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摘 要：建设一家全新的现代化大型医院，除涉及一般的楼宇建设外，还涉及到无菌、防尘、防辐射、防感染等特殊需求，其复杂程度很高。文章介绍了深圳市滨海医院筹备办在建设项目时间紧、要求高的情况下，全面使用现代化的手段，提高工作效率，使办公达到快捷、有效的目的。
关键词：新建医院 数字化 办公自动化
Abstract：Construction of a new large modern hospitals, except those involving general building construction, but also involves the sterile, dust, radiation, infection control and other special needs, and its complexity is very high. This article describes the preparatory office of Shenzhen Municipal Marina Hospital, tight in construction projects and demanding circumstances, the full use of modern means to improve the efficiency, effectiveness, office to achieve fast, effective and can be traced back.
Keywords： New building hospital Digitization Office automation
深圳市滨海医院是深圳市政府投资兴建的具有医、教、研和远程医疗功能的现代化、数字化、综合性三级甲等医院。滨海医院的定位为“国内一流，国际知名”。项目占地面积19.2万平方米，总建筑面积约36万平方米，设计床位2000张（其中VIP床位300张），停车位2000个。根据规划，医院采用“诊疗中心+重点专科”模式，设置综合门急诊、20个诊疗中心、12个医技中心以及特需诊疗中心，医院建成后可容纳日门急诊量6000~10000人次。项目于2007年11月奠基，拟于2011年12月开业。
建设一家全新的医院，除涉及一般的楼宇建设外，还涉及到无菌、防尘、防辐射、防污染等特殊需求。其复杂程度是难以想象的，更何况是建设一家现代化的大型医院。深圳市滨海医院建设项目时间紧，筹备工作专业性和技术性的要求很高,按照传统的医院建设模式是无法按时按质完成的，必须使用现代化手段，提高工作效率，使办公达到快捷、有效的目的。滨海医院筹备办全面采用数字化手段办公，强化工作责任,高质量推进医院项目整体建设进度，在不断总结经验的前提下，积极探索，顺应医院筹备工作。
一、全面推广办公自动化系统应用
筹备办建立时，领导就决定购买成熟的办公自动化软件并在全办实施。办公自动化系统的全面应用实现了有效资源的共享，提高了工作效率，增强了团队合力。筹备办的文件、通知、邮件、请示、报告，都采用电子化，实现无纸化办公，内部不使用纸质文件；员工请假、休假、办公用品申领、用车申请，也都通过办公自动化系统进行审批；筹备办对内、对外的文件都放在办公自动化系统里，方便随时查阅。
通过使用办公自动化系统，方便了办公室的督查督办，筹备办随时可以查看导致事情停滞的原因，对及时跟进、改善工作，确保任务指标如期完成起到了促进作用。同时，各科室之间需要协调的项目，也可通过办公自动化系统及时沟通。
二、开通功能齐全的医院筹备网站
深圳市滨海医院是深圳市目前最大的医院，社会关注度很高，筹备办非常重视网站的建设。作为滨海医院的形象窗口，网站将滨海医院的建筑特色融合到网站设计上，加上网站动画设计，让大家深刻感受到滨海医院是一个现代化、绿色医疗中心。通过网站这一平台，社会可以了解到滨海医院的项目概况以及最新的筹备动态。
目前网站有项目概况、组织机构、筹备进展、人才招聘、医用设备、数字化医院、医教科研、党群工作、文化建设、对外交流、招标信息、健康管理、图片中心、联系我们、留言反馈等栏目，并提供英文版、繁体中文版、简体中文版三种网站语言版本。值得一提的是，筹备办领导非常重视健康管理工作，在网站设专题栏目，宣传健康管理的理念。
除了医院筹备动态的介绍，筹备办网站还是一个丰富人才库建设的窗口，有意加入滨海医院的人才可以在网站上直接在线投递简历，既方便意向人才投放简历，也方便筹备办对简历进行管理、统计。同时，网站还提供了留言反馈功能，人们可以通过在线留言的方式咨询相关问题或提供建议，提高了网站的互动性。
三、善用工具，提高效率
（一）应用智能手机，对手机里的电话号码进行备份
