗忘，因为文书资料的收集整理一般是按阶段进行，如按月、季度、年度等，文书资料收集整理时间间隔较长，极易导致机关工作人员在日常工作中忽略了文书档案管理的重要意义。
2.文书档案管理衔接度不足
文书工作与档案管理是两项不同的工作，但是文书工作与档案管理具有一定的相似性，所以文书工作与档案管理的关系是既有联系，又有区别。文书档案管理是将两者相似部分进行有机结合的产物，并将两者在文书档案管理工作中形成有效的衔接配合，同时形成一定的管理机制体系。开展文书档案管理工作时应注重文书工作与档案管理的衔接，避免出现分头管理的情况，导致文书资料与档案管理在衔接时出现问题，如未能及时有效地将文书资料进行收集整理，导致文书资料移交到档案管理工作阶段时出现问题，影响文书档案管理的衔接度，难以达成文书档案管理工作的预期目标。
3.文书档案管理部门配合度不足
机关文书档案管理需要所有部门的配合，来保障此项工作的顺利开展。现阶段，机关内部仍存在个别部门配合程度不高，逾期上交文书资料的情况，长此以往，将大大影响机关文书档案管理的质量和效率。机关文书档案管理是机关单位所有部门的共同职责，若部门配合度不高，则会使得文书档案管理工作落实困难重重，如文书档案管理人员协调各部门提交文书资料，各部门未能在规定时间内将真实有效的文书资料提交，就将导致机关文书档案管理工作被迫暂停，影响文书档案管理工作效率。
4.文书档案管理信息化程度不足
信息化程度不足体现在未能及时重视信息化建设，对于信息技术发展与应用敏感不够，仍然用传统的固化思维看待信息化建设和发展工作。对于信息化软硬件设备的配备力度不够，虽有一部分计算机系统和相应软件，但由于信息技术发展快速，导致部分系统和软件已经丧失了一些功能，现有的信息化软硬件设备难以满足实际的文书档案管理工作。对于信息技术使用效率较低，未能将文书资料形成电子文书档案，信息化技术合理运用程度不足，未能将信息化优势全面体现在文书档案管理工作之中。
5.文书档案管理工作人员专业能力不足
文书档案管理工作人员专业能力直接影响着此项工作的质量和效果，由于机关单位未将文书档案管理工作放在重要位置，文书档案管理人员也通常由机关人员兼任，在工作人员专业能力方面未进行过多要求，导致机关人员在实际开展文书档案管理工作时难以保证工作质量和效果。现阶段，文书档案管理工作专业程度越来越高，需要工作人员具备相应的专业知识和技能，同时还要学习运用计算机开展文书档案管理工作，对于文书档案管理工作人员的要求愈加严格，需要机关单位在文书档案管理工作人选上多加用心，避免因文书档案管理工作人员专业能力不足，导致机关文书档案管理水平难以提高，进而影响机关单位整体管理能力的全面提升。
四、机关文书档案管理的优化措施
1.正确认识文书档案管理
树立正确的文书档案管理意识是高效开展文书档案管理工作的必要前提。机关单位全员应对文书档案管理树立正确的认知和理解，积极配合文书档案工作的开展与落实。机关内部应健全文书档案管理方面的机制，为高效开展文书档案管理工作提供必要的机制支持，同时，能够对机关全员落实文书档案管理工作起到一定的约束作用。机关单位领导应对文书档案管理工作定期进行安排部署，适时强化机关全员对文书档案管理的重视程度，强调日常工作与文书资料的有效衔接，避免因日常工作忽略了对文书资料保存管理的落实，实现机关全员对文书档案管理工作态度和作风的积极转变，促进机关文书档案管理工作的有效落实，从而实现机关文书档案管理工作水平和质量的全面提升。
2.强化文书档案管理有效衔接
强化文书工作与档案管理的有效衔接是提升文书档案管理质量的重要基础。文书工作阶段需注重对各类文书资料的收集整理、分类管理、有效整合，实现对机关各类文书资料的精细化管理，为后续档案管理奠定良好基础。档案管理阶段需将各类文书资料按照文书档案管理规定要求，并结合机关单位内部实际情况，对文书档案资料进行分类管理、整编入册、归档保存，并严格按照文书档案使用管理规定，进行有关文书档案资料的借阅使用。需要注意的是，文书档案管理全部流程应进行必要的记录管理，包括文书资料的收集整理、档案管理的移交接收、文书档案的借阅管理等，全部落实记录管理，在每一项工作前进行必要的文书档案审核，确保机关文书档案安全可靠。
3.加强文书档案管理部门配合度
在正确树立文书档案管理意识的基础上，进一步加强机关所有部门对文书档案管理工作的配合度，实现机关文书档案管理质量和水平的切实提高。文书档案管理人员应加强与各部门之间的沟通联系，了解和掌握各部门文书资料类型，指导各部门按照规定要求进行文书资料的保存和管理，既能提高机关全员对于文书档案管理工作的重视程度，又可为文书资料收集整理打好前期基础，促进文书档案管理工作效率的进一步提升。机关内部应对各部门落实文书档案管理工作提出相关要求，对未按时提交文书资料的部门或是人员进行适当处罚，进一步压实责任，加强机关各部门对文书档案管理工作的配合度，确保文书档案管理工作在机关内部得以真实有效的落实。
4.提升文书档案管理信息化程度
利用现代化信息技术开展文书档案管理工作，可有效推进机关信息化建设的全面落实，实现文书档案管理信息化程度的进一步提升。首先，摒弃固化思维正确看待信息化建设工作，借助全面推行信息化建设的契机，提高机关信息化建设水平，将信息化应用在机关多项工作之中。其次，在文书档案管理工作中配备相应的软硬件设备，利用信息技术手段开展文书档案管理工作，将文书资料逐步转为电子资料档案，并按照文书档案管理规定要求对电子资料档案实施管理，同时加强信息化技术网络安全的健全完善，进一步保证机关电子文书资料的安全可靠，实现文书档案管理工作信息化程度的有效提高。最后，对文书档案管理人员信息化技术水平进行相应的提高，确保信息化技术手段能够发挥出应有的作用和价值，为机关文书档案管理提供必要的信息技术支持。
5.提高文书档案管理工作人员专业能力
首先，提高工作人员文书档案管理理论知识水平。机关文书档案管理工作人员应具备相应的理论知识储备，对文书资料分类、档案管理规定要求、档案管理工作流程等都能有一个全面且系统的理论认知，从而促使工作人员规范化开展文书档案管理工作。其次，提高工作人员文书档案管理工作专业技能水平。文书档案管理不仅仅是理论知识工作，同时也是档案管理专业技能的具体体现，工作人员在完成文书工作阶段的各项工作后，需对文书档案管理进行相应的归档，在归档过程中需要建立相应的文书资料目录，因此工作人员需要具备档案管理方面的专业技能。最后，提高工作人员信息化运用水平。
五、结语
综上所述，机关文书档案管理工作是一项综合性的复杂工作，需要机关全员对文书档案管理有正确的认知，机关工作人员积极配合文书档案管理工作落实，同时实现文书工作与档案管理的有效衔接，确保文书档案管理工作的真实性和有效性。
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（作者单位：福建省三明市外商投资服务中心）
作者简介：齐宏（1980—），女，汉族，山东东平人，本科，馆员，研究方向：档案管理。
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