通过智能手机的PC套件，可以将手机中的通讯录和短信备份到PC上，防止手机重要信息丢失。智能手机可支持应用软件的安装，扩展手机的功能应用，如安装QuickOffice，可实现Office文档的处理，实现移动办公；安装手机备忘通，可对重要事项进行提醒备忘。智能手机还可实现通讯录在PC上同步管理，可实现通讯录人员在PC和手机的双向导入、导出或分组管理，同时可快速地进行通讯录人员的查找，提高通讯录人员的管理效率。
（二）会议系统的应用
筹备办组织召开的各种会议、对外交流介绍等均应用投影、电视、PPT无线翻页激光笔等进行播放介绍，提高会议的参与性和互动性。
（三）装配数码及电脑产品，做好存档工作
1.电脑装配DVD刻录机
对于重要资料定期刻录成DVD盘保存，以防丢失。
2.装配名片扫描仪
各科室在开展业务时会收到很多名片，对名片进行归类管理，可快速查找所需的名片信息，大大地节约时间。
3.购置相机、录像机
筹备办有很多值得纪念的重要时刻，如领导视察、建筑封顶、对外考察等，都需要照相、录像。为此，筹备办购买了专业的单反数码相机，数码录像机，通过专业化设备纪录下了医院筹备过程中的点点滴滴，成为未来医院重要的档案资料。在对外交流过程中，应用照片打印机，立刻冲印出合影照片送给参观交流人员，体现了筹备办快捷高效的工作作风。
（四）使用及时通讯小软件
可给同事脱机留言，传送大容量电子文件，极大地方便了无纸化办公。
四、结合筹备工作需求，组织设计开发办公系统软件
（一）短信系统
通过短信系统群发通知给筹备办内外人员，提高通信效率。在员工生日时，短信系统会自动发送预设好的生日祝福到员工手机，并提醒其他人员给当日生日的人员送上生日祝福。短信系统还与筹备办网站的人才招聘进行整合，通过短信系统可以向所有简历提交者发送重要通知，让人才招聘更加科学、有序、人性化。
（二）固定资产管理
筹备办通过固定资产管理系统实现各类固定资产的规范化、数字化管理，包括资产验收、资产领用、资产交回、资产借用、资产归还、资产调配等。每个固定资产都贴上软件系统生成的条形码，一物对一码，方便固定资产的盘点。同时通过软件系统可生成资产明细报表及资产使用情况报表，通过固定资产管理系统也对未来滨海医院的医疗设备资产管理和消耗品管理提前做好准备。
（三）人力资源规划与管理软件系统
利用现代软件技术、网络技术，开发并应用符合筹备办的人力资源管理软件，实现各科室在人事工作方面的实时协同管理，通过对人力资源管理软件系统进行协同操作，保持数据一致性、完整性和时效性，按权限实现人事信息资源的共享，满足医院决策层、管理层和普通员工的需求，展现了筹备办人力资源网络平台优势，在提高筹备办人事管理工作效率的同时，做到人事制度化管理，标准化管理、无纸化管理、人性化管理，最终实现从传统人事管理向现代人力资源管理转变的跨越式发展。
（四）医疗设备规划与管理系统
筹备办通过应用医疗设备规划与管理系统，实现医疗设备在计划、采购阶段的规划与管理的数字化。同时，也可以对所有医疗设备的招标流程阶段产生的文档进行管理。该系统可实时生成医疗设备购置计划统计报表、医疗设备采购统计报表，并支持报表的打印和生成EXCEL电子表格文件功能。
五、重视数据安全保密工作
各系统软件的数据已集中存放在服务器里，但各科室仍有很多重要的工作数据，平时存放在各自的电脑里，一旦数据损坏丢失，将严重影响工作。
筹备办的办公地点在滨海医院工地现场，办公房屋是临时搭建的简易房。工地每天都在施工，特别是打桩时，整个地板震动明显，对办公电脑特别不利，很容易造成硬盘损坏、丢失数据。而滨海医院筹备办的很多文件数据都具有唯一性，一旦丢失，无法从其他单位复制。
考虑到数据的安全性，办公室制定了数据安全管理制度，并在机房服务器上给每个科室设置独立的文件夹，要求各科室定时将文件上传到服务器备份、更新。服务器的存储已设置为RAID 1，通过冗余磁盘阵列技术实现对数据的保护。
由于机房设在工地现场，各种意外的发生率会比较高，为实现更高级别的数据安全，服务器里的重要数据需要异地备份。为此，我们另购了一台服务器放在深圳市政府设置的网络中心，新服务器的安放地点离我们工地的距离超过十公里。通过FTP软件让两台服务器实现数据同步，新服务器上设置有安全措施。通过这些措施，医院筹备办公室的数据有了高标准的安全保障。
六、结束语
筹备办全面进行数字化办公，为建设滨海医院的数字化奠定了坚实的基础。数字化医院的建设是一个涉及医院每个部门、遍及医院每个角落的工程，其与医疗专业高度结合，而且必须在实际使用中才能完善。构建数字化的筹备办公室，让大家提前进入数字化环境，全面提升办公效率，充分认识数字化办公的快捷方便和数据保存风险。
（责任编辑 高悦)
参考文献
[1]邓从云.高职院校数字化校园建设实践与探索[J]. 中国教育信息化.2008(1):11-13.
[2]刘庆，刘开芳. 现代办公自动化系统方案设计[J]. 数字技术与应用.2009（11）:25-26.
